Pierdere documente. Cum procedam privind contabilitatea?

Va prezentam, prin randurile urmatoare, ce procedura se va urma la pierderea unui facturier si a unui chitantier. Vom vedea astfel cum se procedeaza in ce priveste contabilitatea si daca se va intocmi proces-verbal anexa la decizia privind numerotarea facturilor.

Solutia consultantului:

In Normele metodologice de intocmire si utilizare a documentelor financiar-contabile, aprobate prin OMEF 3512/2008 privind documentele financiar-contabile stabilesc la capitolul E ) pct. 41-49 procedura de reconstituire a documentelor financiar-contabile pierdute, sustrase sau distruse.

Conform acestei proceduri, in termen de 3 zile de la data la care a luat cunostinta, conducatorul unitatii trebuie sa incheie un proces-verbal din care sa reiasa starea de fapt (datele de identificare a documentelor disparute, numele si prenumele persoanei responsabile cu gestionarea documentelor, data si imprejurarile in care s-a constatat lipsa documentului respectiv).
 
Acest proces-verbal se semneaza de catre conducatorul unitatii, contabilul-sef sau altau persoana imputernicita sa indeplineasca aceasta functie, persoana responsabila cu pastrarea documentului si seful ierarhic al persoanei responsabile cu pastrarea documentului, dupa caz.

Daca este vorba de documente emise de entitate, se procedeaza la reconstituirea documentelor, pe baza unui unui "dosar de reconstituire", intocmit separat pentru fiecare caz (pct. 44 si pct. 47 din Norme).

Potrivit aceleiasi norme, procesul verbal se semneaza de catre:

 - conducatorul unitatii;
 - conducatorul compartimentului financiar-contabil al unitatii sau persoana imputernicita sa indeplineasca aceasta functie;
 - persoana responsabila cu pastrarea documentului; si
 - seful ierarhic al persoanei responsabile cu pastrarea documentului, dupa caz.

Totodata, in masura in care se apreciaza ca pierderea, sustragerea sau distrugerea documentelor este urmarea unei fapte ce poate constitui infractiune, se incunostinteaza imediat organele de urmarire penala.

Suplimentar, pentru a restrange la minimum posibilitatea ca documentele pierdute sa fie utilizate in mod fraudulos de catre terti, se poate proceda la declararea nulitatii lor intr-un ziar de circulatie nationala sau in Monitorul Oficial.

Procesul verbal se anexaza la decizia interna privind alocarea si gestionarea numerelor aferente facturilor emise de societate.