Experienta de peste 15 ani in domeniul arhivarii ne-a invatat ca provocari considerabile legate de arhivarea documentelor companiei pot fi spatiul de depozitare si distrugerea documentelor.
Efectuata la solicitarea companiei sau institutiei, distrugerea securizata a documentelor, in conformitate cu reglementarile legale in vigoare (Legea Arhivelor Nationale, nr. 16/1996 cu modificarile ulterioare) implica doua etape:
1. Distrugerea documentelor prin tocare si/sau fragmentare
2. Predarea deseurilor, astfel rezultate, catre un colector autorizat- reciclator final. In aceasta faza este important sa retinem ca pentru operatiunea de distrugere este necesar avizul de selectionare de la Arhivele Nationale si ulterior, eliberarea certificatului de distrugere si predarea deseurilor catre reciclatori autorizati.
Prin urmare, recomandam respectarea unei etapizari clare a operatiunilor de distrugere confidentiala si colaborarea cu un furnizor acreditat de servicii de arhivare pentru economii de timp, bani si pastrarea securitatii documentelor. Din avantajele unui astfel de parteneriat, amintim:
- consultanta de specialitate in vederea obtinerii avizului de selectionare de la Arhivele Nationale;
- selectarea corecta a datelor si documentelor ce urmeaza a fi distruse
Cartea verde a contabilitatii varianta tiparita
Ghidul practic al contabilului din domeniul constructiilor
Contabilitatea HORECA Monografii contabile si cazuri practice
- colectarea si transportul securizat al documentelor ce contin informatii confidentiale
- distrugerea securizata cu utilaje clasificate care impiedica reconstituirea informatiilor;
- eliberarea certificatului de distrugere securizata si predarea deseurilor rezultate catre reciclatori autorizati.
SDA – Servicii de Depozitare si Arhivare SRL vine in sprijinul firmelor si institutiilor cu solutii personalizate privind distrugerea documentelor, in doua variante, in functie de specificul fiecarui partener in parte:
- Distrugere simpla: predarea documentelor catre un reciclator autorizat si eliberarea certificatului de distrugere;
- Distrugere securizata: tocarea documentelor, apoi predarea materialului rezultat reciclatorului si eliberarea certificatului de distrugere.
Managementul arhivei poate aduce economii de pana la 40% in bugetul destinat arhivarii daca este gandit si aplicat in baza unei solutii adaptate companiei sau institutiei. Despre toate acestea puteti afla din Noul Ghid GRATUIT „Cum faci economii optimizand activitatea de arhivare?”, subiectele abordate fiind:
- Ce prevede legislatia referitoare la arhivare?
- Care sunt costurile reale ale arhivarii la nivel intern?
- Cum eficientizati activitatea de arhivare?
- Ce implica distrugerea documentelor?
- Ce presupune evaluarea arhivei ?
