ANAF a elaborat un ghid privind intocmirea si utilizarea principalelor documente financiar-contabile si obligatii referitoare la intocmirea raportarilor anuale prevazute de Legea contabilitatii.
Noul ghid prezentat de institutie se adreseaza persoanelor fizice si asocierilor fara personalitate juridica si persoanelor juridice romane care au obligatia de a conduce contabilitatea in partida simpla sau in partida dubla, dupa caz.
Prezentam, in continuare, cateva informatii importante “culese” din ghidul ANAF.
Ghid ANAF privind intocmirea si utilizarea principalelor documente financiar-contabile
I. CATEGORII DE PERSOANE CARE APLICA REGLEMENTARILE CONTABILE PRIVIND CONTABILITATEA IN PARTIDA SIMPLA
Reglementarile contabile privind contabilitatea in partida simpla se aplica de catre urmatoarele categorii de persoane:
1. persoanele fizice si asocierile fara personalitate juridica, ale caror venituri sunt supuse impozitului pe venit in conformitate cu prevederile Codului fiscal al caror venit net anual este determinat in sistem real, pe baza datelor din contabilitate, si este obtinut din urmatoarele surse:
a) activitati independente;
Manualul Contabilului Incepator - stick USB
Ghidul practic al contabilitatii in 2024 Legislatie explicata - Exemple detaliate - Monografii contabile complete
Declaratia Unica 2024 Impozit pe venit Contributii CAS si CASS
b) cedarea folosintei bunurilor, inclusiv inchirierea de imobile/apartamente/camere, de catre persoane fizice care desfasoara activitati producatoare de venit si al caror venit net anual este determinat in sistem real, potrivit Codului fiscal;
c) activitati agricole, silvicultura si piscicultura.
Persoanele care desfasoara activitati independente si care au obligatia tinerii contabilitatii sunt persoanele care obtin venituri din:
a) activitati economice (persoane fizice autorizate, intreprinderi individuale si intreprinderi familiale);
b) profesii libere (medici, avocati, notari, auditori financiari, consultanti fiscali, experti contabili, arhitecti si alte profesii reglementate);
c) drepturi de proprietate intelectuala (in conditiile in care opteaza pentru determinarea venitului net in sistem real);
2. persoanele sau entitatile care, prin actul normativ de infiintare, prin legi speciale sau prin alte acte normative, au obligatia tinerii contabilitatii in partida simpla, cu exceptia persoanelor juridice fara scop patrimonial.
1. Norme generale privind contabilitatea in partida simpla
- Contabilitatea in partida simpla se tine in limba romana si in moneda nationala.
- Orice operatiune economico-financiara se consemneaza in momentul efectuarii ei intr-un document care sta la baza evidentierii in contabilitatea in partida simpla, dobandind astfel calitatea de document justificativ.
- Documentele justificative care se evidentiaza in contabilitatea in partida simpla angajeaza raspunderea persoanelor care le-au intocmit.
2. Registre obligatorii
2.1 Registre contabile
Pentru evidentierea in contabilitatea in partida simpla a operatiunilor efectuate se utilizeaza urmatoarele registre contabile:
- Registrul-jurnal de incasari si plati - serveste la inregistrarea cronologica a tuturor sumelor incasate si platite, atat in numerar, cat si prin conturi bancare. Sumele inregistrate in acest registru se totalizeaza lunar.
- Registrul-inventar - serveste la inregistrarea elementelor de natura activelor si datoriilor inventariate. Termenul de pastrare a Registrului-jurnal de incasari si plati si a Registrului-inventar este de 10 ani.
2.2 Registrul de evidenta fiscala
Registrul de evidenta fiscala are ca scop inscrierea informatiilor care stau la baza determinarii venitului net anual/pierderii nete anuale cuprins/cuprinse in Declaratia unica privind impozitul pe venit si contributiile sociale datorate de persoanele fizice.
In cazul asocierilor fara personalitate juridica si entitatilor supuse regimului transparentei fiscale, informatiile din Registrul de evidenta fiscala stau la baza determinarii venitului net anual/pierderii nete anuale cuprins/cuprinse in Declaratia anuala de venit pentru asocierile fara personalitate juridica si entitati supuse regimului transparentei fiscale (format electronic / format hartie).
3. Formulare financiar – contabile
Prezentam mai jos, cele mai uzitate formulare financiar contabile:
- Fisa mijlocului fix – serveste ca document pentru evidenta analitica mijloacelor fixe si se intocmeste pentru fiecare mijloc fix. In cazul mijloacelor fixe de aceeasi natura si de aceeasi valoare, care au aceleasi cote de amortizare si sunt puse in functiune in aceeasi luna, poate fi intocmita o singura fisa a mijloacelor fixe.
- Factura – este un document justificativ care sta la baza inregistrarii in contabilitate a operatiunilor economice si se utilizeaza in conformitate cu prevederile Codului Fiscal.
- Avizul de insotire a marfii – serveste ca: document de insotire a marfii pe timpul transportului, document ce sta la baza intocmirii facturii, dispozitie de transfer al valorilor materiale de la o gestiune la alta, dispersate teritorial, ale aceleiasi entitati, document de primire in gestiune document de descarcare din gestiune a bunurilor cedate cu titlu gratuit, dupa caz.
- Lista de inventariere – document utilizat pentru inventarierea bunurilor aflate in gestiune si care sta la baza intocmirii Registrului-inventar, in care sunt inregistrate elementele de natura activelor si datoriilor inventariate (elementele patrimoniale, creantele si datoriile persoanei care conduce contabilitatea in partida simpla).
- Chitanta si Chitanta pentru operatiuni in valuta – sunt documente justificative de inregistrare in Registrul de incasari si plati si in contabilitate a incasarilor si platilor efectuate in numerar (lei/valuta), precum si a depunerilor de sume la casieria entitatii.
- Dispozitia de plata/incasare catre casierie – serveste ca: dispozitie pentru casierie, in vederea achitarii in numerar a unor sume, potrivit dispozitiilor legale, inclusiv a avansurilor aprobate pentru cheltuieli de deplasare, precum si a diferentei de incasat de catre titularul de avans in cazul justificarii unor sume mai mari decat avansul primit, pentru procurare de materiale etc.; dispozitie pentru casierie, in vederea incasarii in numerar a unor sume care nu reprezinta venituri din activitatea de exploatare, potrivit dispozitiilor legale; document justificativ de inregistrare in Registrul de incasari si plati si in contabilitate, in cazul platilor in numerar efectuate fara alt document justificativ, dupa caz.
II. CATEGORII DE PERSOANE CARE APLICA REGLEMENTARILE CONTABILE PRIVIND CONTABILITATEA IN PARTIDA DUBLA
Urmatoarele categorii de persoane au obligatia sa conduca contabilitatea in partida dubla si sa intocmeasca situatii financiare anuale, potrivit reglementarilor contabile aplicabile:
a) societatile comerciale, societatile/companiile nationale, regiile autonome, institutele nationale de cercetare-dezvoltare, societatile cooperatiste si celelalte persoane juridice;
b) asociatiile si celelalte persoane juridice cu si fara scop patrimonial;
c) subunitatile fara personalitate juridica, cu sediul in strainatate, care apartin persoanelor de la literele (a) si (b), cu sediul in Romania, precum si subunitatile fara personalitate juridica din Romania care apartin unor persoane juridice cu sediul in strainatate.
1. Norme generale privind contabilitatea in partida dubla
- Contabilitatea se tine in limba romana si in moneda nationala.
- Contabilitatea operatiunilor efectuate in valuta se tine atat in moneda nationala, cat si in valuta, potrivit reglementarilor elaborate in acest sens.
- Orice operatiune economico-financiara efectuata se consemneaza in momentul efectuarii ei intr-un document care sta la baza inregistrarilor in contabilitate, dobandind astfel calitatea de document justificativ.
- Documentele justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitate angajeaza raspunderea persoanelor care le-au intocmit, vizat si aprobat, precum si a celor care le-au inregistrat in contabilitate, dupa caz.
2. Registre obligatorii
2.1 Registre contabile
Registrele de contabilitate obligatorii sunt:
- Registrul-jurnal - este un document contabil obligatoriu in care se inregistreaza cronologic toate operatiunile economico-financiare efectuate de entitate.
- Registrul-inventar - este un document contabil obligatoriu in care se inregistreaza elementele de natura activelor, datoriilor si capitalurilor proprii, grupate in functie de natura lor, inventariate de entitate, potrivit legii.
- Cartea mare - este un document contabil obligatoriu in care se inregistreaza lunar si sistematic, prin regruparea conturilor, miscarea si existenta tuturor elementelor de natura activelor, datoriilor si capitalurilor proprii, la un moment dat. Acesta este un document contabil de sinteza si sistematizare si contine simbolul contului si al conturilor corespondente (debitoare sau creditoare), rulajul debitor si creditor, precum si soldul contului. Registrul Cartea mare poate contine cate o fila pentru fiecare cont sintetic utilizat de entitate. Acest registru sta la baza intocmirii balantei de verificare.
Registrul Cartea mare poate fi inlocuit cu Fisa de cont pentru operatiuni diverse.
2.1.1 Pastrarea si arhivarea registrelor contabile si a documentelor justificative
Registrele de contabilitate obligatorii si documentele justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitate se pastreaza in arhiva timp de 10 ani, cu incepere de la data incheierii exercitiului financiar in cursul caruia au fost intocmite, cu exceptia statelor de salarii, care se pastreaza timp de 50 de ani.
Prin exceptie, se pot stabili, in mod justificat, prin ordin al ministrului finantelor publice, registrele de contabilitate si documentele justificative care se pastreaza timp de 5 ani.
In caz de pierdere, sustragere sau distrugere a documentelor financiar-contabile se vor lua masuri de reconstituire a acestora, potrivit reglementarilor emise in acest sens, in termen de maximum 30 de zile de la constatare, iar in caz de forta majora, in termen de 90 de zile de la constatarea incetarii acesteia.
