Neconcordante intre soldul scriptic si faptic din casierie: care sunt implicatiile fiscale?

Gestionarea corespunzatoare a numerarului din casierie este un aspect important pentru asigurarea transparentei financiare si pentru prevenirea fraudei. Cu toate acestea, se intampla adesea sa existe neconcordante intre soldul scriptic si cel faptic din casierie, aducand cu sine un val de intrebari si consecinte fiscale pentru societatile comerciale. Aceste discrepante pot fi rezultatul unor erori, omisiuni sau chiar actiuni frauduloase, iar organele de control aduc la lumina astfel de probleme. Ne propunem sa aflam motivele care pot duce la aparitia acestor neconcordante si impactul lor asupra firmelor. 

Gestionarea corecta a numerarului din casierie si mentinerea unor evidente financiare precise reprezinta aspecte esentiale pentru orice societate comerciala. In cazul in care aceste neconcordante sunt identificate in timpul unor controale, consecintele pot varia de la sanctiuni administrative la probleme penale grave. Astfel, este imperativ ca societatile sa acorde o atentie deosebita acestor aspecte si sa implementeze masuri adecvate pentru a evita astfel de probleme.

Neconcordante intre soldul scriptic si faptic din casierie: studiu de caz

Spre exemplu, o societate are sold in casa in contabilitate - fizic nu exista, iar asociatul este de acord sa-l treaca in contul 6588.

Ce implicatii fiscale sunt atat ca societate, cat si ca persoana fizica? Ce declaratii se depun? Codul CAEN al societatii este 6810.

In continuare veti afla opinia specialistului cu privire la aceasta speta.

Sfatul meu este ca ar fi o abordare riscanta trecerea soldului neidentificat din casierie pe seama contului 6588 (trecerea pe cheltuieli). Sau mai corect spus, trebuie sa fim atenti cum justficam aceasta neconcordanta intre soldul scriptic si faptic, daca decidem trecerea soldului pe cheltuieli.

In general, contul 5311 ajunge sa nu mai reflecte realitatea atunci cand exista retrageri de numerar nejustificate (spre exemplu, se retrag banii din banca 581 = 5121, urmand ca acestia sa se inregistreze ca si crestere in casierie 5311 = 581), plati fara documente justificative, cheltuieli personale etc.

Alte situatii care au condus la aceasta diferenta mai pot consta in:

- S-au produs erori sau omisiuni in evidenta operatiunilor cu numerar;
- S-au produs erori la numararea banilor cu ocazia incasarilor si/sau platilor;
- Au fost inregistrate in registrul de casa documente privind incasari in numerar fara ca sumele efectiv incasate sa fie depuse la casieria societatii;
- Au fost eliberate sume din casieria societatii fara ca acestea sa fie inregistrate ca plati in registrul de casa, deoarece lipseau documentele pentru acele plati.
- Au fost sustrase sume din casieria societatii.

Potrivit punctului 29 alin.3 din Normele privind organizarea si efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor si capitalurilor proprii, aprobate prin OMFP nr. 2861/2009:

(3) Disponibilitatile in lei si in valuta din casieria entitatii se inventariaza in ultima zi lucratoare a exercitiului financiar, dupa inregistrarea tuturor operatiunilor de incasari si plati privind exercitiul respectiv, confruntandu-se soldurile din registrul de casa cu monetarul si cu cele din contabilitate .
Conform pct 46 din aceleasi Norme:

(3) Pentru lipsuri, sustrageri si orice ale fapte care produc pagube ce constituie infractiuni, ordonatorul de credite este obligat sa sesizeze organele de urmarire penala in conditiile si la termenele stabilite de lege.

Prin urmare,
Societatea este obligata sa inventarieze disponibilitatile banesti aflate in casieria societatii, cel putin in ultima zi lucratoare a exercitiului financiar;
Daca sunt identificate minusuri in casierie conducatorul societatii trebuie sa ia masuri pentru identificarea persoanelor vinovate si recuperarea pagubei.

In situatia in care, cu ocazia unor controale sunt constatate minusuri in numerarul din casierie, in functie de indiciile existente organle de control pot sa procedeze astfel:

- Sa sanctioneze contraventional societatea, in baza prevederilor art.41 si 42 din Legea nr.82/1991 a contabilitatii;

Art. 41. - Constituie contraventie urmatoarele fapte:
(...)
2. nerespectarea reglementarilor emise de Ministerul Finantelor Publice, respectiv de institutiile cu atributii de reglementare in domeniul contabilitatii prevazute la art. 4 alin. (3), cu privire la:
(...)
d) efectuarea inventarierii;
3. prezentarea de situatii financiare care contin date eronate sau necorelate, inclusiv cu privire la identificarea persoanei raportoare;
(...)
Art. 42. - (1) Contraventiile prevazute la art. 41 se sanctioneaza cu amenda, dupa cum urmeaza:
(...)
e) cea prevazuta la pct. 3, cu amenda de la 200 lei la 1.000 lei;
f) cele prevazute la pct. 2 lit. d), pct. 4 si 5, cu amenda de la 400 lei la 5.000 lei;(...)

- Sa sesizeze organele de urmarire si cercetare penala daca sunt indicii de frauda, evaziune fiscala;

In plus, exista posibilitatea ca diferenta constatata in minus, sa fie asimilata unor venituri din alte surse obtinute de administrator/asociati si sa fie impozitata prin procedeul sutei marite cu 10%, conform art.114 alin.2 lit.i) din Codul fiscal.

ART. 114 - Definirea veniturilor din alte surse
(1) Venituri din alte surse sunt orice venituri identificate ca fiind impozabile, care nu se incadreaza in categoriile prevazute la art. 61 lit. a) - h), altele decat veniturile neimpozabile in conformitate cu prezentul titlu.
(2) In aceasta categorie se includ, insa nu sunt limitate, urmatoarele venituri:
- suma platita unui participant la o persoana juridica, in folosul personal al acestuia, pentru bunurile sau serviciile achizitionate de la acesta, peste pretul pietei pentru astfel de bunuri ori servicii;( )

De asemenea, nu trebuie omise prevederile art. 272 alin.(1) lit.b) din Legea nr. 31/1990 a societatilor, potrivit carora:

(1)se pedepseste cu inchisoare de la 6 luni la 3 ani sau cu amenda fondatorul, administratorul, directorul general, directorul, membrul consiliului de supraveghere ori al directoratului reprezentantul legal al societatii care:

b) foloseste cu rea-credita bunuri sau creditul de care se bucura societatea, intr-un scop contrar intereselor acesteia, sau in folosul lui propriu, ori pentru a favoriza o alta societate in care are interese direct sau indirect.
c) se imprumuta, sub orice forma, direct sau printr-o persoana interpusa, de la societatea pe care o administreaza, de la o societate controlata de aceasta ori de la o societate care controleaza societatea pe care el o administreaza, suma imprumutata fiind superioara limitei prevazute la art. 144 4 alin. (3)lit. a), sau face ca una dintre aceste societati sa ii acorde vreo garantie pentru datorii proprii;

Neconcordante intre soldul scriptic si faptic din casierie: ce masuri putem lua

Pentru eliminarea minusurilor din casierie care au fost identificate de societate, trebuie sa se actioneze pentru recuperarea sumelor si/sau corectarea diferentelor.

In acest sens, se poate apela la urmatoarele masuri:

- Recuperarea sumelor de la persoanele care se dovedesc vinovate de producerea acestor minusuri, daca este cazul;
- Restituirea sumelor ridicate de administrator/asociati fara documente justificative , daca este cazul;
- Repartizarea de dividende si operarea platii lor in registrul de casa fara o noua eliberare de numerar , daca societatea are profit care poate fi repartizat la dividende si daca asociatii hotarasc in acest sens (cu plata impozitului de 8% calculat prin procedeul sutei marite);
- Daca sunt sume platite catre administrator/asociati, inregistrarea acestora ca avansuri spre decontare in baza dispozitiilor de plata catre casierie semnate, cu obligatia acestora de a justifica sumele ridicate sau de a le restitui ulterior;
- Cu aprobarea conducerii societatii, inregistrarea minusurilor in contul altor cheltuieli din exploatare; cu mentiunea ca aceste cheltuieli sunt nedeductibile la calculul rezultatului fiscal si a impozitului pe profit conform art.25 din Codul fiscal.

Asadar, am vrut sa va ofer o imagine de ansamblu referitoare la inchiderea soldului din casierie si toate implicatiile contabile si fiscale. Ca sa raspund punctual la intrebarea dumneavoastra, va confirm ca sumele de bani lipsa din casierie se pot inregista (cu aprobarea conducerii) ca si cheltuieli nedeductibile, conform art. 25 alin. (4) lit. d) din Codul fiscal, prin cont 6588 Alte cheltuieli de exploatare, analitic nedeductibil. Nu este necesara depunerea unei anumite declaratii, aceste cheltuieli facand parte la calculul impozitului pe profit pentru trimestrul respectiv.

Insa va rog mult sa aveti in vedere si cazul in care administratorul a ridicat sume de bani din caseria societatii in interes personal (deci, fara a putea dovedi necesitatea si utilizarea acestora pentru interesul societatii), din punct de vedere fiscal aceste sume de bani sunt considerate venituri din alte surse pentru administrator in baza art. 114 alin. (2) lit. i) din Codul Fiscal, asa cum am precizat in randurile de mai sus.
 

Raspuns oferit in luna octombrie 2023 de catre specialistii site-ului PortalContabilitate.ro. Dati click AICI pentru a vedea toate noutatile contabile + consultanta si raspunsuri detaliate de la experti. 

Citeste si: Plafon casierie 2024: sinteza principalelor modificari fiscale si un exemplu practic >>

Foto: pixabay.com