Inregistrarea corecta a facturilor fiscale in contabilitate reprezinta un aspect de o importanta vitala pentru orice afacere. Acest proces asigura transparenta si integritatea financiara a companiei si ofera o imagine precisa a situatiei financiare.
O inregistrare precisa a facturilor permite contabililor sa monitorizeze indeaproape veniturile si cheltuielile companiei. Aceste informatii sunt esentiale pentru evaluarea sanatatii financiare a afacerii si pentru luarea deciziilor strategice. In cazul unor audituri sau inspectii fiscale, o inregistrare corecta a facturilor fiscale faciliteaza procesul si reduce riscul de a fi penalizat pentru nereguli contabile.
Documentele care stau la baza inregistrarilor in contabilitate pot dobandi calitatea de document justificativ numai in conditiile in care furnizeaza toate informatiile prevazute de normele legale in vigoare.
Desi cunoastem aceste informatii despre facturi, este util ni sa le reamintim si sa le avem in vedere.
Ce este factura
Intocmirea facturii este reglementata de Codul fiscal aprobat prin Legea nr. 227/2015.
Factura este document justificativ care sta la baza inregistrarii in contabilitate a operatiunilor economice.
Pentru operatiunile economice pentru care, conform prevederilor Codului fiscal, nu exista obligatia intocmirii facturii, inregistrarea in contabilitate a acestora se efectueaza pe baza contractelor incheiate intre parti si a documentelor financiar-contabile sau bancare care sa ateste acele operatiuni, cum sunt: aviz de insotire a marfii, chitanta, dispozitie de plata/incasare, extras de cont bancar, nota de contabilitate etc., dupa caz.
Sunt considerate facturi documentele sau mesajele pe suport hartie ori in format electronic care indeplinesc cerintele minime pentru a fi considerate facturi.
Bugete cash flow rentabilitate risc - ghid practic
Cheltuieli deductibile si nedeductibile
Cartea Verde a PFA Contabilitatea si obligatiile fiscale
Orice document sau mesaj care modifica si care se refera in mod specific si fara ambiguitati la factura initiala are acelasi regim juridic ca o factura.
Factura electronica este o factura care contine informatiile necesare pentru a fi considerata factura si care a fost emisa si primita in format electronic.
Factura electronica vs. factura emisa prin mijloace electronice
Conform prevederilor legislative, pentru ca o factura sa fie considerata factura electronica, aceasta trebuie sa fie emisa si primita in format electronic, tipul formatului electronic al facturii fiind optiunea persoanelor impozabile. Formatul electronic al unei facturi poate fi, de exemplu, de tip „xml“, „pdf“.
Facturile create pe suport hartie care sunt scanate, trimise si primite in format electronic sunt considerate de asemenea facturi electronice. Totusi, trebuie facuta distinctia intre o factura electronica si o factura emisa prin mijloace electronice.
Facturile create in format electronic, de exemplu, prin intermediul unui program informatic de contabilitate sau al unui program de prelucrare a textelor, trimise si primite pe suport hartie nu sunt considerate facturi electronice.
Ce trebuie sa stii despre emiterea facturilor
Facturile se emit pentru:
- livrarile de bunuri sau prestarile de servicii efectuate,
- vanzari la distanta,
- livrarile intracomunitare de bunuri,
- orice avans incasat.
Persoana impozabila nu are obligatia emiterii de facturi pentru operatiunile scutite fara drept de deducere a taxei.
Sumele indicate pe factura se pot exprima in orice moneda cu conditia ca valoarea TVA colectata sau de regularizat sa fie exprimata in lei. In situatia in care valoarea taxei colectate este exprimata intr-o alta moneda, aceasta va fi convertita in lei.
Semnarea si stampilarea facturilor nu constituie elemente obligatorii pe care trebuie sa le contina factura.
Numerotarea facturilor si evidenta acestora
Numerotarea facturilor si a celorlalte documente financiar-contabile sunt cuprinse in prezent in O.M.F.P. nr. 2.634/2015 privind documentele financiar-contabile, cu modificarile si completarile ulterioare.
Astfel, persoanele care raspund de organizarea si conducerea contabilitatii intr-o entitate trebuie sa desemneze, prin decizie interna scrisa, o persoana sau mai multe (daca este cazul), care sa aiba atributii privind alocarea si gestionarea numerelor aferente facturilor emise de respectiva entitate.
Factura va avea un numar de ordine, in baza uneia sau mai multor serii, numar ce trebuie sa fie secvential, stabilit de societate, astfel incat sa se asigure necesarul in functie de numarul de facturi emis. In alocarea nume re lor se va tine cont de structura organizatorica, respectiv gestiuni, puncte de lucru, sucursale.
Persoanele juridice emit proceduri proprii de stabilire si/sau alocare de numere ori serii pentru documentele financiar-contabile, dupa caz, prin care se va mentiona, pentru fiecare exercitiu financiar, care este numarul sau seria de la care se emite primul document.
Ce informatii cuprinde factura?
Factura cuprinde urmatoarele informatii:
- numarul de ordine, in baza uneia sau a mai multor serii, care identifica factura in mod unic;
- data emiterii facturii;
- data la care au fost livrate bunurile/prestate serviciile sau data incasarii unui avans, in masura in care aceasta data este anterioara datei emiterii facturii;
- denumirea/numele, adresa si codul de inregistrare in scopuri de TVA sau, dupa caz, codul de identificare fiscala ale persoanei impozabile care a livrat bunurile sau a prestat serviciile;
- denumirea/numele furnizorului/prestatorului care nu este stabilit in Romania si care si-a desemnat un reprezentant fiscal, precum si denumirea/numele, adresa si codul de inregistrare in scopuri de TVA, ale reprezentantului fiscal;
- denumirea/numele si adresa beneficiarului bunurilor sau serviciilor, precum si codul de inregistrare in scopuri de TVA sau codul de identificare fiscala al beneficiarului, daca acesta este o persoana impozabila ori o persoana juridica neimpozabila;
- denumirea/numele beneficiarului care nu este stabilit in Romania si care si-a desemnat un reprezentant fiscal, precum si denumirea/numele, adresa si codul de inregistrare ale reprezentantului fiscal;
- denumirea si cantitatea bunurilor livrate, denumirea serviciilor prestate;
- baza de impozitare a bunurilor si serviciilor ori, dupa caz, avansurile facturate, pentru fiecare cota, scutire sau operatiune netaxabila, pretul unitar, exclusiv taxa, precum si rabaturile, remizele, risturnele si alte reduceri de pret, in cazul in care acestea nu sunt incluse in pretul unitar;
- indicarea cotei de taxa aplicate si a sumei taxei colectate, exprimate in lei, in functie de cotele taxei;
- in cazul in care factura este emisa de beneficiar in numele si in contul furnizorului, mentiunea „autofactura”;
- in cazul in care este aplicabila o scutire de taxa, trimiterea la dispozitiile aplicabile;
- in cazul in care clientul este persoana obligata la plata TVA, mentiunea „taxare inversa”;
- in cazul in care se aplica regimul special pentru agentiile de turism, mentiunea „regimul marjei ‒ agentii de turism”;
- daca se aplica unul dintre regimurile speciale pentru bunuri second-hand, opere de arta, obiecte de colectie si antichitati, una dintre mentiunile „regimul marjei ‒ bunuri second-hand”, „regimul marjei ‒ opere de arta” sau „regimul marjei ‒ obiecte de colectie si antichitati”, dupa caz;
- in cazul in care exigibilitatea TVA intervine la data incasarii contravalorii integrale sau partiale a livrarii de bunuri ori a prestarii de servicii, mentiunea „TVA la incasare”;
- referire la alte facturi sau documente emise anterior, atunci cand se emit mai multe facturi ori documente pentru aceeasi operatiune.
Tipuri de facturi fiscale
Factura simplificata
Facturi simplificate se pot emite in situatia:
- in care valoarea facturilor, inclusiv TVA, nu este mai mare de 100 euro;
- in cazul documentelor sau mesajelor tratate drept factura.
Facturile emise in sistem simplificat trebuie sa contina cel putin urmatoarele informatii:
a)data emiterii;
b) identificarea persoanei impozabile care a livrat bunurile sau a prestat serviciile;
c) identificarea tipului de bunuri sau servicii furnizate;
d) suma taxei colectate sau informatiile necesare pentru calcularea acesteia;
e) in cazul documentelor sau mesajelor tratate drept factura o referire specifica si clara la factura initiala si la detaliile specifice care se modifica.
Autofactura
Autofactura se emite in situatia in care:
- persoana obligata la plata taxei nu se afla in posesia facturii emise de catre furnizor;
- pentru avansurile platite, in cazul in care persoana respectiva nu se afla in posesia facturii emise de furnizor/prestator;
- se ajusteaza baza impozabila daca furnizorul de bunuri/prestatorul de servicii nu emite factura de corectie.
Persoana impozabila sau persoana juridica neimpozabila, obligata la plata taxei trebuie sa autofactureze operatiunile respective pana cel mai tarziu in a 15-a zi a lunii urmatoare celei in care ia nastere faptul generator al taxei.
La primirea facturii, persoana impozabila sau persoana juridica neimpozabila va inscrie pe factura o referire la autofacturare, iar pe autofactura, o referire la factura.
Cum se poate corecta o factura
Corectarea informatiilor inscrise in facturi sau in alte documente care tin loc de factura se efectueaza astfel:
- in cazul in care factura nu a fost transmisa catre beneficiar, acesta se anuleaza si se emite o noua factura;
- in cazul in care factura a fost transmisa beneficiarului:
- se emite o factura noua care trebuie sa cuprinda:
-> informatiile din factura initiala,
-> numarul si data facturii corectate,
-> valorile cu semnul minus, sau o mentiune din care sa rezulte ca valorile sunt negative
-> informatiile si valorile corecte.
- se emit doua documente:
-> o noua factura ce contine informatiile si valorile corecte, precum si
-> o factura cu valorile cu semnul minus sau, dupa caz, cu o mentiune din care sa rezulte ca valorile respective sunt negative, in care se inscriu numarul si data facturii corectate.
In cazul autofacturilor, daca se constata ca au fost inscrise informatii in mod eronat in respectivele autofacturi, corectarea se poate face astfel:
- fie se va emite o noua autofactura sub forma unui singur document care trebuie sa cuprinda:
-> informatiile din autofactura initiala,
-> numarul si data autofacturii corectate,
-> valorile cu semnul minus, precum si
-> informatiile si valorile corecte
- fie vor emite doua documente:
-> o autofactura continand informatiile si valorile corecte si
-> o autofactura cu valorile cu semnul minus in care se inscriu numarul si data autofacturii corectate.
Model factura fiscala
In continuare, iata un model de factura fiscal (cod 14-4-10/A).
Arhivarea facturilor
Facturile pot fi stocate pe suport hartie sau in format electronic, indiferent de forma originala in care au fost trimise ori puse la dispozitie.
In cazul stocarii electronice a facturilor, inclusiv a celor care au fost convertite din format hartie in format electronic, nu este obligatorie aplicarea prevederilor Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor in forma electronica, republicata.
Stocarea prin mijloace electronice a facturilor reprezinta stocarea datelor prin echipamente electronice de procesare, inclusiv compresia digitala, si de stocare si utilizand mijloace prin cablu, unde radio, sisteme optice sau alte mijloace electromagnetice.
Societatile trebuie sa asigure stocarea copiilor facturilor pe care le-a emis sau care au fost emise de client ori de un tert in numele si in contul sau, precum si a tuturor facturilor primite.
Orice societate poate decide locul de stocare a facturilor, cu conditia ca acestea sa fie puse la dispozitia autoritatilor competente, fara nicio intarziere, ori de cate ori se solicita acest lucru.
Locul de stocare a facturilor nu poate fi situat pe teritoriul unei tari cu care nu exista niciun instrument juridic referitor la asistenta reciproca sau la dreptul de a accesa documentele prin mijloace electronice, de a descarca si de a utiliza facturile respective.
Atentie! Ca regula generala, societatile care au sediul activitatii economice in Romania au obligatia de a stoca pe teritoriul Romaniei facturile emise si primite, precum si facturile emise de client sau de un tert in numele si in contul sau.
Pot fi pastrate pe teritoriul altui stat facturile electronice pentru care societatea garanteaza accesul online organelor fiscale competente.
In situatia in care locul de stocare nu se afla pe teritoriul Romaniei, conducerea societatii trebuie sa comunice organelor fiscale competente locul de stocare a facturilor.
Foto: pixabay.com
