Factura electronica. Ce procedura trebuie urmata conform legii

In situatia in care o firma doreste sa arhiveze eletronic facturile emise si sa le transmita clientilor pe mail, trebuie urmata o anumita procedura conform legii. Vom afla de la specialistul nostru daca, din punct de vedere legislativ, trebuie trecut pe factura electronica un anumit articol astfel incat sa nu mai fie necesare stampila si semnatura.

Factura electronica: raspunsul specialistului
 

1.  Facturi in format electronic

Art. 319 din Codul fiscal, stabileste la alin (1)  ca, sunt considerate facturi documentele sau mesajele pe suport hartie ori in format electronic, daca acestea indeplinesc conditiile stabilite. Stampila si semnatura nu sunt elemente obligatorii nici pentru factura electronica nici pentru factura pe suport hartie conform prevederilor de la art. 319 alin. (29) din Codul fiscal.

La alin (4) se mentioneaza ca prin factura electronica se intelege o factura care contine informatiile solicitate si care a fost emisa si primita in format electronic.

Potrivit pct. 98 alin. (1) –(3) din Normele metodologice:

98. (1) Pentru ca o factura sa fie considerata factura electronica, aceasta trebuie sa fie emisa si primita in format electronic, tipul formatului electronic al facturii fiind optiunea persoanelor impozabile. Formatul electronic al unei facturi poate fi, de exemplu, de tip xml, pdf.

(2) In sensul art. 319 alin. (4) din Codul fiscal, facturile create pe suport hartie care sunt scanate, trimise si primite in format electronic sunt considerate facturi electronice. Facturile create in format electronic, de exemplu, prin intermediul unui program informatic de contabilitate sau a unui program de prelucrare a textelor, trimise si primite pe suport hartie nu sunt considerate facturi electronice.

(3) Acceptarea de client a facturii electronice poate include orice acord scris, formal sau informal, precum si un accept tacit, cum ar fi faptul ca a procedat la procesarea ori plata facturii electronice. Acceptul clientului de a utiliza factura electronica reprezinta confirmarea acestuia ca detine mijloacele tehnice necesare primirii facturii electronice, precum si ca are capacitatea de a asigura autenticitatea originii, integritatea continutului si lizibilitatea facturii."

Utilizarea facturii electronice face obiectul acceptarii de catre destinatar, conform prevederilor de la art. 319 alin. (24) din Codul fiscal.

Cartea verde a contabilitatii varianta tiparita

Vezi AICI detalii

Cartea Verde a PFA Contabilitatea si obligatiile fiscale

Vezi AICI detalii

Manual de politici contabile - Stick USB

Vezi AICI detalii

Facturile pot fi stocate pe suport hartie sau in format electronic, indiferent de forma originala in care au fost trimise ori puse la dispozitie, conform prevederilor de la art. 319 alin. (35) din Codul fiscal.

Prin urmare, facturile primite in format electronic pot fi stocate de beneficiar pe suport hartie.

Beneficiarul isi poate exercita dreptul de deducere a TVA inscrise in facturile primite electronic si printate, daca facturile contin elementele obligatorii prevazute la art. 319 alin. (19) din Codul fiscal, in masura in care toate celelalte conditii prevazute de lege pentru exercitarea dreptului de deducere sunt indeplinite.

Prin urmare, incheierea unui acord cu beneficiarii cu privire la trimiterea facturilor prin e-mail, este o obligatie a furnizorului respectiv.

De regula, facturile se pot trimite/primite fie prin posta, pe suport hartie, fie prin posta electronica (e-mail).
 

 2. Decizie interna de numerotare a facturilor

La pct. 24 din OMFP 2634/2015 privind documentele financiar-contabile, cu modificarile si completarile ulterioare, se prevede ca:

"Entitatile vor asigura un regim intern de numerotare a documentelor financiar-contabile, astfel:

- persoanele care raspund de organizarea si conducerea contabilitatii vor desemna, prin decizie interna scrisa, o persoana sau mai multe, - fiecare document va avea un numar de ordine sau o serie, dupa caz, numar sau serie ce trebuie sa fie secvential(a), stabilit(a) de entitate. In alocarea numerelor se va tine cont de structura organizatorica, respectiv gestiuni, puncte de lucru, sucursale etc.;

- entitatile vor emite proceduri proprii de stabilire si/sau alocare de numere ori serii, dupa caz, prin care se va mentiona, pentru fiecare exercitiu financiar, care este numarul sau seria de la care se emite primul document.

Prin urmare, pentru numerotarea documentelor (facturi, chitante, NIR-uri, Dispozitii de incasare/plata (DI/DP) etc, trebuie urmata procedura de mai inainte.

 3. Arhivarea documentelor

In situatia in care societatea pastreaza documentele financiar-contabile in format hartie, arhivarea lor trebuie sa respecte doua reguli generale, si anume:

Documentele sa fie grupate in dosare, numerotate si snuruite;

Gruparea documentelor in dosare sa fie facuta cronologic si sistematic, in cadrul fiecarui exercitiu financiar la care se refera acestea.

Aceste dosare trebuie pastrate in spatii special amenajate, unde pot fi asigurate impotriva degradarii, distrugerii sau sustragerii.

 In cazul pastrarii pe suport electronic a documentelor financiar-contabile, inclusiv a celor care au fost convertite din format hartie in format electronic, nu este obligatorie aplicarea prevederilor Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor in forma electronica, republicata.

Raspuns oferit pe portalcontabilitate.ro de Dana Hristu - Consultant fiscal si expert contabil si auditor financiar.