Facturi primite in format PDF: in ce conditii pot fi inregistrate in contabilitate?

Astazi ne vom concentra asupra unui aspect important in domeniul fiscal-contabil: gestionarea documentelor primite de la furnizori, cum ar fi facturi, facturi simplificate si bonuri fiscale. Exista o serie de intrebari cu privire la modul in care aceste documente pot fi inregistrate si utilizate in scopul deducerii TVA si determinarii cheltuielilor deductibile.

Un aspect important de luat in considerare este prezenta documentelor in original. Multi furnizori transmit facturile prin e-mail, in format PDF. Intrebarea care se pune este daca aceste documente digitale corespund cerintelor pentru deducerea TVA si inregistrarea cheltuielilor deductibile.

Pornim de la urmatorul studiu de caz: "Pentru documentele primite de la furnizori: facturi, facturi simplificate, bonuri fiscale etc. avem nevoie de documentele in original astfel incat sa se poata exercita deducerea TVA si sa consideram cheltuielile deductibile? Facturile primite pe email in format PDF, corespund din punctul acesta de vedere conditiilor in care sa deducem TVA si sa consideram cheltuiala deductibila? Unii furnizori folosesc inca facturile fizic si emit facturile prin scrierea lor de mana. E in regula sa inregistram o astfel de factura, daca o primim fotografiata sau scanata, pe e-mail?"

In continuare veti afla ce reguli trebuie urmate pentru a asigura conformitatea.

Documente originale - deducere TVA. Raspunsul specialistului

Punctul 27 din cadrul Anexei 1 la OMFP nr.2634/2015 privind documentele financiar contabile, dispune ca:
Pentru a putea fi inregistrate in contabilitate, operatiunile economico-financiare trebuie sa fie justificate cu documente originale, intocmite sau reconstituite potrivit prezentelor norme.

Din aceste dispozitii rezulta ca o cerinta a oricarui document care serveste pentru inregistrarea in contabilitate este caracterul sau original.

Manual de politici contabile - Stick USB

Vezi AICI detalii

Consilier Taxe si Impozite pentru Contabili 12 actualizari

Vezi AICI detalii

Registrul de Evidenta Fiscala PFA

Vezi AICI detalii

Caracterul original poate fi asigurat, in acceptiunea OMFP nr.2634/2015, fie prin semnarea unui document tiparit fie prin utilizarea unor modalitati de identificare a persoanelor care au initiat, dispus si aprobat efectuarea operatiunilor respective in cazul unui document generat cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrare a datelor, asa cum este prevazut la pct. 11 din Anexa 1 la OMFP:

In conditiile in care documentele financiar-contabile (documentele justificative si documentele contabile) sunt intocmite si preluate in contabilitate prin utilizarea sistemelor informatice de prelucrare automata a datelor, semnatura nu constituie element obligatoriu. In astfel de situatii trebuie sa se stabileasca prin proceduri proprii modalitati de identificare a persoanelor care au initiat, dispus si aprobat, dupa caz, efectuarea operatiunilor respective.

La pct. 12 se precizeaza ca:

Documentele financiar-contabile pot fi prezentate ca documente pe suport hartie sau in format electronic, cu conditia intocmirii acestora potrivit prezentelor norme. Prin document in format electronic se intelege documentul care contine informatiile prevazute de prezentele norme si care a fost emis si primit in format electronic.

Prin urmare, ca regula generala:
- Documentele justificative in baza carora se inregistreaza operatiunile in evidenta contabila trebuie detinute de societate in forma lor originala si nu in copie;
- Pentru documentele intocmite cu sisteme informatice de prelucrare automata a datelor, semnatura nu constituie un element obligatoriu

In ceea ce priveste factura, Codul fiscal la art.319 alin.29 prevede ca:
(29) Semnarea si stampilarea facturilor nu constituie elemente obligatorii pe care trebuie sa le contina factura.

In concluzie, avand in vedere aceste prevderi legale, apreciez ca:

- Documentele emise pe suport hartie, scrise de mana sau editate cu ajutorul unor sisteme informatice, trebuie sa contina semnatura in original a persoanelor care le-au intocmit. Documentele scanate si trimise prin e-mail nu intrunesc conditia de originalitate ceruta de OMFP nr.2634/2015;
- Documentele emise in format electronic trebuie sa fie semnate cu semnatura electronica a persoanelor care le-au emis;
- Prin exceptie, factura poate sa circule fara semnatura si stampila conform art.319 alin. 29 din Codul fiscal.

Astfel facturile primite in format pdf, pot fi inregistrate in contabilitate, cu conditia ca furnizorul sa fi mentionat acest lucru pe factura.

Raspuns oferit in luna noiembrie 2023 de catre specialistii site-ului PortalContabilitate.ro. Dati click AICI pentru a vedea toate noutatile contabile + consultanta si raspunsuri detaliate de la experti. 

Foto: pexels.com