Distrugere documente din arhiva: Model de proces-verbal si obligatii conform Legii 36/2023

Baza legala

Copiaza Link-ul catre aceasta sectiune: Baza legala

Legea 36/2023"

1. La articolul 23 alineatul (1) se modifica si va avea urmatorul cuprins:

Art. 23. - (1) Persoanele prevazute la art. 1 care utilizeaza sisteme informatice de prelucrare automata a datelor au obligatia sa asigure prelucrarea datelor inregistrate in contabilitate in conformitate cu reglementarile contabile aplicabile, controlul si pastrarea acestora pe suporturi tehnice timp de 5 ani calculati de la data de 1 iulie a anului urmator celui incheierii exercitiului financiar in care au fost intocmite.

2. Articolul 25 se modifica si va avea urmatorul cuprins:

Art. 25. - Registrele de contabilitate obligatorii si documentele justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitatea financiara se pastreaza in arhiva persoanelor prevazute la art. 1 timp de 5 ani calculati de la data de 1 iulie a anului urmator celui incheierii exercitiului financiar in care au fost intocmite, inclusiv pentru statele de salarii.

Termene de arhivare ale documentelor Financiar-contabile

Copiaza Link-ul catre aceasta sectiune: Termene de arhivare ale documentelor Financiar-contabile

Documentele financiar-contabile care atesta provenienta unor bunuri cu durata de viata mai mare de 5 ani se pastreaza pe perioada de utilizare a bunurilor.

Termen 5 ani

• Registrul-jurnal
• Registrul-inventar
• Cartea mare
• statele de salarii pentru care angajatorul are o declaratie informativa privind impozitul retinut la sursa, pe beneficiari de venit, sau pentru care angajatorul are obligatia legala de a depune declaratia privind obligatiile de plata a contributiilor sociale, impozitului pe venit si evidenta nominala a persoanelor asigurate, la Agentia Nationala de Administrare Fiscala
• Nota de receptie si constatare de diferente
• Bon de primire in consignatie
• Bon de predare, transfer, restituire
• Bon de consum
• Fisa limita de consum
• Dispozitie de livrare
• Fisa de magazie
• Lista de inventariere
• Chitanta
• Chitanta pentru operatiuni in valuta
• Dispozitie de plata/incasare catre casierie
• Decont pentru operatiuni in participatie
• Ordin de deplasare (delegatie)
• Ordin de deplasare (delegatie) in strainatate pentru transporturi internationale
• Decont de cheltuieli pentru deplasari externe
• Decont de cheltuieli valutare (transporturi internationale)
• Nota de debitare-creditare
• Extras de cont

Prin urmare, observam ca prin Legea 36/2023 s-a diminuat durata obligatorie de pastrare a documentelor contabile, de la termenul general de 10 ani, la 5 ani.

Mare atentie, insa, ca prevederile Legii 36/2023 se aplica incepand cu documentele emise de la data de 01.01.2023. Pentru documentele emise pana la 31.12.2022 se aplica prevederile in vigoare pana la aceasta data, respectiv OMFP nr. 2634/2015, unde ni se mentioneaza:

38.Termenul de pastrare a statelor de salarii este de 50 de ani, iar termenul de pastrare a registrelor si a celorlalte documente financiar-contabile este de 10 ani, cu incepere de la data incheierii exercitiului financiar in cursul caruia au fost intocmite, cu exceptia celor prevazute la pct. 39 si 40.

39.Documentele prevazute in anexa nr. 4 la ordin se pastreaza pe o perioada de 5 ani in conditiile in care necesitatile proprii ale entitatii nu impun pastrarea acestora pe o perioada de timp mai mare.

Planul de conturi general Functiunea si corespondenta conturilor

Vezi AICI detalii

Venituri impozabile si neimpozabile la calculul impozitului pe profit

Vezi AICI detalii

Portal Codul fiscal - acces 12 luni consultanta in scris si telefonica 30 intrebari

Vezi AICI detalii

40.Documentele financiar-contabile care atesta provenienta unor bunuri cu durata de viata mai mare de 5 ani se pastreaza pe perioada corespunzatoare duratei de viata utila a acestora.

Potrivit prevederilor art. 43 din OMFP 2634/2015, dupa expirarea termenelor respective, se poate proceda la eliminarea din arhiva societatii a documentelor financiar-contabile, astfel:

43. Eliminarea din arhiva entitatii a documentelor financiar-contabile, al caror termen de pastrare prevazut in prezentele norme a expirat, se face de catre o comisie constituita potrivit procedurilor proprii ale entitatii. In aceasta situatie se intocmeste un proces-verbal si se consemneaza scaderea documentelor eliminate din Registrul de evidenta al arhivei.

Numeroasele formulare obligatorii folosite de orice departament contabil dintr-o firma sunt o sursa de nesiguranta si exista in permanenta teama de a nu gresi. Comandati acum exemplarul dvs. din Formularele obligatorii pentru Departamentul de Contabilitate conforme cu Ordinul nr. 1.447 din 2 mai 2023! Va pune la dispozitie:
- modele editabile de formulare ale documentelor justificative, conforme legislatiei de ultima ora  
- indicatii privind circuitul intern al acestora: cine semneaza si unde se preda, se depune si unde se arhiveaza
- conditii legale de realizare, transmitere sau arhivare.
Detalii aici >>

Eliminarea din arhiva a documentelor

Copiaza Link-ul catre aceasta sectiune: Eliminarea din arhiva a documentelor

La expirarea timpului de pastrare se constituie o comisie sub conducerea administratorului care constata expirarea timpului de pastrare pentru anumite documente.
Comisia este compusa din: presedintele comisiei, secretarul comisiei si un numar impar de membri din randul specialistilor proprii
Comisia se intruneste anual in perioada ....1-30 martie... pentru a analiza fiecare unitate arhivistica in parte. Hotararea luata se consemneaza intr-un proces-verbal.

Comisia intocmeste un proces-verbal prin care constata:

- documentele al caror termen de arhivare s-a scurs
- perioada din care acestea provin

Se propune eliminarea documentelor din arhiva si distrugerea acestora.

Procesul-verbal este semnat si aprobat de administratorul societatii.

Pe baza procesului-verbal intocmit de aceasta comisie, insotit de inventarul documentelor propuse spre eliminare ca fiind lipsite de valoare, se procedeaza la eliminarea documentelor din arhiva.

Scaderea documentelor eliminate se consemneaza in Registrul de evidenta al arhivei.

Documentele se scot din evidentele arhivelor si se pot elimina numai in baza proceselor-verbale ale comisiilor.

In cazul administratorului unic, acesta poarta raspunderea pentru selectionarea documentelor ce urmeaza a fi arhivate.

Potrivit prevederilor legale, documentele financiar-contabile se pot pastra, in baza unor contracte de prestari de servicii, cu titlu oneros, si de catre operatori economici autorizati, potrivit legii, in prestarea de servicii arhivistice.

Raspunderea privind pastrarea documentelor financiar-contabile revine administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligatia gestionarii entitatii beneficiare.