E-Factura ne scoate peri albi! A aparut un nou job: incarcator de facturi in SPV

Anul 2024 a inceput cu e-Factura, aceasta initiativa care promitea sa revolutioneze felul in care antreprenorii romani emit si trimit facturile. Dar, sa fim sinceri, cu implementarea generalizata a e-Factura de la 1 ianuarie, a sosit un val de provocari si confuzii.

e-Factura în 2024: un calvar digital pentru antreprenorii romani

Introducerea e-facturii in Romania a adus cu sine o serie de provocari pentru micii antreprenori. In timp ce marile companii pot avea resursele si expertiza necesara pentru a face tranzitia fara dificultati, acestia nu dispun de aceeasi infrastructura si cunostinte tehnologice. Multi antreprenori nu sunt in posesia unei semnaturi electronice, esentiala pentru accesarea Spatiului Privat Virtual de la ANAF.

Intr-o tara unde contabilii cunosc secretele Spatiului Privat Virtual (SPV), problemele din sistem si stiu cum sa "navigheze" printre ele, micii antreprenori au trebuit sa devina si ei "specialisti" in domeniu. 

Emiterea si transmiterea facturilor prin sistemul RO e-Factura a devenit astfel o sarcina complexa si costisitoare pentru acesti antreprenori. Unii aleg varianta mai accesibila, de exemplu, de a nu folosi programe informatice pentru emiterea facturi, ci de a le urca in SPV si astfel intampina tot felul de erori.  Astfel, a aparut un nou job: incarcator de facturi in SPV.

e-Factura: instrumente si resurse esentiale

1. Programul de facturare: alegerea unui program eficient de facturare electronica este primul pas crucial. Optarea pentru un astfel de program poate simplifica semnificativ procesul.

Pentru a emite e-Factura, un antreprenor mai are la dispozitie si un program gratuit de generare a unei e-Facturi de la ANAF, dar este foarte greu de folosit deoarce facturile vor trebui urcate manual in SPV, una cate una, iar serverele ANAF au erori, atat la conectare cat si la transmitere.

Asadar, pentru a usura munca, un antreprenor are nevoie de un program informatic de facturare, care sa aiba implementata aceasta functie, de transmitere a e-Factura prin SPV. 

2. Semnatura Digitala: este un element esential pentru transmiterea e-facturilor in SPV. Fie ca optati pentru propria semnatura digitala sau pentru cea a contabilului, este esential sa fie autorizata la ANAF.

Ce pasi trebuie sa urmeze antreprenorii pentru a emite e-Factura

- inrolarea in SPV, care poate fi accesat doar cu un certificat digital calificat pentru semnatura electronica.

Manual de politici contabile - Stick USB

Vezi AICI detalii

Cartea verde a contabilitatii

Vezi AICI detalii

Cartea verde a Contabilitatii varianta online

Vezi AICI detalii

Planul de conturi general Functiunea si corespondenta conturilor

Vezi AICI detalii

Provocari majore: erori si confuzii

Implementarea e-Factura nu a fost lipsita de obstacole. Multitudinea de erori, de la problemele la emitere si descarcarea facturilor pana la dificultatile in logarea in Spatiul Privat Virtual (SPV), a creat un context tensionat. Erorile la sistem au dus la aparitia facturilor de mai multe ori si la dificultati in gestionarea corespunzatoare a documentatiei.

De exemplu, pe pagina de Facebook Contabilul dar si in Grupul Contabililor din Romania, cei cu experienta au incercat sa ajute, sa indrume si sa impartaseasca "secretele" de a naviga prin SPV.

Solidaritate si invatare colectiva

In fata acestui haos, comunitatea din Grupul Contabililor din Romania s-a mobilizat. De la rezolvarea erorilor la discutarea strategiilor optime pentru gestionarea e-Factura, solidaritatea a fost la ordinea zilei.

Un alt exemplu de problema in SPV intampinata de un membru al Grupului Contabililor din Romania:

Alta neclaritate:

Semnatura digitala a antreprenorului sau semnatura digitala a contabilului?

In spatiul public s-au purtat numeroase dezbateri referitoare la cine este responsabil de emiterea facturii: fie antreprenorul, fie contabilul, sau despre obligatiile asociate detinatorului certificatului digital in interactiunile cu ANAF.

Doua optiuni sunt in discutie: transmiterea e-Facturilor prin semnatura digitala a antreprenorului sau prin intermediul semnaturii digitale a contabilului. Beneficiul de a utiliza semnatura contabilului consta in faptul ca antreprenorul evita etapele complicate de obtinere si autorizare a semnaturii proprii la ANAF, avand in vedere ca deja contabilul are semnatura in SPV. 

Totusi, exista un dezavantaj evident: costul asociat. In mod cert, daca contabilii ofera acest serviciu, va veni cu o taxa. 

In plus, chiar si daca s-ar alege semnatura personala, aceasta ar presupune un cost anual. Un alt beneficiu de a utiliza semnatura proprie, in detrimentul celei a contabilului, este perspectiva pe termen lung, fiind astfel necesar antreprenorilor sa se familiarizeze cu tehnologia si sa integreze digitalizarea contabilitatii in structura companiei lor. 

Ghidul oficial e-Factura poate fi consultat aici. Oare va veni ANAF si cu un ghid de erori si rezolvari? 
 

Foto: pexels.com