Intocmire decont extern. Ce prevede legislatia?

Vom stabili, prin cele ce urmeaza, in ce masura se poate face decont extern in cazul in unei societati care trimite patru persoane in deplasari externe, doar una dintre acestea avand un card bancar pentru a plati in afara. Vom stabili daca aceste deconturi vor trebui individualizate (intocmite nominal).


Raspuns:

Dupa cum se cunoaste, conform utilizarii planului de conturi, adoptat prin OMFP 3055/2009 privind contabilitatea, avansurile de trezorerie acordate salariatilor aflati in deplasare se inregistreaza in contul 542 "Avansuri de trezorerie”.

Acest cont reprezinta a creanta a societatii asupra salariatului, pana la justificarea sumelor de catre salariatul aflat in deplasare.

Astfel, consideram ca sunt aplicabile imediat prevederile de la pct. 188 alin. (1) din OMFP 3055/2009, ce stabileste ca fiecare creanta se evidentiaza in mod individual in contabilitate, utilizandu-se analitice distincte.

Prin urmare, noi consideram ca fiecare dintre aceste persoane inregistreaza un drept de creanta asupra societatii, cel putin la nivelul sumelor avansate spre decontare sau a diurnei de care beneficiaza fiecare persoana.

Astfel, consideram necesar si obligatoriu sa se intocmeasca cate un document pentru fiecare dintre salariatii aflati in deplasare, care sa corespunda situatiei personale ale fiecaruia, sume primite, diurna acordata, alte sume ce au legatura cu delegatia.

Este foarte adevarat ca din punct de vedere practic, persoana ce are dreptul sa utilizeze cardul societatii, probabil va fi si persoana responsabila cu justificarea sumelor cheltuite in baza calculului societatii, insa acest lucru nu este de legislatie contabila, ci de organizare a persoanelor cu responsabilitati in societate.

Mai retinem si faptul ca fiecare persoana salariata este un contributor la impozitul pe venitul datorat din salarii, iar eventuale avantaje de natura salariala, ca urmare a acestei delegatii, nu ar trebui cumulate in patrimoniul unei singure persoane pentru cele 4 persoane aflate in deplasare, ci individual, in functie de situatia personala a fiecaruia.