Dispozitiile care reglementeaza intocmirea si utilizarea documentelor financiar-contabile

Contribuabilii sunt informati cu privire la dispozitiile care reglementeaza regimul intocmirii si utilizarii documentelor justificative financiar-contabile. Astfel, trebuie precizat mai intai ca, potrivit prevederilor Legii contabilitatii nr. 82/1991, republicata, orice operatiune economico-financiara efectuata se consemneaza in momentul efectuarii ei intr-un document care sta la baza inregistrarilor in contabilitate, dobandind astfel calitatea de document justificativ.

Societatile comerciale, societatile/companiile nationale, regiile autonome, institutele nationale de cercetare-dezvoltare, societatile cooperatiste si celelalte persoane juridice, institutiile publice, asociatiile si celelalte persoane juridice cu si fara scop patrimonial, precum si persoanele fizice care desfasoara activitati producatoare de venituri, subunitatile fara personalitate juridica, cu sediul in strainatate sau in Romania, prevazute in Legea contabilitatii nr. 82/1991, republicata, consemneaza operatiunile economico-financiare, in momentul efectuarii lor, in documente justificative, pe baza carora se fac inregistrari in contabilitate (jurnale, fise si alte documente contabile, dupa caz).

Documentele care stau la baza inregistrarilor in contabilitate dobandesc calitatea de document justificativ in conditiile in care furnizeaza toate informatiile prevazute de normele legale in vigoare, si anume: denumirea documentului justificativ; denumirea/numele si prenumele si, dupa caz, sediul/adresa persoanei juridice/fizice care intocmeste documentul; numarul documentului si data intocmirii acestuia; mentionarea partilor care participa la efectuarea operatiunii economico-financiare (cand este cazul); continutul operatiunii economico-financiare si, atunci cand este necesar, temeiul legal al efectuarii acesteia; datele cantitative si valorice aferente operatiunii economico-financiare efectuate, dupa caz; numele si prenumele, precum si semnaturile persoanelor care raspund de efectuarea operatiunii economico-financiare, ale persoanelor cu atributii de control financiar preventiv si ale persoanelor in drept sa aprobe operatiunile respective, dupa caz; alte elemente menite sa asigure consemnarea completa a operatiunilor efectuate.

In plus, in cuprinsul oricarui document emis de catre o societate comerciala trebuie sa se mentioneze si elementele prevazute de legislatia din domeniu, respectiv forma juridica, codul unic de inregistrare si capitalul social.

Documentele justificative provenite din tranzactii/operatiuni de cumparare a unor bunuri de la persoane fizice, pe baza de borderouri de achizitii, pot fi inregistrate in contabilitate numai in cazul in care se face dovada intrarii in gestiune a bunurilor respective.

Documentele contabile: jurnale, fise etc., care servesc la prelucrarea, centralizarea si inregistrarea in contabilitate a operatiunilor consemnate in documentele justificative, intocmite manual sau prin utilizarea sistemelor informatice de prelucrare automata a datelor, trebuie sa cuprinda elemente cu privire la: felul, numarul si data documentului justificativ; sumele corespunzatoare operatiunilor efectuate; conturile sintetice si analitice debitoare si creditoare; semnaturile pentru intocmire si verificare, dupa caz. Documentelor in forma electronica, ce contin date privind operatiunile economice de schimb sau vanzare de bunuri ori servicii intre persoane care emit si primesc facturi, bonuri fiscale sau chitante in forma electronica, li se aplica regimul juridic prevazut prin Legea nr. 260/2007 privind inregistrarea operatiunilor comerciale prin mijloace electronice. Facturile si chitantele in forma electronica, emise fara indeplinirea conditiilor prevazute de legea mai sus mentionata, nu au calitatea de document justificativ, in intelesul prevederilor Legii nr. 82/1991, republicata. Documentele justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitate angajeaza raspunderea persoanelor care le-au intocmit, vizat si aprobat, precum si a celor care le-au inregistrat in contabilitate.

Cu privire la corectarea documentelor justificative, trebuie precizat ca in documentele justificative si in cele contabile nu sunt admise stersaturi, modificari sau alte asemenea procedee, precum si lasarea de spatii libere intre operatiunile inscrise in acestea sau file lipsa. Erorile se corecteaza prin taierea cu o linie a textului sau a cifrei gresite, pentru ca acestea sa poata fi citite, iar deasupra lor se scrie textul sau cifra corecta. Corectarea se face in toate exemplarele documentului si se confirma prin semnatura persoanei care a intocmit/corectat documentul justificativ, mentionandu-se si data efectuarii corecturii. Documentele justificative la care nu se admit corecturi, cum sunt cele pe baza carora se primeste, se elibereaza sau se justifica numerarul, ori alte documente pentru care normele de utilizare prevad asemenea restrictii, care sunt intocmite gresit, se anuleaza si raman in carnetul respectiv.

La corectarea documentului justificativ in care se consemneaza operatii de predare-primire a valorilor materiale si a mijloacelor fixe este necesara confirmarea, prin semnatura, atat a predatorului, cat si a primitorului. In cazul completarii documentelor prin utilizarea sistemelor informatice de prelucrare automata a datelor, corecturile sunt admise numai inainte de prelucrarea acestora, mentionandu-se data rectificarii si semnatura celui care a facut modificarea. Documentele prezentate in listele de erori, anulari sau completari (pe baza carora se fac modificari in fisiere sau in baza de date a unitatii) trebuie sa fie semnate de persoanele imputernicite de conducerea unitatii.

In cazul in care prelucrarea documentelor justificative se face de catre un tert (persoana fizica sau juridica), in relatiile dintre terti si unitatile beneficiare, pentru efectuarea corespunzatoare a inregistrarilor in contabilitate trebuie sa se respecte urmatoarele reguli:

- documentele justificative sa fie intocmite corect si la timp de catre unitatile beneficiare, acestea raspunzand de realitatea datelor inscrise in documentele respective;

- documentele contabile, intocmite de terti pe baza documentelor justificative, trebuie predate unitatilor beneficiare la termenele stabilite prin contractele sau conventiile civile incheiate, tertii raspunzand de corectitudinea prelucrarii datelor;

In conditiile in care prestatorul de servicii de prelucrare a documentelor nu este persoana fizica sau juridica autorizata potrivit Ordonantei Guvernului nr. 65/1994 privind organizarea activitatii de expertiza contabila si a contabililor autorizati, republicata, unitatile beneficiare trebuie sa efectueze verificarea documentelor contabile obtinute de la terti, in sensul cuprinderii tuturor documentelor justificative predate pentru prelucrare, al respectarii corespondentei conturilor si exactitatii sumelor inregistrate. Inregistrarile in contabilitatea sintetica si analitica se fac pe baza de documente justificative, fie document cu document, fie pe baza unui centralizator in care sunt inscrise mai multe documente justificative al caror continut se refera la operatiuni de aceeasi natura si perioada.

Operatiunile contabile pentru care nu se intocmesc documente justificative, se inregistreaza in contabilitate pe baza de note de contabilitate care au la baza note justificative sau note de calcul. In cazul stornarilor, pe documentul initial se mentioneaza numarul si data notei de contabilitate prin care s-a efectuat stornarea operatiunii, iar in nota de contabilitate de stornare se mentioneaza documentul, data si numarul de ordine ale operatiunii care face obiectul stornarii. Corectarea inregistrarilor facute in contabilitate se face numai pe baza notelor de contabilitate intocmite in acest scop. Inregistrarile in contabilitate se fac cronologic, prin respectarea succesiunii documentelor dupa data de intocmire sau de intrare a acestora in unitate si sistematic, in conturi sintetice si analitice, in conformitate cu regulile stabilite pentru fiecare forma de inregistrare in contabilitate. Inregistrarile in contabilitate se pot face manual sau utilizandu-se sistemele informatice de prelucrare automata a datelor.

In situatia in care activitatea de intocmire a documentelor justificative si financiar-contabile este incredintata in baza unui contract de prestari de servicii unor persoane fizice sau juridice, este obligatoriu sa se prevada in contract clauze referitoare la intocmirea si utilizarea formularelor in aceste conditii. Se pot stabili si norme proprii de intocmire si utilizare a formularelor financiar-contabile, cu conditia ca acestea sa nu contravina reglementarilor legale in vigoare.