Facturarea electronica. Ce conditii trebuie indeplinite pentru implementarea sistemului?

Fie ca este pe suport de hartie ori in format electronic, factura ramane in continuare cel mai intalnit document contabil. In ultima perioada, sistemele de facturare electronica prind tot mai mult teren.

Daca doresti sa aplici si tu sistemul de facturare electronica, trebuie sa cunosti din timp anumite particularitati. Spre exemplu, este necesar ca facturile emise in softul contabil si transmise catre clienti prin e-mail sa poarte semnatura electronica? Cum poate o firma sa respecte conditiile mentionate la pct. 98 din Normele metodologice de aplicare a art. 319 din Codul fiscal?

Citeste si: Cum se corecteaza facturile si autofacturile?
 

Facturarea electronica: raspunsul specialistului

 Articolul 319 al. (1) din Codul Fiscal contine repere legale referitoare la factura, fiind specificat faptul ca sunt considerate facturi documentele sau mesajele pe suport hartie ori in format electronic, daca acestea indeplinesc anumite conditii.

Dupa cum se stie, evidenta contabila nu se va modifica din perspectiva facturilor electronice, aceasta avand aceeasi valoare de document justificativ ca si facturile pe hartie sau facturile emise in format electronic, insa este bine de retinut care sunt caracteristicile fiecarui tip.
 

•             Factura electronica

Registrul de Evidenta Fiscala PFA

Vezi AICI detalii

Balanta de verificare de la A la Z Analize corelatii studii de caz

Vezi AICI detalii

Cartea verde a contabilitatii

Vezi AICI detalii

Bugete cash flow rentabilitate risc - ghid practic

Vezi AICI detalii

Astfel, factura electronica reprezinta echivalentul facturii clasice insa in format digital, astfel incat informatiile legale continute de factura clasica sunt transpuse in format electronic, semnate electronic, marcate temporal prin sisteme omologate si este emisa si primita in format electronic, fiind necesar acceptul destinatarului pentru utilizare.

Facturarea electronica, este un proces de facturare eficient, iar serviciul de facturare electronica este oferit de furnizori acreditati (exemplu: Certsign) care asigura managementul intregului ciclu de viata al facturarii.

Link util, inclusiv sfatul unui consultant Certsign in domeniul facturarii electronice, poate fi accesat aici : https://www.certsign.ro/ro/semnatura-electronica/solutii

Pentru respectarea legislatiei privind facturile electronice, in orice firma, trebuie sa asigure posibilitatea verificarii corespondentei dintre informatiile din fisierul electronic original si documentul lizibil prezentat in cazul facturilor electronice.

Se cunoaste deja ca exista obligatia fiecarei companii de a permite organelor fiscale de control  accesarea, descarcarea si utilizarea facturilor emise sau primite stocate prin mijloace electronice. Se vor stoca prin mijloace electronice si datele ce garanteaza autenticitatea originii si integritatea continutului facturilor.

Facturarea electronica: conditii

Conditiile pe care sa le indeplineasca o factura, indiferent ca este pe suport hartie sau in format electronic, trebuie garantate de la momentul emiterii pana la sfarsitul perioadei de stocare a facturii:

- Autenticitatea originii, ceea ce  inseamna asigurarea identitatii furnizorului sau a emitentului facturii;

- Integritatea continutului, inseamna ca nu a fost modificat continutul facturii ;

- Lizibilitatea unei facturi, respectiv calitatea de a fi usor de citit si inteles textul de pe factura.

Fiecare persoana impozabila stabileste modul de garantare a autenticitatii originii, a integritatii continutului si a lizibilitatii facturii. Acest lucru poate fi realizat prin controale de gestiune care stabilesc o pista fiabila de audit intre o factura si o livrare de bunuri sau prestare de servicii.

In afara de controalele de gestiune, alte exemple de tehnologii care asigura autenticitatea originii si integritatii continutului facturii electronice sunt:

a) o semnatura electronica avansata in sensul art. 2 alin. (2) din Directiva 1999/93/CE a Parlamentului European si a Consiliului din 13 decembrie 1999 privind un cadru european pentru semnaturile electronice, bazata pe un certificat calificat si creata de un dispozitiv securizat de creare a semnaturii in sensul art. 2 alin. (6) si (10) din Directiva 1999/93/CE;

b) un schimb electronic de date (electronic data interchange - EDI), astfel cum a fost definit la art. 2 din anexa I la Recomandarea Comisiei 1994/820/CE din 19 octombrie 1994 privind aspectele juridice ale schimbului electronic de date, in cazul in care acordul privind schimbul prevede utilizarea unor proceduri prin care se garanteaza autenticitatea originii si integritatea datelor.
 

Iata cateva repere specifice emiterii facturii electronice:

•  Dupa achizitia serviciului de facturare electronica nu este necesara imprimarea exemplarului de factura pentru emitent;
•  Exemplarul clientului va fi tiparit doar in cazul acelor subiecti care au refuzat sa primeasca facturile in mediu electronic;
• Nu este necesara arhivarea facturilor pe suport hartie dupa achizitia serviciului de facturare electronica, exemplarul propriu al facturii este emis si arhivat  electronic;
• Clientul /Beneficiarul va primi factura, primind in prealabil un e-mail de atentionare, ce contine link-ul catre aplicatia de facturare. Dupa logarea in aplicatia de facturare clientul va putea sa vizualizeze factura;
• Factura electronica are valoare de document probant in instanta;
• Stocarea prin mijloace electronice a facturilor reprezinta stocarea datelor prin echipamente electronice de procesare, inclusiv compresia digitala, si de stocare si utilizand mijloace prin cablu, unde radio, sisteme optice sau alte mijloace electromagnetice.
 
 
•             Factura emisa electronic (pdf, xml fara semnatura electronica asociata) din Saga, Smartbill etc.

Ca exemplu, serviciile diverselor programe de facturare online pot fi folosite cu succes in operatiunea de intocmire de facturi in format electronic. Facturile generate online, pot fi transmise electronic (pe email, in format pdf) si pot fi stocate electronic (in baza de date a serviciului respectiv, cat si salvate local de emitator si/sau beneficiar, in format pdf).

Factura emisa digital (pdf, xml), care nu contine o semnatura electronica, trebuie printata si arhivata fizic, pe suport hartie.

Raspuns oferit pe portalcontabilitate.ro de Vera Constantin - Expert contabil.