Studiu de caz: Conducerea contabilitatii in baza unui contract de prestari servicii si semnarea documentelor

Societatile pot decide sa desemneze o anumita persoana care sa se ocupe de gestionarea activitatilor care tin de contabilitate. In situatia in care evidenta contabila este tinuta de o firma de contabilitate, va trebui aceasta firma sa semneze si sa parafeze diverse documente sau va fi necesara doar semnatura administratorului societatii?

Potrivit art. 10 din Legea contabilitatii 82/1991, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare, in cazul in care contabilitatea este condusa pe baza de contract de prestari de servicii, incheiat cu persoane fizice sau juridice, autorizate potrivit legii, membre ale Corpului Expertilor Contabili si Contabililor Autorizati din Romania, raspunderea pentru conducerea contabilitatii revine acestora, potrivit legii si prevederilor contractuale.

In consecinta, deoarece contabilitatea este condusa pe baza de contract de prestari de servicii,  societatea de contabilitate trebuie sa isi asume raspunderea pentru conducerea contabilitatii. Norma metodologica de intocmire si utilizare a documentelor financiar-contabile, aprobata prin OMEF 3512/2008 stabileste ca documentele justificative trebuie sa cuprinda urmatoarele elemente principale:
 - denumirea documentului;
 - denumirea/numele si prenumele si, dupa caz, sediul/adresa persoanei juridice/fizice care intocmeste documentul;
 - numarul documentului si data intocmirii acestuia;
 - mentionarea partilor care participa la efectuarea operatiunii economico-financiare (cand este cazul);
 - continutul operatiunii economico-financiare si, atunci cand este necesar, temeiul legal al efectuarii acesteia;
 - datele cantitative si valorice aferente operatiunii economico-financiare efectuate, dupa caz;
 - numele si prenumele, precum si semnaturile persoanelor care raspund de efectuarea operatiunii economico-financiare, ale persoanelor cu atributii de control financiar preventiv si ale persoanelor in drept sa aprobe operatiunile respective, dupa caz;
 - alte elemente menite sa asigure consemnarea completa a operatiunilor efectuate.

Documentele care stau la baza inregistrarilor in contabilitate pot dobandi calitatea de document justificativ numai in conditiile in care furnizeaza toate informatiile prevazute de normele legale in vigoare.

Astfel, acele documentele contabile - jurnale care servesc la prelucrarea, centralizarea si inregistrarea in contabilitate a operatiunilor consemnate in documentele justificative, intocmite manual sau prin utilizarea sistemelor informatice de prelucrare automata a datelor, trebuie sa cuprinda elemente cu privire la:
- felul, numarul si data documentului justificativ;
- sumele corespunzatoare operatiunilor efectuate;
- conturile sintetice si analitice debitoare si creditoare;
- semnaturile pentru intocmire si verificare, dupa caz.

Prin urmare, documentele justificative, precum si documentele contabile - jurnale si orice alte acte sau fise care servesc la prelucrarea, centralizarea si inregistrarea in contabilitate a operatiunilor consemnate in documentele justificative trebuie sa contina semnaturile pentru intocmire.