Diferente la receptia marfurilor dupa intocmirea DVI. Ce procedura urmam pentru reglarea situatiei?

Care este procedura de urmat daca se constata minus sau plus la receptia fizica dupa emiterea DVI?

In eventualitatea in care, dupa emiterea unui DVI (sau chiar DVE), se constata diferente fata de datele inscrise initial in acest document, fie la sesizarea agentului economic, fie din propria initiativa, organul vamal va modifica declaratia vamala, recalculand toate drepturile vamale corespunzatoare, in baza unor documente care atesta modificarea, in plus sau minus, a datelor inscrise initial in declaratie. Perioada de timp in care agentul economic are posibilitatea sa notifice organul vamal pentru regularizarea situatiei este de 5 ani de la data declaratiei vamale (de la data acordarii liberului de vama).
Acest aspect este mentionat in Codul vamal al Romaniei:
 
Codul vamal al Romaniei:
 
"CAPITOLUL VI: Controlul ulterior al declaratiilor

Art. 100
(1) Autoritatea vamala are dreptul ca, din oficiu sau la solicitarea declarantului, intr-o perioada de 5 ani de la acordarea liberului de vama, sa modifice declaratia vamala.

(2) In cadrul termenului prevazut la alin. (1), autoritatea vamala verifica orice documente, registre si evidente referitoare la marfurile vamuite sau la operatiunile comerciale ulterioare in legatura cu aceste marfuri. Controlul se poate face la sediul declarantului, al oricarei alte persoane interesate direct sau indirect din punct de vedere profesional in operatiunile mentionate sau al oricarei alte persoane care se afla in posesia acestor acte ori detine informatii in legatura cu acestea. De asemenea, poate fi facut si controlul fizic al marfurilor, daca acestea mai exista.

 
(3) Cand dupa reverificarea declaratiei sau dupa controlul ulterior rezulta ca dispozitiile care reglementeaza regimul vamal respectiv au fost aplicate pe baza unor informatii inexacte sau incomplete, autoritatea vamala ia masuri pentru regularizarea situatiei, tinand seama de noile elemente de care dispune.

(4) Autoritatea vamala stabileste modelul documentului necesar pentru regularizarea situatiei, precum si instructiunile de completare a acestuia.
 
(5) In cazul in care se constata ca a luat nastere o datorie vamala sau ca au fost sume platite in plus, autoritatea vamala ia masuri pentru incasarea diferentelor in minus sau rambursarea sumelor platite in plus, cu respectarea dispozitiilor legale.
(6) In cadrul controlului ulterior al declaratiilor, autoritatea vamala stabileste potrivit alin. (3) si diferentele in plus sau in minus privind alte taxe si impozite datorate statului in cadrul operatiunilor vamale, luand masuri pentru incasarea diferentelor in minus constatate. Diferentele in plus privind aceste taxe si impozite se restituie potrivit normelor legale care le reglementeaza.
(7) Cand incalcarea reglementarilor vamale constituie, dupa caz, contraventie sau infractiune, autoritatea vamala este obligata sa aplice sanctiunile contraventionale sau sa sesizeze organele de urmarire penala.

(8) Declaratia vamala acceptata si inregistrata, precum si documentul prevazut la alin. (4) constituie titlu de creanta."
 
Normele de aplicare:

"CAPITOLUL II: Dispozitii privind reglementarea diferentelor
Art. 189
La transportul marfurilor pe cale ferata sau rutiera, pentru diferentele dintre datele inscrise in documentele de transport si cele din declaratia vamala autoritatea vamala cere declarantului vamal punerea de acord si prezentarea altor documente de transport.

Art. 190
(1) La transportul marfurilor pe cale maritima, fluviala si aeriana, diferentele dintre datele inscrise in manifestul incarcaturii sau, dupa caz, in declaratia pentru marfa si marfurile efectiv descarcate sau transbordate se pun de acord, pe baza documentului de constatare, emis de autoritatile comerciale autorizate in acest scop, din care rezulta marfurile efectiv descarcate.
(2) Pentru diferentele in minus dintre marfurile si cantitatile efectiv descarcate de pe nave sau aeronave si marfurile si cantitatile constatate la controlul vamal efectuat in magazii sau pe cheiuri, gestionarul marfurilor este obligat sa achite drepturile de import.

(3) Pentru diferentele in plus sau in minus dintre marfurile si cantitatile inscrise in manifestul incarcaturii si cele inscrise in declaratiile vamale de export se rectifica manifestul incarcaturii in mod corespunzator cu datele inscrise in declaratiile vamale de export.

Art. 191
La transportul postal, pentru diferentele dintre datele inscrise in documentele postale si bunurile constatate la controlul vamal, organele postale incheie procese verbale de constatare, vizate de autoritatea vamala, in baza carora diferentele se scad din evidenta.
Art. 192
In cazurile in care diferentele constatate potrivit art. 189, art. 190 alin. (1) si (2) si art. 191 sunt urmare a sustragerilor marfurilor pe teritoriul vamal al Romaniei, autoritatea vamala incheie un act constatator pe baza caruia transportatorul sau, dupa caz, gestionarul marfurilor este obligat sa achite drepturile de import.

Art. 193
(1) In situatia in care se constata diferente aparute ca urmare a influentei factorilor naturali in timpul transportului, manipularii sau al depozitarii marfurilor, determinate in baza unor reglementari legale, nu se stabilesc drepturi de import. Mentiunea privind greutatea declarata se modifica in mod corespunzator in baza reglementarilor legale si se trece in documentele vamale.
(2) Pentru diferentele in minus dintre marfurile inscrise in declaratia sumara si cele efectiv constatate pe baza declaratiei vamale in detaliu, gestionarul marfurilor este obligat sa achite drepturile de import."
 
Asadar, doar organul vamal va stabili documentul / documentele in baza carora trebuie efectuata regularizarea DVI-ului initial.
 
In gestiunea si evidenta proprie, societatea trebuie sa procedeze astfel:
- sa intocmeasca Nota de receptie si constatare diferente (cod 14-3-1A) - document reglementat de OMFP 2634/2015 privind documentele financxiar-contabile - conform instructiunilor de utilizare a acestui document "in situatia in care se constata diferente la receptie, entitatile trebuie sa stabileasca prin proceduri proprii informatiile care trebuie sa fie inscrise in Nota de receptie si constatare de diferente (ex: cantitatea si valoare constatate plus/minus, persoanele care au facut receptia si alte mentiuni, in functie de necesitati)."
- in cadrul modelului stabilit pentru NIR de OMFP 2634/2015 privind documentele financiar-contabile, apar doua rubrici privind cantitatea: o rubrica referitoare la cantitatea conform documentelor si o rubrica privind cantitatea conform receptiei efective. In contabilitate, in contul de bunuri aferente, se inregistreaza cantitatea receptionata, iar alocarea (repartizarea) cheltuielilor se va face pentru aceasta cantitate
- sa solicite furnizorului emiterea unui document privind regularizarea situatiei: un credit note pentru bunurile lipsa - daca aceastea nu vor mai fi expediate - sau un invoice pentru bunurile receptioante in plus fata de invoice-ul initial.
Documentele justificative sunt:
- factura (invoice-ul si DVI - daca este cazul),
- NIR-ul completat cu toate datele solicitate de formular, din care sa rezulte cantitatea conform documente si cantitatea efectiv receptionata, semnat de comisia legal constituita pentru a receptiona marfa si, eventual, un proces verbal de constatare diferente, care sa fie semnat si de un reprezentant, daca exista, al firmei de transport,
- nota contabila din care rezulta inregistrarea conform cantitatii efectiv receptionata,
- corespondenta cu furnizorul privind aceste diferente si documentele emise de acesta pentru remedierea situatiei.
 
Toate aceste documente se prezinta organului vamal - pe care ar trebui sa-l contacati inainte de a va prezenta la el, astfel incat sa va comunice excat documentele de care are nevoie pentru reglementarea situatiei -, plus alt document solicitat de catre acesta, ocazie cu care vama va proceda la regularizarea situatiei. In urma caestei reegularizazri, fie vor rezulta drepturi vamale de achitat - care vor genera si accesorii -, fie vor rezulta drepturi vamale de restituit catre dvs - care vi se vor rambursa sau se vor compensa cu ocazia efectuarii de catre dvs a altui import.
 
In contabilitate, inregistrarile se vor face in functie de rezultatele corespondentei cu furnizorul.
Insa, pana la finalizarea corespondentei, in contabilitate veti inregistra in conturile de bunuri (probabil este vorba de stocuri) doar cantitatile dinj NIR inscrise la rubrica receptional si nu cele de la rubrica conform documente.
 
In principiu, inregistrarile contabile pe baza NIRului sunt urmatoarele:
- daca este vorba de plus la receptie - cantitate inscrisa in NIR la rubrica "Receptionat":
371 = 401 cu cantitatea din invoice * pret in valuta * curs BNR valabil la data invoice-ului
si
371 = 408  cu diferenta gasita in plus la receptie * pret in valuta * curs BNR valabil la data invoice-ului
urmanad ca, probabil, furnizorul sa emita un invoice pentru aceasta diferenta.
La primirea invoice-ului pentru diferenta de cantitata in plus, se face urmatoarea inregistrare in contabilitate, fara a se mai intocmi NIR:
408 = 401  cu valoarea invoice-ului * curs BNR valabil la data acestuia
si, concomitente, diferente de curs:
665. = 408 sau 408 = 7651.
 
In aceasta situatie, daca organul vamal stabileste obligatii de plata - poate s-a facut vama pe baza invoice-ului initial si nu pe baza cantitatilor efective - inregistrarile sunt cele clasice:
- taxe vamale:
371 = 446 / analitic taxe vamale
 
- tva in vama:
4426 = 5121  sau, recomandat
4426 = 446 / tva in vama
 
si plata acestora
446 / taxe vamale, tva in vama = 5121.
 
Daca marfa este deja vanduta, atunci taxa vamala se inregistreaza direct pe o cheltuiala:
635 = 446 / taxe vamale.
 
- daca este vorba de minus la receptie - cantitate inscrisa in NIR la rubrica "Receptionat":
371 = 401 cu cantitatea efectiv receptionata * pret in valuta din invoice * curs BNR valabil la data invoice-ului
si 327 = 401   cu diferenta de cantitate in minus * pret in valuta din onvpoice * curs BNR valabil la data invoice-ului
 
urmand ca, probabil, furnizorul sa emita un credit note pentru aceasta diferenta in minus.
La primirea credit note-ului pentru diferenta in minus, se face urmatoarea inregistrare in contabilitate:
327 = 401  cu minus valoare * curs BNR valabil la data credit note-ului.
 
In aceasta situatie, daca organul vamal stabileste drepturi vamale de rambursat societatii - poate s-a facut vama pe baza invoice-ului initial si nu pe baza cantitatilor efective - inregistrarile sunt cele clasice, cu deosebirea ca se fac in rosu (cu minus):
- taxe vamale:
371 = 446 / analitic taxe vamale    minus taxa vamala stabilita de3 organul vamal
 
- tva in vama:
4426 = 5121  minus TVA in vama  sau, recomandat
4426 = 446 / tva in vama    minus TVA in vama
 
si incasarea acestora:
5121 =  446 / taxe vamale, tva in vama
sau raman in soldul debitor al contului 446 si se vor compensa cu altre drepturi vamale de la un import ulterior.
 
Daca marfa este deja vanduta, atunci taxa vamala se inregistreaza direct pe o cheltuiala:
635 / 607 = 446 / taxe vamale   minus taxe vamale.

 
Raspuns oferit pentru www.portalcontabilitate.ro de Otilia-Mihaela Roman - Expert contabil si Consultant fiscal