Pentru a putea fi inregistrate in contabilitate, operatiunile economico -financiare trebuie sa fie justificate cu documente originale, intocmite sau reconstituite potrivit prezentelor norme metodologice.
In caz de pierdere, sustragere sau distrugere a documentelor financiar -contabile se vor lua masuri de reconstituire a acestora, potrivit reglementarilor emise in acest sens, in termen de maximum 30 de zile de la constatare, iar in caz de forta majora, in termen de 90 de zile de la constatarea incetarii acesteia.
Reconstituirea documentelor se face pe baza unui „dosar de reconstituire”, intocmit separat pentru fiecare caz. Dosarul de reconstituire trebuie sa contina toate lucrarile efectuate in legatura cu constatarea si reconstituirea documentului disparut, si anume:
- sesizarea scrisa a persoanei care a constatat disparitia documentului;
- procesul-verbal de constatare a pierderii, sustragerii sau distrugerii;
- dovada sesizarii organelor de urmarire penala sau dovada sanc tionarii disciplinare a persoanei vinovate, dupa caz;
- dispozitia scrisa a conducatorului unitatii pentru reconstituirea documentului;
- o copie a documentului reconstituit.
Cartea verde a contabilitatii varianta tiparita
Ghidul practic al contabilitatii in 2024 Legislatie explicata - Exemple detaliate - Monografii contabile complete
Consilier Taxe si Impozite pentru Contabili 12 actualizari
Documentele reconstituite vor purta in mod obligatoriu si vizibil mentiunea „DUPLICAT”, cu specificarea numarului si datei dispozitiei pe baza careia s -a facut
reconstituirea. Documentele reconstituite constituie baza legala pentru efectuarea
inregistrarilor in contabilitate.
Nu se pot reconstitui documentele de cheltuieli nenominale (bo nuri, bilete de calatorie nenominale etc.) pierdute, sustrase sau distruse inainte de a fi inregistrate in contabilitate. In acest caz, vinovatii de pierderea, sustragerea sau distrugerea documentelor suporta paguba
In cazul pierderii, sustragerii sau distrugerii exemplarului original al facturii, emitentul trebuie sa emita un duplicat al facturii pierdute, sustrase sau distruse.
Duplicatul poate fi:
- factura noua, care sa cuprinda aceleasi date ca si factura initiala, si pe care sa se
mentioneze ca este duplicat si ca inlocuieste factura initiala; sau
- o fotocopie a facturii initiale, pe care sa se aplice stampila societatii si sa se
mentioneze ca este duplicat si ca inlocuieste factura initiala.
