Analizam astazi cazul unei societati care deconteaza beneficii angajatilor: servicii medicale si dentare. Pentru acestea, angajatii aduc chitante pe numele lor sau bonuri fiscale. Vom vedea in ce masura, in conditiile in care nu toata suma de pe chitante/ bonuri fiscale se deconteaza, este corecta inregistrarea in contabilitate.
Exemplu
Angajatul aduce chitanta pe numele lui de 500 lei. Societatea ii deconteaza 400 lei din aceasta suma.
1. inregistrare chitanta in contabilitatea firmei
6458=401 400 lei
2. inregistrare decont
401=542
Ghidul Practic al Monografiilor Contabile 2024
Planul de conturi general Functiunea si corespondenta conturilor
PFA II IF Taxe Impozite Deduceri Contributii
3. plata catre angajat a beneficiului 400 lei
542=5311 (5121)
Vom vedea daca aceasta inregistrare este corecta.
Raspuns:
Conform art. 21 alin. (4) litera f), urmatoarele cheltuieli nu sunt deductibile:
"f) cheltuielile inregistrate in contabilitate, care nu au la baza un document justificativ, potrivit legii, prin care sa se faca dovada efectuarii operatiunii sau intrarii in gestiune, dupa caz, potrivit normelor;"
In norme, la punctul 44 se precizeaza:
"44. inregistrarile in evidenta contabila se fac cronologic si sistematic, pe baza inscrisurilor ce dobandesc calitatea de document justificativ care angajeaza raspunderea persoanelor care l-au intocmit, conform reglementarilor contabile in vigoare."
De asemenea, OMFP 3512/2008 privind documentele financiar-contabile, in anexa 1, face referire la elementele pe care trebuie sa le contina un document justificativ pentru a putea fi inregistrat in contabilitate (art. 2).
Rezulta, asadar, ca documentele emise pe numele salariatilor nu pot fi inregistrate in contabilitatea firmei.
Daca, totusi, acestea sint inregistrate in contabilitatea angajatorului, acestea sint, bineinteles, cheltuieli nedeductibile la calculul impozitului pe profit, deoarece nu au calitatea de document justificativ.
In ceea ce priveste tratamentul fiscal, facem precizarea ca suma de 400 lei inregistrata in contul 6458 este nedeductibila la calculul impozitului pe profit, iar pentru salariat este considerata avantaj conform art. 53 alin. (3) litera b) din codul fiscal , incluzindu-se in veniturile salariale in luna in care i-a fost acordata salariatului si urmind regulile de impunere cu impozit de 16% si contributii sociale, nefiind exceptata de la acestea.
Suma respectiva va fi inclusa pe statul de plata doar pentru impozitare cu 16% si contributii, fara a fi inregistrata in contul 641 si 421.
Tratamentul contabil propus de dvs nu este incorect, insa propunem sa fie urmatorul, deoarece contul 401 se utilzeaza atunci cind avem o factura:
6458 = 542 400 lei - pe baza decontului intocmit, avind atasat chitanta / bonul;
542 = 5311 (5121) 400 lei - pe baza de dispozitie de plata.
