Plati avansuri spre decontare. Plafonare conform Legii 70 din 2015. Cum se procedeaza?

In cazul de mai jos, o societate comerciala nu detine casier, dar lucreaza cu sume avansate pe cardurile bussiness agentilor din tara reprezentand avansuri spre decontare. Modificarile privind intarirea disciplinei financiare privind operatiunile de incasari si plati in numerar aduse prin Legea 70/2015 prevad la:

art.3(1) c)-se stipuleaza ca se pot efectua plati in limita unui plafon de 5000 leipersoanazi dar nu mai mult de 10.000 leizi plafon total societate;

art.3(1) e)-se pot efectua plati din avansuri in limita unui plafon de 5000 lei,stabilit pentru fiecare persoana care a primit avansuri spre decontare;

art.3(4)-la data acordarii avansurilor spre decontare,sumele aferente intra in calculul plafonului zilnic;

Cand trebuie sa se urmareasca depasirea plafonului stabilit de lege:

- in momentul cand se avanseaza sumele pe cardurile bussiness(indiferent daca retrag sau nu sumele din carduri)?
- in momentul cand sumele sunt retrase din cardurile bussiness?

-in mometul cand se efectueaza platile efectiv?

-in momentul cand se intocmesc deconturile de justificare? (pot avea intr-un decont plati efectuate in zile diferite)

Vom raspunde punctual la intrebarea "Cand trebuie sa se urmareasca depasirea plafonului stabilit de lege?":
 

Achizitii de servicii din afara Romaniei Regim fiscal-contabil

Vezi AICI detalii

Cartea verde a Contabilitatii varianta online

Vezi AICI detalii

Manualul Contabilului Incepator - stick USB

Vezi AICI detalii

Legea 70/2015 este destinata interzicerii efectuarii unor operatiuni de incasari si plati in numerar, nu prin banca.

Transferul de bani dintr-un cont bancar al firmei (cont curent) in alt cont bancar (cont de card) nu intra sub incidenta prevederilor acestei legi.

- in momentul cand  sumele sunt retrase din cardurile bussiness  ? Da, aceste sume intra in plafonul de plati prevazut la art. 3) lit. c) si d) si alin. (4) din Legea 70/2015.

De ce?

In Reglementarile contabile aprobate prin OMFP 1802/2014 se arata:

"302. _

(3) Sumele acordate personalului prin sistemul de carduri, cu titlu de avansuri spre decontare in vederea platii unor achizitii sau prestari de servicii, se evidentiaza in contul

542 "Avansuri de trezorerie"/analitic distinct."
In planul de conturi:

"542. Avansuri de trezorerie 18 (A)
18) in acest cont vor fi evidentiate si sumele acordate prin sistemul de carduri."
 
Astfel, sumele ridicate de catre salariati din contul de card, prin sistemul ATM, sint considerate avansuri spre decontare, ca urmare se aplica prevederile art. 3) alin. (1) lit. e) si alin. (4) din legea 70/2015, respectiv suma ridicata de fiecare salariat de pe card se plafoneaza la 5.000 lei intr-o singura zi per persoana (sau maxim 10.000 lei pe zi per persoana, daca s-ar face plati catre un magazin cash&carry).
 
- in momentul cand se efectueaza platile efectiv? Da, sumele platite efectiv sint plafonate la 5.000 lei intr-o zi catre o singura persoana juridica (inclusiv PFA, II etc) sau la 10.000 lei catre magazine cash&carry, conform art. 3 alin. (1) lit. e) si alin. (4) din Legea 70/2015.
 
- in momentul cand se intocmesc deconturile de justificare?(pot avea intr-un decont plati efectuate in zile diferite)

Decontul de cheltuieli reprezinta documentul in baza caruia se acorda fie toata suma de pe acesta, fie diferenta de plata (daca s-a acordat avans initial).

Astfel, daca intr-o zi avem un decont de cheltuieli al unui singur salariat de 6.000 lei, atunci, oricum am plati suma respectiva, se considera plata fragmentata.

Plata fragmentata este, conform art. 2 din legea 70/2015, fractionarea sumei de plata in mai multe transe, pentru a evita plafonul de plata in numerar stabilit prin lege.

Daca i-am acordat unui salariat un avans spre decontare de maxim 5.000 lei (chiar si cu cardul) pentru acest decont, se intelege ca la depunerea decontului ar trebui sa i se achite salariatului o diferenta de 1.000 lei - suma care contravine regulii conform careia "(4) La data acordarii avansurilor spre decontare, sumele aferente intra in calculul plafonului zilnic prevazut la alin. (1) lit. c) sau d), dupa caz."

Evident, nu se mentioneaza situatia in care se acorda o diferenta de plata la decont, insa, conform celor citate, tragem concluzia ca diferenta de plata de 1.000 lei ar reprezenta o plata fragmentata.
 
Pe de alta parte, nu putem sa-i acordam salariatului un avans de 6.000 lei (chiar si prin retragere de la ATM), deoarece ar fi considerata plata peste plafonul prevazut la art. 3 alin. (1) lit. e) din lege, de 5.000 lei. Insa putem sa-i acordam un avans de 10.000 lei daca plateste o factura catre un magazin cash&carry.

Raspuns oferit pentru www.portalcontabilitate.ro de Otilia-Mihaela Roman, expert contabil si consultant fiscal