e-Factura: 3 aspecte importante incepand cu 1 iulie 2024

In intervalul 1-30 iunie 2024, o companie a primit de la un furnizor de servicii de telefonie mobila doar factura fiscala in format PDF, fara a fi transmisa prin SPV. Aceasta situatie ridica intrebari legate de inregistrarea facturii PDF in contabilitate, posibilitatea deducerii cheltuielii si a TVA aferenta.  

Factura fiscala in format PDF, fara a fi transmisa prin SPV - studiu de caz

Intrebare: "In intervalul 01.06.2024 - 30.06.2024 primim de la un furnizor de servicii telefonie mobila doar factura fiscala in format PDF, fara a fi transmisa prin SPV. Ne putem inregistra cu aceasta factura in format PDF in contabilitate si putem deduce cheltuiala si TVA aferent? Putem lua amenzi, daca ne inregistram cu ea si nu o avem atat in format XML cat si in format PDF transmisa prin SPV?

Incepand cu data de 01.07.2024 este obligatoriu sa transmitem catre clientii si sa primim facturi de la furnizori doar in format XML in SPV. Ne putem inregistra in contabilitate cu facturile emise catre clienti si primite de la furnizori doar daca sunt in format XML? Daca le primim pe email si in format PDF sau le transmitem pe email si in format PDF, pe langa XML-ul transmis in SPV putem lua amenda?"

Raspuns:

Perioada 01.06.2024 - 30.06.2024:

1. Inregistrarea facturii in format PDF in contabilitate: In perioada 1-30 iunie 2024, conform legislatiei in vigoare, este permis sa primiti si sa inregistrati facturi in format PDF, chiar daca acestea nu sunt transmise prin SPV (Spatiul Privat Virtual).
- Cheltuiala si TVA aferenta facturilor in format PDF pot fi deduse, deoarece destinatarii nu risca sanctiuni pentru acceptarea facturilor in alt format decat cel stabilit pentru sistemul e-Factura in aceasta perioada.

Manual de politici contabile - Stick USB

Vezi AICI detalii

Planul de conturi general Functiunea si corespondenta conturilor

Vezi AICI detalii

Manualul Contabilului Incepator - stick USB

Vezi AICI detalii

Incepand cu 01.07.2024:

1. Obligativitatea formatului XML: Incepand cu 1 iulie 2024, devine obligatoriu sa transmiteti si sa primiti facturi exclusiv in format XML prin SPV. Numai facturile electronice sigilate de Ministerul Finantelor dupa transmiterea in e-Factura vor fi considerate documente originale care produc efecte fiscale.

2. Inregistrarea facturilor in contabilitate: Facturile primite sau emise trebuie sa fie in format XML si transmise prin SPV pentru a putea fi inregistrate in contabilitate si a deduce cheltuiala si TVA aferenta.

Citeste detalii aici: ATENTIE la E-Factura: fisierul XML este considerat exemplarul original si e OBLIGATORIU sa il pastram, mai ales pentru Deducerea TVA >>

3. Riscul de amenda pentru format PDF pe email: Daca, dupa 1 iulie 2024, primiti sau emiteti facturi in format PDF pe email, riscati o amenda egala cu 15% din valoarea totala a facturii, deoarece formatul PDF nu este conform cu cerintele obligatorii de utilizare exclusiva a XML-ului in SPV.
- Amenzile intre 1.000 si 10.000 lei vor putea fi aplicate emitentilor (rezidenti sau nerezidenti) daca nu respecta termenul de transmitere a facturilor in e-Factura.

Concluzii e-Factura

• In perioada 1-30 iunie 2024, puteti inregistra facturi in format PDF fara a risca amenzi, iar cheltuiala si TVA aferenta pot fi deduse.
   
• Incepand cu 1 iulie 2024, trebuie sa primiti si sa emiteti facturi doar in format XML prin SPV pentru a respecta legislatia si pentru a evita amenzile.
   
• Emiterea sau acceptarea facturilor doar in format PDF dupa 1 iulie 2024 va atrage sanctiuni.

Important! Pentru conformitate si evitarea amenzilor, asigurati-va ca toate facturile sunt emise si primite in format XML prin SPV incepand cu data de 1 iulie 2024.

Incepand cu 1 iulie 2024, termenul limita pentru transmiterea facturilor in sistemul national Ro e-Factura este de 5 zile calendaristice de la data emiterii facturii dar nu mai tarziu de 5 zile calendaristice de la data limita pentru emiterea facturii prevazuta la art.319 alin. (16) din Legea 227/2015.

Temei legal

Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 120/2021 privind administrarea, functionarea si implementarea sistemului national privind factura electronica RO e-Factura si factura electronica in Romania

Art. 10.

(7) Termenul-limita pentru transmiterea facturilor prevazute la alin. (1) in sistemul national privind factura electronica RO e-Factura este de 5 zile calendaristice de la data emiterii facturii, dar nu mai tarziu de 5 zile calendaristice de la data-limita prevazuta pentru emiterea facturii la art. 319 alin. (16) din Legea nr. 227/2015, cu modificarile si completarile ulterioare.
15/12/2023 - alineatul a fost introdus prin Ordonanta de urgenta 115/2023.

Legea nr. 296/2023 privind unele masuri fiscal-bugetare pentru asigurarea sustenabilitatii financiare a Romaniei pe termen lung

Art. LIX. -

(7) Nerespectarea prevederilor alin. (6) pentru una sau mai multe facturi al caror termen-limita de transmitere in sistemul national privind factura electronica RO e-Factura intervine in cursul unei luni calendaristice constituie contraventie si se sanctioneaza cu amenda de la 5.000 lei la 10.000 lei, pentru persoanele juridice incadrate in categoria contribuabililor mari, definiti potrivit legii, cu amenda de la 2.500 lei la 5.000 lei, pentru persoanele juridice incadrate in categoria contribuabililor mijlocii, definiti potrivit legii, si cu amenda de la 1.000 lei la 2.500 lei, pentru celelalte persoane juridice, precum si pentru persoanele fizice.
(8) Prin exceptie de la prevederile alin. (7), nerespectarea prevederilor alin. (6) pentru facturile al caror termen-limita de transmitere in sistemul national privind factura electronica RO e-Factura intervine pana la data de 31 mai 2024 inclusiv nu se sanctioneaza.Codul fiscalArt. 319. - Facturarea
(1) In intelesul prezentului titlu sunt considerate facturi documentele sau mesajele pe suport hartie ori in format electronic, daca acestea indeplinesc conditiile stabilite in prezentul articol.
(1 1) Prin exceptie de la prevederile alin. (1), pentru operatiunile realizate intre persoane impozabile stabilite in Romania conform art. 266 alin. (2), sunt considerate facturi numai facturile care indeplinesc conditiile prevazute de Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 120/2021 privind administrarea, functionarea si implementarea sistemului national privind factura electronica RO e-Factura si factura electronica in Romania, (...)

Citeste si: e-Factura: Sanctiuni contraventionale pentru nerespectarea termenului legal de transmitere a facturilor >>

Raspuns oferit in luna iunie 2024 de catre specialistii site-ului PortalCodulFiscal.ro. Dati click AICI pentru a vedea toate noutatile contabile + consultanta si raspunsuri detaliate de la experti.

Foto: pixabay.com