In contabilitate, operatiunile economico-financiare se inregistreaza pe baza documentelor justificative originale. In lipsa documentelor justificative originale se vor utiliza documentele justificative reconstituite.
Reconstituirea documentelor justificative: pasi esentiali de urmat
Reconstituirea documentelor justificative inseamna parcurgerea urmatoarelor etape:
- Constatarea pierderii, sustragerii sau distrugerii unor documente justificative sau contabile;
- Intocmirea de catre persoana care constata lipsa documentelor a unei instiintari scrise in termen de 24 de ore de la constatare catre conducatorul entitatii (administrator, ordonator de credite sau alta persoana care are obligatia gestionarii entitatii respective);
- Incheierea de catre conducatorul entitatii in termen de cel mult 3 zile lucratoare de la primirea sesizarii, a unui proces-verbal care sa cuprinda:
--> datele de identificare a documentelor disparute;
--> numele si prenumele persoanei responsabile cu pastrarea documentelor;
--> data si imprejurarile in care s-a constatat lipsa documentelor respective.
Marea Carte Verde a Monografiilor Contabile 2024 varianta tiparita
Impozitarea veniturilor din chirii 2024
Cartea verde a contabilitatii varianta tiparita
Procesul-verbal se semneaza de catre conducatorul entitatii, conducatorul compartimentului financiar-contabil al entitatii sau persoana imputernicita sa indeplineasca aceasta functie, persoana responsabila cu pastrarea documentelor, seful ierarhic al persoanei responsabile cu pastrarea documentelor.
Cand disparitia documentelor se datoreaza insusi conducatorului entitatii, masurile se iau de catre ceilalti membri ai consiliului de administratie.
Cum procedam in cazul unui document pierdut, sustras sau distrus
Important! In conditiile in care documentul pierdut, sustras sau distrus a fost intocmit de catre entitate intr-un singur exemplar, reconstituirea acestuia se face urmand aceleasi proceduri prin care a fost intocmit documentul original, mentionandu-se in antetul documentului ca este reconstituit, si sta la baza inregistrarilor in contabilitate.
Daca disparitia documentelor poate constitui infractiune, se instiinteaza imediat organele de urmarire penala.
Dosarul de reconstituire: ce documente cuprinde?
Dosarul de reconstituire cuprinde:
- sesizarea scrisa a persoanei care a constatat disparitia documentelor;
- procesul-verbal de constatare a pierderii, sustragerii sau distrugerii;
- dovada sesizarii organelor de urmarire penala sau dovada sanctionarii disciplinare a persoanei vinovate, dupa caz;
- dispozitia scrisa a conducatorului entitatii pentru reconstituirea documentelor;
- o copie a documentelor reconstituite.
Atentie! In cazul in care documentul disparut a fost emis de alta entitate, reconstituirea se va face de entitatea emitenta, prin realizarea unei copii de pe documentul existent la entitatea emitenta.
Entitatea emitenta va trimite entitatii solicitante, in termen de cel mult 10 zile lucratoare de la primirea cererii, documentul reconstituit.
Documentele reconstituite vor purta mentiunea „DUPLICAT”, cu specificarea numarului si a datei dispozitiei pe baza careia s-a facut reconstituirea.
Documentele reconstituite constituie baza legala pentru efectuarea inregistrarilor in contabilitate.
Ce documente NU se pot reconstitui
Atentie! Nu se pot reconstitui documentele de cheltuieli nenominale (bonuri, bilete de calatorie nenominale etc.) pierdute, sustrase sau distruse inainte de a fi inregistrate in contabilitate.
Durata procesului de reconstituire este de 30 de zile de la constatare in mod uzual, iar in caz de forta majora, in termen de 90 de zile de la constatarea incetarii acesteia.
Reconstituirea documentelor este obligatorie pentru documentele financiar-contabile pierdute, sustrase sau distruse, care se afla in termenul de pastrare prevazut de legea contabilitatii.
Foto: pexels.com
