e-Factura: 10 recomandari pentru a evita sanctiunile

Conform art. 319 alin. 1 indice 1 din Codul fiscal si prevederilor OUG 120/2021, in relatiile B2B intre persoane impozabile stabilite in Romania, facturile sunt considerate valide doar daca sunt transmise prin sistemul national RO e-Factura. Transmiterea facturilor prin alte canale, inclusiv email, contravine acestor prevederi legale si atrage sanctiuni directe. Deducerea TVA este permisa pentru facturile inregistrate in RO e-Factura, avand in vedere ca exemplarul original al facturii electronice se considera fisierul de tip XML insotit de sigiliul electronic al Ministerului Finantelor.

In continuare, va prezentam 10 recomandari pentru a evita sanctiunile in RO e-Factura:

1. Atentie la termenul maxim de transmitere a facturilor, care este data de 20 a lunii urmatoare faptului generator, adica datei livrarii de bunuri /prestarii de servicii (5 zile calendaristice de la data emiterii facturii, dar nu mai tarziu de 5 zile calendaristice de la data-limita prevazuta pentru emiterea facturii la art. 319 alin. (16) din Codul fiscal. 

2. Recomandam efectuarea periodica de confirmari de sold cu partenerii in vederea evitarii unor neconcordante intre evidentele contabile. De asemenea, este necesar ca fiecare companie sa se asigure ca toate facturile emise au fost transmise corect in sistem, pentru a evita  neconcordante intre deconturile de TVA si facturile transmise in sistemul e-Factura.

3. Este posibil ca programul de contabilitate utilizat sa nu importe toate facturile transmise in sistem de furnizori, motiv pentru care va recomandam testarea acestuia, macar 2-3 luni, prin efectuarea de punctaje intre facturile importate de program si cele primite pe SPV.

4. Avand in vedere sanctionarea, dupa data de 1 iulie 2024 atat a furnizorilor cat si a beneficiarilor (amenda de 15% din valoarea totala a facturii), in calitate de beneficiar, in cazul in care nu primiti facturile prin sistem in termenul prevazut de 5 zile calendaristice, pentru livrari de bunuri/prestari de servicii pentru care plata se face la momentul livrarii/prestarii, puteti notifica organele fiscale competente in acest sens. Procedura de notificare si masurile ce urmeaza a fi luate de organul fiscal in vederea transmiterii facturilor de catre emitenti prin intermediul sistemului se vor stabili prin ordin al presedintelui Agentiei Nationale de Administrare Fiscala.

Operare SAGA Exemple practice si recomandari

Vezi AICI detalii

Registrul de Evidenta Fiscala PFA

Vezi AICI detalii

Cartea verde a Contabilitatii varianta online

Vezi AICI detalii

5. Inainte de a decide transmiterea in sistem a unei facturi verificati daca nu se incadreaza la exceptii, adica daca nu reprezinta contravaloarea unor operatiuni care nu sunt in sfera de aplicare a TVA, pentru sume care nu se includ in baza de impozitare a TVA sau pentru care nu exista obligatia emiterii unei facturi conform art. 319 din Codul fiscal.

6. Numai facturile aferente livrarilor de bunuri si prestarilor de servicii avand locul livrarii/prestarii de servicii in Romania, fac obiectul transmiterii prin sistem. Prin urmare, factura emisa pentru o prestare de servicii cu locul la sediul beneficiarului extern (conform regulii generale de taxare prevazute la art 278 alin 2 din Codul fiscal) nu se transmite prin sistemul RO e_factura.

7. Verificati permanent mesajele primite de la ANAF, cu ocazia transmiterii prin sistem a facturilor si remediati in timp util eventualelel erori.

8. Daca aveti probleme cu unii parteneri care refuza sa foloseasca sistemul RO e factura, recomandam consultarea unor avocati care sa va indrume in inserarea in contracte a unor clauze prin care plata contravalorii facturilor sa fie efectuata numai in conditiile in care acestea au fost transmise prin intermediul SPV (utilizand sistemul RO e Factura).

9. Informati imediat ANAF (pe SPV, prin formularul de contact) cu privire la erorile care apar in transmiterea/receptionarea unor facturi, din motive care nu tin nici de furnizor si nici de destinatar.

10. Nu intrati in panica daca sistemul informatic al ANAF nu functioneaza atunci cand intentionati sa transmiteti o factura pe SPV.
Retineti faptul ca in situatia in care sistemul national privind factura electronica RO e-Factura nu este functional timp de minimum 24 de ore, obligatia de transmitere a facturii electronice se suspenda pana la repunerea in functiune a sistemului.

Foto: pexels.com