Nota de credit (credit note): Cand se intocmeste si studiu de caz practic

In mod specific, motivele care genereaza pregatirea acestui document sunt urmatoarele:

• Din cauza erorilor sau greselilor facute la emiterea facturii. Acestea se pot datora unor situatii in pretul sau cantitatea de bunuri. La fel, se poate intampla ca odata ce anumite cantitati de marfuri au fost facturate, totalul cantitatii necesare nu exista in stocul de expediere.
   
• Pentru promotii care nu sunt reflectate in sistemul de facturare. Exista situatii in care sistemul nu accepta anumite tipuri de promotii incluse pentru anumite marfuri sau produse.
   
• Pentru negocierile purtate cu anumiti clienti speciali.
   
• Pentru retururile efectuate de client.
   
• Pentru marfurile sau produsele care prezinta defecte, care sunt revizuite de client dupa ce au fost facturate.

In practica, documentul "credit note" este intocmit de catre furnizorul de bunuri sau servicii care, ulterior vanzarii, acorda o reducere comerciala.

Acest document este similar unei facturi de stornare sau de corectare a unei operatiuni deja efectuate. De aceea, documentul "credit note" trebuie sa cuprinda si informatii referitoare la documentul initial in care a fost consemnata livrarea de bunuri sau prestarea de servicii.

Conform art. 287 din Codul fiscal:

“Baza de impozitare se reduce in urmatoarele situatii:
a) In cazul desfiintarii totale sau partiale a contractului pentru livrarea de bunuri sau prestarea de servicii, inainte de efectuarea acestora, dar pentru care au fost emise facturi in avans;

b) In cazul refuzurilor totale sau partiale privind cantitatea, calitatea ori preturile bunurilor livrate sau ale serviciilor prestate, precum si in cazul desfiintarii totale ori partiale a contractului pentru livrarea sau prestarea in cauza ca urmare a unui acord scris intre parti sau ca urmare a unei hotarari judecatoresti definitive/definitive si irevocabile, dupa caz, sau in urma unui arbitraj;

c) in cazul in care se acorda reduceri de pret dupa livrarea bunurilor sau prestarea serviciilor;

d) in cazul in care contravaloarea bunurilor livrate sau a serviciilor prestate nu se poate incasa ca urmare a intrarii in faliment a beneficiarului sau ca urmare a punerii in aplicare a unui plan de reorganizare admis si confirmat printr-o sentinta judecatoreasca, prin care creanta creditorului este modificata sau eliminata. Ajustarea este permisa incepand cu data pronuntarii hotararii judecatoresti de confirmare a planului de reorganizare, iar, in cazul falimentului beneficiarului, incepand cu data sentintei sau, dupa caz, a incheierii, prin care s-a decis intrarea in faliment, conform legislatiei privind insolventa. Ajustarea se efectueaza in termen de 5 ani de la data de 1 ianuarie a anului urmator celui in care s-a pronuntat hotararea judecatoreasca de confirmare a planului de reorganizare, respectiv a celui in care s-a decis, prin sentinta sau, dupa caz, prin incheiere, intrarea in faliment. In cazul in care intrarea in faliment a avut loc anterior datei de 1 ianuarie 2019 si nu a fost pronuntata hotararea judecatoreasca definitiva/definitiva si irevocabila de inchidere a procedurii prevazute de legislatia insolventei pana la aceasta data, ajustarea se efectueaza in termen de 5 ani de la data de 1 ianuarie 2019. Ajustarea este permisa chiar daca s-a ridicat rezerva verificarii ulterioare, conform Codului de procedura fiscala. Prin efectuarea ajustarii se redeschide rezerva verificarii ulterioare pentru perioada fiscala in care a intervenit exigibilitatea taxei pe valoarea adaugata pentru operatiunea care face obiectul ajustarii. In cazul in care, ulterior ajustarii bazei de impozitare, sunt incasate sume aferente creantelor respective, se anuleaza corespunzator ajustarea efectuata, corespunzator sumelor incasate, prin decontul perioadei fiscale in care acestea sunt incasate.

e) In cazul in care cumparatorii returneaza ambalajele in care s-a expediat marfa, pentru ambalajele care circula prin facturare.

f) in cazul in care contravaloarea totala sau partiala a bunurilor livrate sau a serviciilor prestate nu a fost incasata de la beneficiarii persoane fizice in termen de 12 luni de la termenul de plata stabilit de parti, ori in lipsa acestuia, de la data emiterii facturii, cu exceptia situatiei in care furnizorul/prestatorul si beneficiarul sunt parti afiliate in sensul art. 7 pct. 26. Ajustarea se efectueaza in termen de 5 ani de la data de 1 ianuarie a anului urmator celui in care a intervenit termenul de plata stabilit de parti, ori in lipsa acestuia, a anului urmator celui in care s-a emis factura. Ajustarea este permisa numai in cazul in care se face dovada ca s-au luat masuri comerciale pentru recuperarea creantelor de pana la 1.000 lei, inclusiv, respectiv ca au fost intreprinse proceduri judiciare pentru recuperarea creantelor mai mari de 1.000 lei. Ajustarea este permisa chiar daca s-a ridicat rezerva verificarii ulterioare, conform Codului de procedura fiscala. Prin efectuarea ajustarii se redeschide rezerva verificarii ulterioare pentru perioada fiscala in care a intervenit exigibilitatea taxei pe valoarea adaugata pentru operatiunea care face obiectul ajustarii. In cazul in care, ulterior ajustarii bazei de impozitare, sunt incasate sume aferente creantelor respective, se anuleaza ajustarea efectuata, corespunzator sumelor incasate. Ajustarea efectuata se anuleaza, in cazul creantelor mai mari de 1.000 de lei, daca furnizorul/prestatorul renunta la procedurile judiciare intreprinse pana la emiterea unei hotarari definitive.”

La pct. 32 (1) din Normele Metodologice, se precizeaza ca in situatiile prevazute la art. 287 din Codul fiscal, furnizorii de bunuri si/sau prestatorii de servicii isi ajusteaza baza impozabila a taxei dupa efectuarea livrarii/prestarii sau dupa facturarea livrarii/prestarii, chiar daca livrarea/prestarea nu a fost efectuata, dar evenimentele prevazute la art. 287 din Codul fiscal intervin ulterior facturarii si inregistrarii taxei in evidentele persoanei impozabile.

In acest scop furnizorii/prestatorii trebuie sa emita facturi cu valorile inscrise cu semnul minus cand baza de impozitare se reduce sau, dupa caz, fara semnul minus, daca baza de impozitare se majoreaza, care vor fi transmise si beneficiarului.

Prevederile acestui alineat se aplica si pentru livrari intracomunitare.

Potrivit prevederilor de la pct. 76(5) din OMFP 1802/2014, reducerile comerciale legate de prestarile de servicii, primite ulterior facturarii, respectiv acordate ulterior facturarii, indiferent de perioada la care se refera, se evidentiaza distinct in contabilitate (contul 609 "Reduceri comerciale primite", respectiv contul 709 "Reduceri comerciale acordate"), pe seama conturilor de terti.

Intrebare: "Va rog sa ma sprijiniti in intelegerea corecta a unei note de credit pentru acordarea de discount la o factura de servicii. Consider ca furnizorul ar trebui sa emita o Credit Note, astfel se anuleaza creanta pe care o are de incasat de la societatea noastra si, reciproc, fiind noi furnizori si ei clienti din Uniunea Europeana. De asemenea, pentru clarificarea acestei situatii, este important de stiut termenii si conditiile din contractul dintre cele doua parti, referitoare la modul de emitere a Credit Notes, de stingere a datoriilor si, daca este cazul, de prescriere a acestora.

Ma intereseaza monografia contabila la cele doua societati implicate."

Opinia specialistului: Apreciez ca rationamentul dvs. este corect.

1. In situatia in care furnizorul este din UE si dvs. sunteti client, veti ajusta baza de impozitare a TVA conform art. 287 mai sus mentionat.

Declarati reducerea primita in D390.

Inregistrarile contabile sunt:
401 = 609
4426 = 4427 in rosu

2. In situatia in care dvs. sunteti furnizorul, iar clientul este din UE, veti inregistra:
709=4111

Se va inregistra in D390 cu semnul minus la tip de operatiune P, in D300 se inregistreaza cu semnul minus la rd. 3.

Raspuns oferit in luna decembrie 2025 de catre specialistii site-ului PortalContabilitate. Dati click AICI pentru a vedea toate noutatile contabile + consultanta si raspunsuri detaliate de la experti.