Analiza consultantului: Caz practic pentru inregistrarea cheltuielilor cu masa acordata salariatilor

expert contabil Domnica Vasiliu

O sa raspundem astazi mai multor intrebari care pot ridica unele probleme intalnite in cadrul companiilor.

Asadar, vom oferi exemple concrete care vor raspunde unor intrebari precum cele de mai jos:

Care sunt inregistrarile contabile referitoare la inregistrarea cheltuielilor cu masa acordata de catre angajator salariatilor in cuantumul unei sume lunare? Suma este impozitata prin statul de salarii pentru fiecare angajat in parte. Cum este considerata masa acordata de angajator personalului inchiriat de la alta societate?

Fata de situatia prezentata mai sus, avem urmatoarele variante:

- societatea sa acorde masa calda in limita a 9 lei pe zi (conform art. 2 alin. (1) din Legea nr. 142/1998 ), in limita unui tichet de masa pe zi;
- societatea sa acorde o suma de bani lunara fiecarui salariat in scopul asigurarii mesei;
- asigurarea mesei salariatilor - in acest caz, societatea primeste o factura de la o firma de catering/restaurant etc.

La art. 1 din Legea nr. 142/1998 privind acordarea tichetelor de masa, cu modificarile si completarile ulterioare, se prevede ca salariatii pot primi o alocatie individuala de hrana, acordata sub forma de tichete de masa, suportata integral pe costuri de angajator.

Rezulta, asadar, ca tichetele de masa sunt, prin lege, drepturi ale salariatilor ca un supliment la veniturile salariale. Cu aceste tichete, salariatii isi achizitioneaza singuri alimentele.

In analiza nu se va lua in calcul cazul in care societatea acorda tichete de masa salariatilor. Daca firma are organizate cantine-restaurant sau bufete, asa cum se prevede in aceeasi lege la art. 2 alin. (1), atunci compania nu va acorda salariatilor tichetele achizitionate direct de la unitatile specializate in distribuirea acestora, ci va acorda alocatia de hrana prin acele cantine/bufete, in limita zilnica a valorii unui tichet de masa (in prezent, 9 lei pe zi).

Ca urmare, alocatia de hrana prevazuta prin aceasta lege se poate acorda fie prin distribuirea tichetelor de masa, achizitionate de la unitati specializate, fie prin acordarea unei mese in limita zilnica a valorii unui tichet de masa. In aceasta ultima situatie, nu se mai acorda efectiv tichetele, ci numai masa.

De altfel, in normele de aplicare a legii, la art. 34, se prevede ca "Nu beneficiaza de prevederile Legii nr. 142/1998 salariatii care, potrivit unor dispozitii legale, au dreptul la masa gratuit, la diurna, la indemnizatie sau la alocatie de hrana".

Mentionam ca acordarea mesei calde trebuie prevazuta in contractul colectiv de munca pe unitate sau, in lipsa acestuia, in contractul individual si in Regulamentul intern al firmei.

Masa calda va fi considerata avantaj acordat salariatilor si va fi impozitata cu impozit pe venitul din salarii (conform art. 55 alin. (3) lit. b) din Codul fiscal) si, la randul sau, este exclusa din baza contributiilor sociale, conform art. 29615 lit. p), atata timp timp cat contravaloarea acesteia este in limita sumei de 9 lei/zi/persoana (valoarea unui tichet de masa).


Pentru firma, masa calda este cheltuiala deductibila, aplicandu-se art. 21 alin. (4) lit. l) din Codul fiscal, suma respectiva fiind impozitata la salariat si astfel devenind deductibila.

Tratamentul fiscal al acordarii unei sume de bani fiecarui salariat

In scop fiscal, sunt neimpozabile, conform Normelor metodologice de aplicare a Codului fiscal detaliate de pct. 82 din H.G. nr. 44/2004 privind Normele de aplicare:

- "alocatiile zilnice de hrana pentru activitatea sportiva de performanta, interna si internationala, diferentiata pe categorii de actiuni;
- contravaloarea hranei, alimentelor sau numerarul acordat sportivilor pentru asigurarea alimentatiei de efort necesare in perioada de pregatire;
- drepturile de hrana in timp de pace, primite de personalul din sectorul de aparare nationala, ordine publica si siguranta nationala;
- alte drepturi de aceasta natura primite potrivit actelor normative specifice, cum ar fi: alocatia de hrana zilnica pentru personalul navigant si auxiliar imbarcat pe nave; alocatia zilnica de hrana pentru consumurile colective din unitatile bugetare si din regiile autonome/societatile comerciale cu specific deosebit; alocatia de hrana acordata donatorilor onorifici de sange; alocatia de hrana pentru consumurile colective din unitatile sanitare publice si altele asemenea."

Observam ca toate aceste situatii, cu mesele acordate personalului, sunt reglementate de alte acte normative si sunt situatii obligatorii pentru angajator. in situatia in care societatea se regaseste una din categoriile de mai sus, atunci sumele acordate cu masa calda in baza actelor normative care reglementeaza activitatea este neimpozabila din punctul de vedere al impozitului pe venit.

In ceea ce priveste contributiile sociale, conform art. 2964 alin. (1) lit. a) din Codul fiscal, baza lunara de calcul al contributiilor sociale individuale obligatorii o reprezinta veniturile din salarii, in bani si/sau in natura, obtinute in baza contractului individual de munca.

Pct. 9 din Normele metodologice date in aplicarea acestui articol de lege stabileste ca veniturile care se includ in castigul brut realizat din activitati dependente, care reprezinta baza lunara de calcul al contributiilor sociale individuale obligatorii, sunt cele prevazute la art. 2964 din Codul fiscal, care se completeaza cu prevederile pct. 68 din Normele metodologice de aplicare a titlului III din Codul fiscal, date in aplicarea art. 55 alin. (1) si (2) din Codul fiscal, mai putin veniturile asupra carora nu exista obligatia platii contributiilor sociale potrivit reglementarilor generale si specifice fiecarei contributii sociale, precum si celor din legislatia privind asigurarile sociale.

In cazul in care societatea nu se incadreaza intr-una din categoriile prevazute in normele metodologice la pct. 82, suma acordata reprezinta un avantaj in natura, atat din punctul de vedere al impozitului pe venit, cat si al contributiilor sociale, urmand a fi cuprinsa in venitul brut al salariatului si impozitata similar celorlalte venituri de natura salariala.

Monografia contabila in acest caz in care se acorda efectiv o suma de bani salariatilor este cea similara inregistrarii cheltuielilor cu salariile, respectiv:

641                                     =                              421
"Cheltuieli cu salariile personalului"     "Personal salarii datorate"
421                                     =                            %
"Personal salarii datorate"
4312
"Contributia personalului la asigurarile sociale"
4314
"Contributia angajatilor pentru asigurarile sociale
de sanatate"
4372
"Contributia personalului la fondul de somaj"
444
"Impozitul pe venituri de natura salariilor"
5311/5121
"Casa in lei"/ "Conturi la banci in lei"


si contributiile sociale obligatorii:

6451                                              =                                  4311           contributie pensie
"Contributia unitatii la asigurarile sociale" "Contributia unitatii la asigurarile sociale"
6452                                                =                                4371 contributie somaj
"Contributia unitatii pentru ajutorul de somaj" "Contributia unitatii la fondul de somaj"
6453                                              =                                    4313                  contributie sanatate
"Contributia angajatorului pentru "                  Contributia angajatorului pentru
asigurarile sociale de sanatate"                      asigurarile sociale de sanatate"
6453                                           =                                       4313                   analitic CCI
"Contributia angajatorului pentru                        "Contributia angajatorului pentru
asigurarile sociale de sanatate"                              asigurarile sociale de sanatate"
6452                                             =                                        4371              analitic fond de
"Contributia unitatii pentru ajutorul de somaj"   "Contributia unitatii la fondul de somaj" garantare
6451                                          =                                        4311              analitic fond de risc
"Contributia unitatii la asigurarile sociale"            "Contributia unitatii la asigurarile sociale"


Asigurarea mesei salariatilor - in acest caz, societatea primind o factura de la o firma de catering/restaurant etc. Si in acest caz, daca societatea nu se incadreaza la pct 82 din Normele metodologice de aplicare a art. 55 alin. (4) din Codul fiscal, masa calda oferita salariatilor reprezinta avantaje in natura. Mai mult decat atat, se considera avantaj si TVA aferenta facturii primite de la firma care asigura masa, tratamentul TVA pentru masa calda acordata este cel al unui bun acordat gratuit unor terte persoane, fiind asimilata livrarilor de bunuri, prevazute la art. 128 alin. (4) lit. b) din Codul fiscal, in sensul ca daca la inregistrarea facturii de masa calda s-a dedus TVA, atunci, la acordarea acesteia catre salariati, va trebui colectata TVA, intocmindu-se autofactura conform art. 155 alin. (2) din Codul fiscal.

In acest caz, inregistrarile contabile sunt urmatoarele:

Serviciile achizitionate, inclusiv taxa pe valoarea adaugata aferenta, se inregistreaza prin formula:


4282                                            =                             401
"Alte creante in legatura cu personalul"           "Furnizori"


Daca la achizitie s-a dedus TVA, inregistrarile contabile sunt:


%                                              =                            401
4282                                                                     "Furnizori"
"Alte creante in legatura cu personalul"
4426
"TVA deductibila"

Inregistrarea taxei pe valoarea adaugata colectata:


4282                                           =                              4427
"Alte creante in legatura cu personalul"                 "TVA colectata"


Includerea sumelor cu masa in veniturile salariale:

641                                      =                                   421
"Cheltuieli cu salariile personalului" "Personal salarii datorate"

Retinerea contributiilor individuale:

421                                            =                        %
"Personal salarii datorate"


4312
"Contributia personalului la asigurarile sociale"
4314
"Contributia angajatilor pentru asigurarile sociale de sanatate"
4372
"Contributia personalului la fondul de somaj"
444
"Impozitul pe venituri de natura salariilor"

Retinerea sumelor acordate ca avantaje:


421                                          =                               4282
"Personal salarii datorate"                         "Alte creante in legatura cu personalul"

Inregistrarea contributiilor datorate de angajator (asigurari sociale, sanatate, somaj, contributii concedii si indemnizatii, fond risc si accidente):

6451                                        =                                4311                      contributie pensie
"Contributia unitatii la asigurarile sociale" "Contributia unitatii la asigurarile sociale"
6452                                        =                                  4371                     contributie somaj
"Contributia unitatii pentru ajutorul de somaj" "Contributia unitatii la fondul de somaj"
6453                                        =                                  4313                   contributie sanatate
"Contributia angajatorului pentru                  "Contributia angajatorului pentru
asigurarile sociale de sanatate"                   asigurarile sociale de sanatate"
6453                                       =                                      4313              analitic CCI
"Contributia angajatorului pentru              "Contributia angajatorului pentru
asigurarile sociale de sanatate"                     asigurarile sociale de sanatate"
6452                                         =                                       4371              analitic fond
"Contributia unitatii pentru ajutorul de somaj" "Contributia unitatii la fondul de somaj" de garantare
6451                                        =                                        4311                      analitic fond de risc
"Contributia unitatii la asigurarile sociale"            "Contributia unitatii la asigurarile sociale"



Pentru salariatii in regim de leasing de personal

In contabilitatea agentului de munca temporara (AMT) (societatea care pune la dispozitie personal)
Conform art 96 din Codul muncii, Legea nr. 53/2003, salariatul temporar beneficiaza de un salariu platit de AMT in aceleasi conditii ca si ceilalti salariati ai utilizatorului, iar AMT retine si vireaza toate impozitele si contributiile prevazute de lege pentru salariati (care sunt angajati ai acestuia).

Prin urmare, AMT va proceda in contabilitatea sa la inregistrarile contabile mai sus- mentionate, in functie de modul de acordare a acestor mese calde, asa cum au fost prezentate mai sus.

Daca, in termen de 15 zile calendaristice de la scadenta obligatiilor fata de personal si bugete, AMT nu le plateste, utilizatorul va plati aceste sume si se va subroga pentru sumele platite in drepturile salariatului temporar impotriva AMT.

In acest caz utilizatorul va inregistra in contabilitatea sa:

6588                                   =                                     401                       suma bruta
"Alte cheltuieli de exploatare " "Furnizori - angajati temporari"
401                                     =                                        444                16% din suma bruta
"Furnizori - angajati temporari"            "Impozit pe venituri de natura salariilor"
444                                          =                                 5121
"Impozitul pe venit asupra contravalorii hranei"      "Conturi la banci in lei"
461                                     =                                       7588                suma neta de recuperat
"Agentul de munca temporara"                       "Alte venituri din exploatare"
5121                                    =                                    461            AMT cu suma neta recuperata
"Conturi la banci in lei"                                    "Debitori diversi"