Materiale publicitare. Care vor fi documentele justificative si inregistrarile contabile?

Prin cele ce urmeaza, analizam cazul unei societati care a participat la targul de turism ca expozant. In acest sens s-au facut mai multe obiecte promotionale care au fost distribuite celor care au vizitat standul in scop publicitar. Vom vedea cum vor fi inregistrate aceste cheltuieli in contabilitate si daca este nevoie de documente justificative pentru a le trece pe toate pe cheltuiala (este vorba de 13.460 lei).

Materialele promotionale distribuite cu ocazia participarii la targul de turism sunt de natura cheltuielilor de reclama si publicitate.
 
Ca documente justificative, pentru inregistrarea cheltuielilor de reclama si publicitate, ar fi urmatoarele:

- contractul/contractele cu furnizorul de produse (obiecte), precum si cu cel care a inscriptionat logoul/sigla/alte elemente publicitare ale firmei dvs. pe obiecte (poate sa fie acelasi furnizor atat pentru obiecte, cat si pentru inscriptionarea acestora); din contractul aferent inscriptionarii ar fi bine sa reiasa denumirea obiectelor supuse inscriptionarii, numarul de bucati din fiecare, pretul unitar si valoarea, precum si sigla/logoul transmis de dvs. pentru a fi inscrise pe acestea, astfel incat sa se creeze legatura cu obiectele publicitare distribuite la targ;

- contractul si factura cu care s-a achitat taxa de participare la targ, catre organizatorul acestuia;

- o decizie/hotarare a administratorului societatii, din care sa rezulte: efectuarea unei campanii de reclama si publicitate prin participarea la targul de turism organizat de firma "X", perioada in care societatea participa efectiv la targ, acordarea de obiecte promotionale, cu defalcarea acestora dupa denumire si cantitate, logoul/sigla inscriptionate pe obiecte, scopul efectiv al participarii  (popularizarea numelui firmei, atragerea de noi clienti, fidelizarea celor existenti prin reamintirea numelui firmei pe piata de profil, incheierea de contracte pentru sezonul urmator etc.), tinta de clienti careia i se adreseaza participarea la targ si distribuirea de obiecte (pe intervale de varsta, statut social - daca se ofera, de exemplu, pachete turistice scumpe, exclusiviste, neaccesibile tuturor categoriilor socio-profesionale etc.), modalitatea de acordare a obiecteleor (direct, fara nici o prezentare sau dimpotriva, numai dupa o prezentare scurta a firmei si a pachetelor turistice oferite de aceasta), persoanele responsabile cu distribuirea obiectelor, precum si alte elemente considerate importante, pentru aceasta campanie publictara;
    
- documentele financiar-contabile: factura de achizitie a obiectelor destinate acordarii promotionale si a prestarii de serviciu privind inscriptionarea si avizul de insotire,
    
- dupa inchiderea targului, se va intocmi, cel putin estimativ si daca este posibil, o situatie a costurilor totale cu aceasta campanie si, in eventualitatea ca s-au incheiat contracte de vanzare a pachetelor de servicii turistice, o evaluare a acestora.

Inregistrarea in contabilitate a materialelor publicitare este urmatoarea:

- pe baza facturii primite de la furnizorul obiectelor si a NIR-ului intocmit de societate, se inregistreaza intrarea acestora in evidenta contabila si in gestiune:

3028 = 401
4426 = 401

- la momentul cand obiectele sunt scoase din gestiunea unitatii pentru a fi transportate la targ, in vederea distribuirii clientilor, se intocmeste Avizul de insotire, pe care sa face mentiunea "fara factura - materiale promotionale", cu cantitatea efectiv scoasa din gestiune, iar inregistrarea contabila este urmatoarea:

6231 = 3028.
 
Din functiunea contului 302 prevazuta in Reglementarile contabile aprobate prin OMFP 3055/2009, nu reiese ca acesta ar intra in corespondenta cu debitul contului 623, insa prin inregistrarea contabila evidentiem continutul economic al acestei operatiuni, respectiv utilizarea (consumul) materialelor in scop de reclama si publicitate. Acest aspect al utilizarii conturilor este evidentiat la alineatul al treilea de la inceputul capitolului VII "Functiunea conturilor" din regelementarile contabile:

"La reflectarea in contabilitate a operatiunilor economice derulate se are in vedere continutul economic al acestora, cu respectarea principiilor, bazelor, regulilor si politicilor contabile permise de reglementarea contabila aplicabila. Prevederile cuprinse in acest capitol nu constituie baza legala pentru efectuarea operatiunilor economico-financiare, ci numai referinte cu privire la inregistrarea in contabilitate a acestora."
 
Alt temei legal:

- OMFP 3512/2008 privind documentele financiar-contabile - instructiuni completare aviz insotire marfa.