Lipsa documente. Cum procedam pentru platile prin cardul societatii?

Analiza de azi porneste de la cazul unui angajat care detine un card bancar emis de societatea comerciala angajatoare. Angajatul efectueaza plati catre comercianti cu acest card, insa nu prezinta de fiecare data la departamentul de contabilitate documentele justificative ale acestor plati, cum ar fi factura sau bonul fiscal.

Vom stabili in ce masura contravaloarea acestor plati, care au fost facute cu cardul bancar si pentru care angajatul nu a prezentat la societate documentele justificative, pot si cerute inapoi de la angajat.

De asemenea, vom stabili daca societatea are sau nu obligatia de a solicita un duplicat dupa aceste facturi de la comerciantii in cauza, deoarece pe extrasul de cont apare furnizorul bunurilor/serviciilor.

La editarea raspunsului, vom porni de la prezumtia ca salariatul nu foloseste cardul entitatii in scopul platii bunurilor si serviciilor personale, ci doar este neglijent.
 
Astfel, entitatea trebuie sa urmareasca daca bunurile si serviciile achizitionate chiar au fost utilizate de societate, fara ca salariatul sa prezinte documentele de achizitii, cum ar fi de exemplu achizitia unor topuri de coli, pentru care s-au pierdut facturile de cumparare, dar colile au fost consumate in entitate sau bunurile si serviciile nu au ajuns in entitate.
 
In cazul in care bunurile si serviciile sunt identificate in entitate, societatea are obligatia sa reconstituie documentele pierdute, intocmind un dosar de reconstituire a acestora, conform procedurii adoptate de OMFP 3512/2008 privind documentele financiar contabile.
 

Cartea verde a contabilitatii 2026

Vreau acest produs →

Examen Consultant Fiscal 2026

Vreau acest produs →

Cartea verde a Contabilitatii 2026

Vreau acest produs →

Daca se reconstituire o factura, procedura de reconstituire este aprobata de normele pentru art. 146 din Codul fiscal, ce presupune in principal fie obtinerea unui duplicat, fie a unei fotocopii a facturii initiale, pe care furnizorul va aplica stampila si semnatura de conformitate.

Daca bunurile si serviciile nu au fost intrate in entitate, din neglijenta salariatului, in functie de prevederile din contractul de munca si din fisa de post, veti putea efectua imputarea bunurilor si serviciilor pierdute din vina salariatului.
 
In functie de valoarea imputatiei, aceasta se poate realiza cu acordul partilor daca valoarea pagubei produse este mai mica de 5 salarii minime brute pe economie, intocmindu-se si o Nota de constatare si evaluare a pagubei, conform art. 254 din Codul muncii.
 
Daca valoarea pagubei este mai mare de 5 salarii minime brute, orice imputatie a sumei trebuie agreeata doar de instanta de judecata competenta.


Raspuns oferit de specialistii www.portalcontabilitate.ro