In legislatia fiscala din Romania, proiectul e-Factura este reglementat de Ordonanta de urgenta nr. 120/2021 privind administrarea, functionarea si implementarea sistemului national privind factura electronica RO e-Factura si factura electronica in Romania.
Urmare Legii 296/2023, incepand cu 01.01.2024, exista obligatia transmiterii facturilor in sistemul RO e-Factura pentru toate tipurile de tranzactii, nu doar pentru cele cu risc fiscal ridicat.
Sanctiunile pentru nerespectarea obligatiilor privind transmiterea prin sistem (pe SPV) a facturilor, in termenul prevazut de ordonanta, sunt drastice, insa pana la 31 mai 2024 nu se pot aplica amenzi (exista un proiect de ordonanata de urgenta care proroga termenul de aplicare a amenzilor, de la 31 martie 2024 la 31 mai 2024).
Pana la 30 iunie 2024 facturile vor fi transmise in mod electronic, prin utilizarea Spatiului privat virtual, dar si in format clasic, insa, incepand cu data de 1 iulie 2024 pentru operatiunile realizate intre persoane impozabile stabilite in Romania, sunt considerate facturi numai facturile electronice.
In sistemul RO e-Factura se pot trimite doar facturi in format XML.
Marea Carte Verde a Monografiilor Contabile 2024 varianta tiparita
Manualul Contabilului Incepator - stick USB
Declaratia Unica 2024 Impozit pe venit Contributii CAS si CASS
Pe site-ul ANAF se poate gasi o aplicatie prin care se poate genera o factura in format XML pe baza datelor introduse de utilizator, dar si un convertor care permite transformarea din formatul XML in PDF.
Important de retinut este faptul ca, potrivit OUG 120/2021, care reglementeaza factura electronica, exemplarul original al facturii electronice se considera fisierul de tip XML insotit de sigiliul electronic al Ministerului Finantelor.
De aici, apar toate implicatiile privind exercitarea dreptului de deducere a TVA, stiut fiind faptul ca una din conditiile de baza pentru a deducere taxa pe valoarea adaugata din facturile primite de o companie este ca aceste facturi sa fie detinute in forma originala. Cu ocazia inspectiilor fiscale, nu se accepta copii de pe facturi pentru a justifica dreptul de deducere a TVA, astfel ca importanta pastrarii facturilor in forma originala este extrem de mare. Cu toate ca exista interpretari privind nelegalitatea ingradirii dreptului de deducere a TVA pe motiv ca nu exista fisierul facturii in format xml, recomand pastrarea facturilor electronice in acest format (xml), avand in vedere si faptul ca nu este o operatiune prea complicata.
Pentru facturile de la furnizori, fisierele xml pot fi descarcate direct de pe SPV, dar pot fi utilizate si softuri care asigura conversia si importul in contabilitate a acestor facturi in format xml.
De retinut ca structura facturii electronice trebuie sa respecte specificatiile tehnice si de utilizare a elementelor de baza ale facturii electronice asa cum sunt prevazute in standardul european SR EN 16931-1.
Data comunicarii facturii electronice catre destinatar se considera data la care factura electronica este disponibila acestuia pentru descarcare din sistemul RO e-Factura.
Fisierele corespunzatoare facturii electronice in format XML si mesajele de eroare sunt disponibile in sistem pentru descarcare 60 zile de la momentul publicarii in sistem, iar ulterior vor fi arhivate electronic si eliberate la cerere.
Sa ne reamintim elementele principale ale facturii electronice:
- identificatorii de proces si de factura;
- data facturii;
- informatii privind identificarea operatorului economic care a livrat bunurile/produsele, a prestat serviciile sau a executat lucrarile;
- informatii privind destinatarul facturii electronice;
- informatii privind beneficiarul platii;
- informatii privind reprezentantul fiscal al emitentului;
- identificarea tipului de bunuri/produse livrate, servicii prestate sau lucrari executate;
- referirea la contractul de achizitii publice/sectoriale, de concesiune de lucrari si servicii, precum si, dupa caz, la contractul de achizitii publice in domeniile apararii si securitatii;
- detalii privind executarea lucrarilor, livrarea bunurilor/produselor sau prestarea serviciilor;
- instructiuni de plata;
- informatii privind creditari sau debitari;
- informatii privind pozitiile de pe factura;
- defalcarea TVA;
- totalul facturii.
In privinta persoanei obligate sa asigure pastrarea facturilor in format xml, bineinteles ca este administratorul fiecarei companii, intrucat potrivit Legii contabilitatii raspunderea pentru organizarea si conducerea contabilitatii revine acestuia. Totusi, nu stiu cati dintre administratorii companiilor vor avea grija sa respecte aceasta obligatie (poate la companiile mai mari), majoritatea avand tendinta de a o transfera, evident, in sarcina contabililor.
In concluzie, nu cred ca are importanta prea mare cine se va ocupa efectiv de arhivarea in format xml a facturilor, important cred ca este ca la un eventual control fiscal sa nu existe probleme in prezentarea facturilor in format xml, astfel incat riscul de a nu beneficia de deducerea taxei pe valoarea adaugata din respectivele facturi sa nu existe.
Foto: pexels.com
