Reconstituirea documentelor contabile. Vezi noile prevederi

Dorim sa va informam ca la 14,12.2012 Ministerul Finantelor a publicat noul proiect de ordin pentru aprobarea Reglementarilor contabile privind contabilitatea in partida simpla. Iata care sunt dispozitiile incluse in proiect in ce priveste reconstituirea documentelor financiar-contabile distruse, pierdute sau sustrase:

1. In caz de pierdere, sustragere sau distrugere a unor documente financiar - contabile, se vor lua masuri de reconstituire a acestora, in termen de maximum 30 de zile de la constatare, iar in caz de forta majora, in termen de 90 de zile de la constatarea incetarii acesteia.

2. Persoana care constata pierderea, sustragerea sau distrugerea unor documente financiar - contabile are obligatia sa incheie un proces-verbal care sa cuprinda:

- datele de identificare a documentului disparut;
- numele si prenumele persoanei responsabile cu pastrarea documentului;
- data si imprejurarile in care s-a constatat lipsa documentului respectiv.

Persoana responsabila este obligata ca odata cu semnarea procesului-verbal sa dea o declaratie scrisa asupra imprejurarilor in care a disparut documentul respectiv.

Atunci cand pierderea, sustragerea sau distrugerea documentelor intrunesc elementele constitutive ale unei infractiuni, fapta se aduce la cunostinta organelor de cercetare penala.

3. Reconstituirea documentelor se face pe baza unui dosar de reconstituire, intocmit separat pentru fiecare caz.

Dosarul de reconstituire trebuie sa contina toate demersurile efectuate in legatura cu constatarea si reconstituirea documentului disparut, si anume:

- sesizarea scrisa a persoanei care a constatat disparitia documentului;
- dovada sesizarii organelor de cercetare penala sau dovada sanctionarii disciplinare a persoanei vinovate, dupa caz;
- copie de pe documentul reconstituit;
- procesul-verbal de constatare a pierderii, sustragerii sau distrugerii;
- declaratia persoanei responsabile.

4. In cazul in care documentul provine de la un tert, reconstituirea se face de catre tertul care a emis documentul, la cererea scrisa a persoanei care a cerut documentul. in acest caz, emitentul trimite documentul reconstituit persoanei care conduce contabilitatea in partida simpla, in termen de cel mult 10 zile de la primirea cererii.

5. In conditiile in care documentul pierdut a fost intocmit intr-un singur exemplar, reconstituirea acestuia se face urmand aceleasi proceduri prin care a fost intocmit documentul initial, mentionandu-se in antetul documentului ca este duplicat.

6. Documentele reconstituite, conform prezentelor reglementari, constituie baza legala pentru evidentierea lor in contabilitatea in partida simpla.

Nu se pot reconstitui documentele de cheltuieli nenominale (bonuri, bilete de calatorie nenominale etc.) pierdute, sustrase sau distruse inainte de a fi inregistrate in contabilitatea in partida simpla. in cazul in care vinovatii de pierderea, sustragerea sau distrugerea documentelor suporta paguba, sumele respective se recupereaza potrivit prevederilor legale.

In cazul gasirii ulterioare a originalului, documentul reconstituit se anuleaza pe baza unui proces-verbal, situatie in care acestea se ataseaza la dosarul de reconstituire.