PFA: reconstituire documente financiar-contabile pierdute

Analizam cazul unui PFA infiintat in august 2007 din arhiva caruia lipsesc primii doi ani de la infiintare. Vom vedea cum se va proceda in cazul in care se efectueaza un control.


Raspuns:

Procedura de reconstituire a documentelor financiar contabile si justificative este stabilita prin Norma metodologica privind organizarea si conducerea evidentei contabile in partida simpla de catre persoanele fizice care au calitatea de contribuabil in conformitate cu prevederile Legii 571/2003 privind Codul fiscal aprobata prin OMFP 1040/2004. Potrivit acesteia, in caz de pierdere, sustragere sau distrugere a unor documente financiar-contabile si justificative, contribuabilul va lua masuri de reconstituire a acestora in termen de cel mult 30 de zile de la constatare.

Asadar, persoana fizica autorizata trebuie sa ia masuri de reconstituire a documentelor pierdute, in conformitate cu norma metodologica mai sus redata. Aceasta are obligatia sa incheie un proces-verbal care sa cuprinda:
   - datele de identificare a documentului disparut;
   - numele si prenumele persoanei responsabile cu pastrarea documentului;
   - data si imprejurarile in care s-a constatat lipsa documentului respectiv.
 
Reconstituirea documentelor se face pe baza unui dosar de reconstituire, intocmit separat pentru fiecare caz. Acesta trebuie sa contina toate lucrarile efectuate in legatura cu constatarea si reconstituirea documentului disparut, si anume:
   - sesizarea scrisa a persoanei care a constatat disparitia documentului;
   - dovada sesizarii organelor de urmarire penala sau dovada sanctionarii disciplinare a persoanei vinovate, dupa caz;
   - copie de pe documentul reconstituit;
   - procesul-verbal de constatare a pierderii, sustragerii sau distrugerii;
   - declaratia persoanei responsabile.
 
In cazul in care documentul disparut provine de la un alt contribuabil, reconstituirea se va face de contribuabilul care a emis documentul, la cererea scrisa a PFA. In acest caz unitatea emitenta va trimite, in termen de cel mult 10 zile de la primirea cererii, documentul reconstituit.
Documentele reconstituite vor purta in mod obligatoriu si vizibil mentiunea "Reconstituit", cu specificarea numarului si a datei dispozitiei pe baza careia s-a facut reconstituirea.
Documentele reconstituite conform acestor norme constituie baza legala pentru efectuarea inregistrarilor in evidenta contabila in partida simpla.
 
In cazul gasirii ulterioare a originalelor, documentele reconstituite se anuleaza pe baza unui proces-verbal impreuna cu care se ataseaza la dosarul de reconstituire.