In atentia firmelor care detin automate comerciale! Sunt in Monitor procedurile tehnice ale caselor de marcat

Guvernul a oficializat actul normativ care contine noile reglementari si proceduri tehnice ale caselor de marcat ce vor fi folosite in automatele comerciale de unde pot fi cumparate bauturi, dulciuri si alte tipuri de produse - HG nr. 355/2023 (M.O. 344 din 24 aprilie 2023). 

Hotararea prevede ca utilizatorii, cu exceptiile prevazute de ordonanta de urgenta, au obligatia sa elibereze clientilor bonuri fiscale pentru toate bunurile livrate cu amanuntul si/sau serviciile prestate, iar la solicitarea acestora, sa elibereze si factura, conform Legii nr. 227/2015 privind Codul fiscal, cu modificarile si completarile ulterioare, la data eliberarii bonului fiscal.

Este important de retinut ca, in termen de 30 de zile de la data intrarii in vigoare a hotararii, Fiscul modifica si completeaza corespunzator OPANAF nr. 4.156/2017 pentru aprobarea informatiilor continute in registrul national de evidenta a aparatelor de marcat electronice fiscale instalate in judete si in sectoarele municipiului Bucuresti, precum si metodologia si procedura de inregistrare a acestora, cu modificarile ulterioare.

Mai exact, este vorba despre vechiul document pentru modificarea si completarea Normelor metodologice pentru aplicarea OUG nr.28/1999 privind obligatia operatorilor economici de a utiliza aparate de marcat electronice fiscale, aprobate prin HG nr.479/2003. 

HG 355/2023 reglementeaza mai multe aspecte ce tin de automatele comerciale. Mai exact, dupa consultarea cu mediul de afaceri, s-a constatat ca regulile stabilite initial trebuie ajustate. Au fost sesizate, de catre operatorii economici din industria de vending, o serie de aspecte cu caracter preponderent tehnic, care au determinat reluarea consultarilor cu operatorii economici vizati de proiectul de act normativ, in vederea identificarii solutiilor optime de implementare a aparatelor de marcat dedicate automatelor comerciale, fara afectarea desfasurarii activitatii economice a acestora. Astfel, finalizarea proiectului de hotarare a Guvernului s-a dovedit dificil de realizat cu atat mai mult cu cat pentru fundamentarea solutiilor tehnice care urmau sa fie implementate a fost necesara armonizarea punctelor de vedere ale institutiilor implicate, respectiv Ministerul Finantelor, Agentia Nationala de Administrare Fiscala (ANAF) si Institutul National de Cercetare-Dezvoltare in Informatica - ICI Bucuresti. Dupa clarificarea aspectelor tehnice sesizate de operatorii economici in cauza, in cursul anului 2021 a fost reluat procesul de avizare interna a proiectului de act normativ, prilej cu care ANAF a formulat o serie de propuneri si observatii care au necesitat dezbateri in vederea identificarii variantelor optime de legiferare. 

Citeste si: Noul termen limita pentru firmele care trebuie sa doteze cu case de marcat automatele comerciale de cafea si racoritoare

Reamintim ca prin Legea nr. 136/2019 au fost eliminate din randul activitatilor exceptate de la obligatia de a utiliza aparate de marcat electronice fiscale, livrarile de bunuri sau prestarile de servicii efectuate prin automatele comerciale ce functioneaza pe baza de acceptatoare de bancnote sau monede. 

Noutati privind automatele comerciale: proceduri privind casele de marcat

Actul normativ actualizeaza cadrul normativ privind obligatia agentilor economici de a utiliza aparate de marcat electronice fiscale, in vederea corelarii prevederilor legislatiei secundare cu cele privind legislatia primara.

Hotararea stabileste, in principal, reglementarea urmatoarelor aspecte:

•  configuratia, precum si caracteristicile tehnice si functionale ale aparatelor de marcat electronice fiscale dedicate echipamentelor nesupravegheate de tipul automatelor comerciale care functioneaza pe baza de plati cu cardul, precum si de acceptatoare de bancnote sau monede, dupa caz, in vederea testarii si avizarii acestora de catre ICI Bucuresti;
• functiile interzise specifice pentru aceste dispozitive;
• posibilitatea ca aparatele de marcat sa fie alimentate cu energie electrica de joasa tensiune, direct din automatele comerciale;
• situatiile noi in care aceste aparate de marcat se blocheaza automat

De asemenea, au fost definite echipamentele nesupravegheate ca fiind dispozitive de tipul automatelor comerciale prin intermediul carora se comercializeaza cu amanuntul produse alimentare si/sau nealimentare sau se presteaza servicii direct catre populatie;

In vederea aplicarii unitare, la nivelul unitatilor teritoriale ale ANAF, a dispozitiilor care permit organului fiscal sa solicite la fiscalizarea unui aparat de marcat electronic fiscal si a altor documente, in afara celor expres prevazute la nivelul Hotararii Guvernului nr. 479/2003, se precizeaza faptul ca documentele care pot fi solicitate  se stabilesc prin ordin al presedintelui ANAF.

La data intrarii in vigoare a prezentei hotarari se vor abroga prevederile legale referitoare la procedura de avizare tehnica, precum si cea de atribuire a numarului de ordine din Registrul de evidenta a aparatelor de marcat electronice fiscale intrucat acestea vizeaza aparatele de marcat cu rola jurnal (aparate vechi), semnarea si stampilarea, de catre emitent, a bonurilor fiscale emise de casele de schimb valutar, etc.

 

****** Articolul initial - 9 decembrie 2022

Iata in continuare care sunt principalele modificari propuse de Finante privind automatele comerciale: 

► A fost stabilita configuratia, precum si caracteristicile tehnice si functionale ale aparatelor de marcat electronice fiscale integrate in echipamente nesupravegheate de tipul automatelor comerciale ce functioneaza pe baza de plati cu cardul, precum si de acceptatoare de bancnote sau monede, dupa caz, in vederea testarii si avizarii acestora de catre Institutul National de Cercetare-Dezvoltare in Informatica - ICI Bucuresti, astfel:

• aceste dispozitive sunt identificabile ca structura si program de aplicatie, includ o placa fiscala ce contine un modul fiscal, controlat de un program de control, inglobarea constructiva a dispozitivului de imprimare, afisajului client si operator nefiind obligatorie, si dispun de interfete prin care se asigura:

- cooperarea cu unitatea de control a automatului comercial nesupravegheat in care este integrat,

- controlul conexiunilor perifericelor de plata atasate acestuia,

- cooperarea cu un sistem de calcul de tip calculator, sau cu un dispozitiv de tip telefon inteligent, tableta, precum si altele asemenea, ce dispun de un program de aplicatie identificabil ce permite modificarea, programarea, executarea comenzilor din regimul de raportare, completarea si citirea bazei de date proprie modulului fiscal precum si executarea operatiunilor de service printr-un set limitat de comenzi. 

• au fost stabilite functiile interzise specifice pentru aceste dispozitive, respectiv:

- functionarea in conditiile deconectarii perifericelor de plata atasate acestora, precum si in lipsa comunicatiei intre modulul fiscal si perifericele de plata, - intrarea in modul de programare fara memorarea, in prealabil, a raportului fiscal de inchidere zilnica,

- vanzarea produsului fara memorarea operatiunii in jurnalul electronic. 

• au fost stabilite situatiile in care aparatele de marcat electronice fiscale integrate in echipamente nesupravegheate de tipul automatelor comerciale se blocheaza automat, astfel:

- atunci cand modulul fiscal nu comunica cu unitatea de control a automatului comercial,

- daca, dupa 24 de ore de la deschiderea zilei, se incearca efectuarea de vanzari fara memorarea automata a ultimului raport Z  A fost stabilita posibilitatea ca aparatele de marcat electronice fiscale integrate in echipamentele nesupravegheate de tipul automatelor comerciale sa fie alimentate cu energie electrica de joasa tensiune, direct din automate. 

►Sunt definite echipamentele nesupravegheate ca fiind dispozitive de tipul automatelor comerciale prin intermediul carora se comercializeaza cu amanuntul, produse alimentare si/sau nealimentare, sau se presteaza servicii direct catre populatie. Intrucat in practica sunt intalnite situatii in care contravaloarea serviciului care urmeaza sa fie prestat este incasata prin intermediul unui echipament nesupravegheat, iar prestarea efectiva a serviciului se realizeaza prin intermediul altui dispozitiv nesupravegheat, se specifica faptul ca, in categoria echipamentelor nesupravegheate de tipul automatelor comerciale intra si dispozitivele prin intermediul carora se incaseaza contravaloarea serviciilor in regim de „autoservire”, cum ar fi, dar fara a se limita la acestea, cele prestate in spalatoriile auto si in statiile automate de spalare articole textile.

►  Se precizeaza faptul ca nu sunt considerate echipamente nesupravegheate, dispozitivele de tipul automatelor comerciale, prin intermediul carora se comercializeaza cu amanuntul produse alimentare si/sau nealimentare, sau se presteaza servicii direct catre populatie, care nu sunt dotate constructiv cu o unitate de control. Aceste dispozitii au in vedere clarificarea faptului ca, in situatia in care echipamentele nesupravegheate nu sunt dotate cu componentele electronice absolut necesare pentru stabilirea unei legaturi cu aparatele de marcat, astfel incat informatiile referitoare la bunurile vandute/serviciile prestate sa fie memorate de catre acestea, echipamentele respective nu intra sub incidenta dispozitiilor OUG nr. 28/1999, dotarea cu aparate de marcat electronice fiscale fiind in cazul acestora imposibila din punct de vedere tehnic. 

► In vederea corelarii dispozitiilor Hotararii Guvernului nr. 479/2003, cu cele ale Ordonantei de urgenta a Guvernului nr. 28/1999, asa cum au fost modificate prin Legea nr. 136/2019, se prevede ca:  utilizatorilor aparatelor de marcat electronice fiscale integrate in echipamente nesupravegheate de tipul automatelor comerciale, nu le sunt opozabile urmatoarele obligatii:

- tiparirea documentelor fiscale si nefiscale (ex: bonuri fiscale, rapoarte fiscale de inchidere zilnica, rapoarte nefiscale X, rapoarte cu initializarile dispozitivului de memorare a jurnalului electronic, rapoarte cu modificarile inregistrarilor antetului bonului fiscal), in situatia in care aceste aparate de marcat nu inglobeaza constructiv dispozitivul de imprimare. In aceasta situatie se precizeaza insa faptul ca, documentele fiscale se memoreaza in jurnalul electronic,

- detinerea registrului special, precum si emiterea de chitante in perioada defectarii casei de marcat, intrucat automatele comerciale nu sunt deservite de personal iar in momentul in care aparatul de marcat nu functioneaza, plata nu mai este posibila si pe cale de consecinta nici vanzarea de produse,

- pastrarea bonului fiscal care se afla in curs de emitere in momentul intreruperii curentului electric, impreuna cu raportul fiscal de inchidere zilnica, daca aparatele de marcat electronice fiscale respective nu sunt dotate constructiv cu un dispozitiv de imprimare, 

• aparatele de marcat electronice fiscale integrate in echipamente nesupravegheate de tipul automatelor comerciale, supuse comisiei pentru autorizare, trebuie sa indeplineasca anumite conditii, tinand seama de caracteristicile tehnice specifice acestor dispozitive. 

►Sunt introduse dispozitii care vizeaza clarificarea termenului in care utilizatorii au obligatia sa completeze registrul special, in situatia defectarii unui aparat de marcat electronic fiscal. Astfel, se prevede ca, inregistarea operatiunilor efectuate pe perioada nefunctionarii casei de marcat, poate fi facuta imediat dupa realizarea acestora sau cel mai tarziu la sfarsitul zilei de lucru, in functie de specificul activitatii desfasurate. 

►Se precizeaza ca interdictia de comercializare de catre distribuitorii autorizati, a aparatelor de marcat electronice fiscale, fara programul de aplicatie identificabil specificat  in autorizatia eliberata de comisie, precum si instalarea acestora cu un alt program de aplicatie decat cel avizat, este aplicabila si in cazul aparatelor de marcat integrate in echipamente nesupravegheate de tipul automatelor comerciale ce functioneaza pe baza de plati cu cardul, precum si de acceptatoare de bancnote sau monede, dupa caz. 

► Se prevede ca, in echipamentele nesupravegheate de tipul automatelor comerciale, pot fi instalate exclusiv aparatele de marcat dedicate, intrucat doar in cazul acestor dispozitive au fost efectuate testari specifice care demonstreaza ca functioneaza corect din punct de vedere fiscal dupa integrarea in automatul comercial. 

►Este specificat faptul ca ansamblul aparatului de marcat electronic fiscal supus comisiei pentru autorizare, este format din aparatul de marcat electronic fiscal integrat in echipamente nesupravegheate de tipul automatelor comerciale, impreuna cu programul de aplicatie identificabil. 

►Se introduc prevederi referitoare la modalitatea de sigilare a aparatelor de marcat electronice fiscale integrate in echipamente nesupravegheate de tipul automatelor comerciale ce functioneaza pe baza de plati cu cardul, precum si de acceptatoare de bancnote sau monede, dupa caz. Astfel, se precizeaza ca in cazul acestor dispozitive: 

• sigiliul se aplica pe suruburile de prindere a partilor componente ale carcasei aparatului sau terminalului, astfel incat sa nu se permita dezasamblarea aparatului si accesul la componentele acestuia in urma sigilarii, 
• sigiliul se aplica si pe conectorul interfetelor ce fac sau pot face legatura cu unitatea de control a automatului comercial, sigilarea conectorilor realizandu-se cu etichete autoadezive, rezistente la caldura si inghet, care se autodistrug la dezlipire, 
• eticheta autoadeziva reprezinta sigiliul de identificare a tehnicianului de service si se personalizeaza atat cu datele de identificare ale distribuitorului autorizat, cat si cu codul de identificare a tehnicianului de service. 

►Avand in vedere faptul ca, 

• perifericele de plata se pot defecta foarte des din cauza interactiunii directe cu clientii, 
• functionarea, in lipsa comunicatiei intre modulul fiscal si perifericele de plata, reprezinta functie interzisa pentru aparatele de marcat electronice fiscale destinate echipamentelor nesupravegheate de tipul automatelor comerciale, pentru a nu afecta activitatea operatorilor economici nu a fost impusa si obligatia sigilarii conexiunilor si interfetelor fizice dintre aparatele de marcat si perifericele de plata. 

► Se reglementeaza posibilitatea ca sigiliul de identificare a tehnicianului de service, sub forma de eticheta autoadeziva, specific sigilarii aparatelor de marcat electronice fiscale instalate in echipamente nesupravegheate, sa fie confectionat la orice operator economic producator de astfel de etichete, dar numai in baza unei comenzi avizate de catre directia de specialitate din cadrul Ministerului Finantelor care tine evidenta acestora defalcat pe fiecare distribuitor in parte. 

►Se introduce obligatia ca distribuitorii autorizati sa tina o evidenta cu unitatile de service acreditate carora le-a distribuit sigiliile de identificare sub forma de eticheta autoadeziva. 

►Pentru intarirea disciplinei financiare in acest domeniu este introdusa obligatia de a aplica o eticheta, la loc vizibil, in interiorul automatului comercial, sau in exteriorul acestuia, atunci cand din punct de vedere tehnic nu se poate aplica in interior, din care sa rezulte ca respectivul automat este fiscalizat. Aceasta eticheta se procura de catre distribuitorii autorizati si se aplica de catre tehnicianul de service al unitatii de service acreditate, care instaleaza aparatul de marcat electronic fiscal. 

► Sunt clarificate informatiile privind locul de instalare, care se inscriu in antetul bonului fiscal, in cazul aparatelor de marcat electronice fiscale utilizate in activitatile cu caracter ambulant, al celor utilizate de operatorii de transport rutier care efectueaza transport de persoane prin servicii regulate in transportul rutier national, instalate pe mijlocul de transport, precum si in cazul celor care sunt integrate in echipamente nesupravegheate de tipul automatelor comerciale, tinand cont de urmatoarele situatii care pot sa apara in practica: 

• inlocuirea autovehiculelor titulare pe traseu (in cazul defectiunilor tehnice), precum si utilizarea unor autovehicule suplimentare atunci cand se inregistreaza un flux mai mare de calatori, 
• mobilitatea automatului comercial in care este integrat aparatul de marcat electronic fiscal, precum si faptul ca in foarte multe situatii locul de amplasare a acestuia nu este inregistrat ca punct de lucru al societatii.
• Astfel, in cazul acestor aparate de marcat, se precizeaza faptul ca prin adresa de la locul de instalare a aparatului se intelege adresa sediului social al utilizatorului. 

►Se prevede faptul ca, in cazul aparatelor de marcat electronice fiscale integrate in echipamente nesupravegheate, la programarea antetului bonului fiscal se inscrie si seria de fabricatie a automatului comercial. 

►Sunt introduse dispozitii privind procedura de urmat de catre utilizatorii aparatelor de marcat electronice fiscale, atat in cazul incetarii activitatilor de livrari de bunuri cu amanuntul si prestarii de servicii direct catre populatie, cat si in cazul transferarii unui aparat de marcat electronic fiscal de la un punct de lucru la altul. 

► Se reglementeaza anularea, din oficiu, de catre organul fiscal, a legaturii dintre numarul unic de identificare si codul de identificare fiscala al utilizatorului in situatia in care organul fiscal, ca urmare a propriilor analize/constatari concluzioneaza ca activitatea operatorului economic a incetat definitiv (ex. cand a intervenit radierea acestuia din Registrul comertului sau decesul utilizatorului persoana fizica), operatiunea fiind de natura sa confere organului fiscal posibilitatea tinerii unor evidente exacte si actualizate. 

►Sunt introduse dispozitii privind necesitatea conectarii programului identificabil avizat impreuna cu aparatele de marcat electronice fiscale destinate statiilor de comercializare a carburantilor, cu pompele de distributie de carburanti, astfel incat sa fie permisa monitorizarea miscarii produselor energetice si determinarea in orice moment a cantitatilor intrate, iesite, precum si a stocurilor, pe fiecare tip de produs energetic si furnizor. Aceasta clarificare, are in vedere corelarea dispozitiilor din domeniul aparatelor de marcat, cu prevederile legale in vigoare referitoare la activitatea de comercializare in sistem angro sau en détail a produselor energetice (benzine, motorine, petrol lampant, gaz petrolier lichefiat si biocombustibili). 

►Se precizeaza care este organul fiscal caruia i se solicita de catre utilizatorii de aparate de marcat electronice fiscale atribuirea numarului unic de identificare din registru, in concordanta cu modul de organizare actual a activitatii la nivelul ANAF. 

►In vederea aplicarii unitare, la nivelul unitatilor teritoriale ale ANAF, a dispozitiilor care permit organului fiscal sa solicite la fiscalizarea unui aparat de marcat electronic fiscal si alte documente, in afara celor expres prevazute la nivelul Hotararii Guvernului nr.479/2003, se precizeaza ca, o lista exhaustiva se aproba prin ordin al presedintelui ANAF. 

►Sunt introduse dispozitii cu rol clarificator in ceea ce priveste regimul aplicabil sigiliului de identificare a tehnicianului de service, in cazul retragerii inregistrarii acestuia. 

►Se precizeaza ca in situatia constatarii defectarii modulului criptografic instalat, precum si in alte cazuri care necesita inlocuirea acestuia, utilizatorul are obligatia sa notifice distribuitorul autorizat si/sau unitatea de service acreditata, dupa caz, iar distribuitorul autorizat are obligatia de a inlocui modulul criptografic si de a emite un nou certificat digital, in termen de maximum 7 zile lucratoare, de la data notificarii. 

►Se specifica faptul ca, operatorii economici care solicita autorizatie de distributie a aparatelor de marcat electronice fiscale si care au externalizat activitatea financiar contabila, nu pot fi autorizati in situatia in care societatea care presteaza serviciile de contabilitate sau reprezentantul legal al acesteia, inregistreaza fapte in cazierul fiscal. 

►Sunt completate prevederile legale referitoare la situatiile in care nu se acorda autorizatie de distributie. Astfel, se precizeaza ca nu se acorda autorizatie de distributie, in cazul in care persoanele pentru care se solicita extrasul de pe cazierul judiciar, potrivit normelor metodologice, au fost condamnate pe plan intern sau international, pentru infractiuni de evaziune fiscala sau infractiuni privind regimul vamal. 

► Se clarifica faptul ca in cazul reorganizarii, potrivit legii, a unui distribuitor autorizat, drepturile si obligatiile ce ii revin acestuia in baza autorizatiei de distributie pot fi transmise catre o alta societate, fara a fi necesara autorizarea, numai daca aceasta detine la randul sau calitatea de distribuitor autorizat. Totodata, se precizeaza ca in situatia in care societatea existenta sau care ia nastere in urma reorganizarii, nu detine calitatea de distribuitor autorizat, aceasta trebuie sa parcurga procedura de autorizare, putand insa sa utilizeze avizul tehnic favorabil obtinut de distribuitorul autorizat care se reorganizeaza, acest document pastrandu-si valabilitatea. 

► Sunt mentionate modalitatile prin care se poate depune sau completa documentatia necesara pentru obtinerea autorizatiei de distributie a aparatelor de marcat electronice fiscale, respectiv la registratura institutiei, prin posta, precum si prin intermediul postei electronice. 

►Sunt introduse dispozitii privind obligativitatea unitatilor de service acreditate de a tine evidenta propriilor tehnicieni de service inregistrati pentru fiecare distribuitor autorizat, de a actualiza aceasta evidenta ori de cate ori intervin modificari, in urma aprobarii acestora de catre comisie si de a de a comunica, in scris, in termen de maximum 10 zile de la data producerii evenimentului, tuturor distribuitorilor din a caror retea de service face parte, modificarile intervenite in ceea ce priveste tehnicienii de service, respectiv: inregistrarea tehnicienilor de service, retragerea inregistrarii tehnicienilor de service, redistribuirea sigiliilor de identificare, inclusiv ca urmare a pierderii acestora. 

►Sunt abrogate prevederile legale referitoare la: 

• procedura de avizare tehnica a modelelor de case de marcat cu rola jurnal (aparate vechi) intrucat in prezent ICI Bucuresti avizeaza tehnic exclusiv aparate de marcat cu jurnal electronic;
•   semnarea si stampilarea, de catre emitent, a bonurilor fiscale emise de casele de schimb valutar, avand in vedere dispozitiile art.V din Ordonanta Guvernului nr.17/2015 privind reglementarea unor masuri fiscal-bugetare si modificarea si completarea unor acte normative, cu modificarile si completarile ulterioare; 
• procedura de atribuire a numerelor de ordine din Registrul de evidenta a aparatelor de marcat electronice fiscale instalate in judet sau in municipiul Bucuresti, pentru aparatele de marcat cu rola jurnal; 
• obligatia operatorilor economici care doresc obtinerea autorizatiei de distributie a aparatelor de marcat electronice fiscale, de a depune la comisie, certificatul constatator eliberat de Oficiul National al Registrului Comertului atat pentru ei, cat si pentru operatorii economici propusi ca unitati acreditate, precum si certificatele de cazier judiciar ale administratorilor, atat pentru operatorul economic solicitant, cat si pentru operatorii economici propusi ca unitati acreditate de catre acesta, inclusiv pentru tehnicienii de service, intrucat informatiile cuprinse in aceste documente urmeaza a fi obtinute de catre persoana desemnata din cadrul directiei de specialitate.