Subventie POSCCE. Cum facem inregistrarile contabile?

Analizam mai jos cazul unei societati X care a incehait un contract cu ANCS cu fonduri europene "POS CCE", valoarea finantarii fiind nerambursabila 100% din cheltuielile eligibile, obiectul acestuia fiind realizarea pe studiu de cercetare a unui soft de detectare. Contractul prevede primirea unei prefinantari din valoarea totala.

Vom vedea cum se recunoaste in contabilitate valoarea contractului, a prefinantarii si pe ce cont de venit se inregistreaza lunar contravaloarea cheltuielilor eligibile in conditiile in care contractul prevede cheltuieli de personal, de regie, de achizitie obiecte de inventar si mijloace fixe.

De asemenea, vom vedea daca se recunoaste contractul ca investitie sau daca trebuie inregistrate note contabile separat atat pe exploatare, cat si pe investitie.

In plus, in cazul in care se vor inregistra separat cheltuielile mai sus mentionate, vom stabili in ce categorie se incadreaza pe fiecare in parte (exploatare sau investitie).

Subventiile, de oriunde ar fi primite, se impart in doua mari categorii:

- subventii pentru investitii (destinate achizitiei de active imobilizate)
- subventii aferente veniturilor (destinate acoperirii unor cheltuieli din activitatea de exploatare).

Ca urmare a acestei clasificari, si inregistrarea in contabilitate se face distinct, avand tratamente contabile si fiscale diferite, in functie de natura subventiei.

Rolul subventiei este acela de a acoperi, de a contrabalansa anumite cheltuieli ale societatii, efectuate din aceste sume de bani (fie ca sunt cheltuieli de exploatare, fie ca, intr-un final, sunt cheltuielile cu amortizarea mijloacelor fixe).
 
Pentru a putea inregistra in mod corect valoarea contractului privind subventia (finantarea) ce urmeaza a fi primita, trebuie, evident, sa stim natura cheltuielilor ce vor fi acoperite prin subventie.

In mod cert, in contract, pe baza unui buget deja aprobat, sunt evidentiate distinct sumele ce urmeaza sa fie incasate ca subventie aferente cheltuielilor si sumele ce urmeaza a fi incasate ca subventie aferente unor active imobilizate (mijloace fixe).

Inregistrarea contractului, in functie de cele doua destinatii ale subventiei, se face in felul urmator:
4458 / Autoritatea de management = 472 / analitic subventie venituri - cu valoarea totala a sumelor din contract aferente cheltuielilor de personal, de regie, de achizitie obiecte de inventar = 50.000 lei
si
4458 / Autoritatea de management = 4758 - cu valoarea sumelor din contract aferente mijloacelor fixe = 10.000 lei
Total subventie = 60.000 lei.
 
Incasarea prefinantarii nu conduce la o reducere a creantei cu subventia inregistrata in contul 445, deoarece se poate presupune ca, din varii motive, activitatea pentru care solicit subventia nu se mai poate desfasura.

Asadar, incasarea prefinantarii se inregistreaza pe un cont de creditori, urmand ca dupa incasarea diferentei sa se procedeze la regularizare.

De mentionat ca, totusi, prefinantarea nu se inregistreaza decat la momentul incasarii sale si nu pe baza de contract.

La incasarea prefinantatarii se face urmatoarea inregistrare, presupunaind ca aceasta este de 30% din valoarea subventiei [(50.000 lei + 10.000 lei) * 30% = 18.000 lei]:
5121 = 462 / Autoritatea de management  18.000 lei.
 
In acest moment, societatea incepe sa desfasoare activitatile respective.
Achizitioneaza mijloace fixe de 10.000 lei, pe care le si achita furnizorilor:
213 = 404  10.000 lei
404 = 5121 10.000 lei

Se incaseaza subventia aferenta mijlocelor fixe:
5121 = 4458 / Autoritatea de management 10.000 lei.
 
Pe baza proceselor-verbale de punere in functiune, din luna urmatoare punerii in functiune a mijloacelor fixe se calculeaza si de inregistreaza amortizarea acestora.

Presupunem ca s-au achizitionat 2 laptopuri, de 5.000 lei fiecare, pentru care s-a stabilit o amortizare contabila conform catalogului de 4 ani.

Astfel, amortizarea lunara a acestora este de 10.000 lei : 4 ani : 12 luni = 208,33 lei.
Inregistrarea lunara a amortizarii:
6811 = 2813  208,83 lei.
 
Aici facem urmatoarea remarca: specific subventiilor (de orice natura) este faptul ca functioneaza pe principiul neutralitatii, in sensul ca orice activitate desfasurata pe baza de subventii va avea rezultat financiar zero (nu exista pierdere, nu exista profit).
 
Asadar, dupa inregistrarea cheltuielii cu amortizarea, aceasta trebuie contrabalansata, acoperita de un venit. Ideea este ca in cazul mijloacelor fixe, cheltuiala care se acopera prin subventie este amortizarea, astfel incat, lunar, odata cu inregistrarea cheltuielii cu amortizarea si pe toata durata de amortizare, se va inregistra si un venit, o cota parte din subventie, la randul sau "amortizata" pe cei 4 ani (din exemplul nostru).

Acest venit este dat de suma din contul 4758 (de 10.000 lei, inregistrata pe baza contractului), care va urma calculul amortizarii: 10.000 lei : 4 ani : 12 luni = 208,83 lei.

Deci, odata cu amortizarea, vom avea si reluarea la venit a subventiei pentru investitii: 4758 = 7584  208,83 lei, rezulta profit zero.

Cheltuiala cu amortizarea este deductibila fiscal, iar venitul din subventii pentru investitii este impozabil, rezultatul fiscal fiind zero.
 
Se incaseaza diferenta de subventie, de la Autoritatea de Management, de 32.000 lei (60.000 lei - 10.000 lei - 18.000 lei):

5121 = 4458 / Autoritatea de management   32.000 lei.
Se face regularizarea prefinantarii incasate:
462 / Autoritatea de management  = 4458 / Autoritatea de management   18.000 lei.
 
De acum incolo, societatea efectueaza celelalte cheltuieli eligibile prevazute in contract.
Angajeaza salariati pentru realizarea obiectului proiectului, pentru care se inregistreaza cheltuieli cu personalul de 30.000 lei, iar cheltuielile si asigurarile datorate de firma sunt de 9.000 lei.

Inregistrarea lor in contabilitate:
641 = 421   30.000 lei
64x = 43x     9.000 lei
si, concomitent, se reia la venituri din subventii de exploatare cota parte din venitul in avans, aferent celor doua tipuri de cheltuieli (de personal si cu contributiile firmei):
472 / analitic subventie venituri = 7414   30.000 lei
472 / analitic subventie venituri = 7415     9.000 lei
 
Se inregistreaza si se plateste factura de energie electrica (o consideram cheltuiala eligibila):
605 = 401    3.000 lei
401 = 5121  3.000 lei
si, concomitent, se reia la venituri din subventii de exploatare cota parte din venitul in avans:
472 / analitic subventie venituri = 7413  3.000 lei.
 
Se inregistreaza si se plateste factura de gaze (o consideram cheltuiala eligibila):
605 = 401  2.000 lei
401 = 5121 2.000 lei
si, concomitent, se reia la venituri din subventii de exploatare cota parte din venitul in avans:
472 / analitic subventie venituri = 7413  2.000 lei.
 
Presupunem ca se achizitioneaza obiecte de inventar in valoare de 16.000 lei (diferenta dintre 60.000 lei si salarii, contributii, energie electrica si gaze), care, pe baza de bon de consum, se dau in consum:
303 = 401   16.000 lei
401 = 5121 16.000 lei
si, concomitent, se reia la venituri din subventii de exploatare cota parte din venitul in avans:
472 / analitic subventie venituri = 7412  16.000 lei.
 
Si pe partea de cheltuieli, rezultatul contabil si cel fiscal sunt zero, cheltuielile fiind deductibile, iar veniturile din subventii de exploatare fiind impozabile.

De asemenea, se observa ca pentru fiecare tip de cheltuiala eligibila, pentru care se obtine subventie, exista un venit specific ce o contracareaza, din grupa 741 "Venituri din subventii de exploatare".
 
Regula:

- am inregistrat cheltuiala, concomitent, cu aceeasi suma, am inregistrat si venitul din subventie (de investitii sau de exploatare).

Baza legala:

- Sectiunea 8.8. "SUBVENTII SI ACTIVE PRIMITE PRIN TRANSFER DE LA CLIENTI" din Reglementarile contabile aprobate prin OMFP 3055/2009;
- grupa de conturi 741 "Venituri din subventii de exploatare" si functiunea acestora;
- contul 7584 "Venituri din subventii pentru investitii" si functiunea sa;
- OMFP 3512/2008 privind documentele financiar contabile.

Raspuns oferit de specialistii www.portalcontabilitate.ro