Rolul si obligativitatea intocmirii documentelor financiar-contabile

Potrivit Legii Contabilitatii nr.82/1991, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare, toate operatiunile economico-financiare efectuate trebuie sa fie consemnate in documente justificative care constituie baza inregistrarilor in contabilitate.

Normele metodologice de intocmire si utilizare a documentelor financiar-contabile au fost aprobate prin Ordinul Ministrului Economiei si Finantelor nr. 3512 /2008, care se aplica incepand cu 1 ianuarie 2009.

Documentele justificative trebuie sa cuprinda urmatoarele elemente principale:
-    denumirea documentului;
-    denumirea/numele si prenumele si, dupa caz, sediul/adresa persoanei juridice/fizice care intocmeste documentul;
-    numarul documentului si data intocmirii acestuia;
-    mentionarea partilor care participa la efectuarea operatiunii economicofinanciare (cand este cazul);
-    continutul operatiunii economico-financiare si, atunci cand este necesar, temeiul legal al efectuarii acesteia;
-    datele cantitative si valorice aferente operatiunii economico-financiare efectuate, dupa caz;
-    numele si prenumele, precum si semnaturile persoanelor care raspund de efectuarea operatiunii economico-financiare, ale persoanelor cu atributii de control financiar preventiv si ale persoanelor in drept sa aprobe operatiunile respective, dupa caz;
-    alte elemente menite sa asigure consemnarea completa a operatiunilor efectuate.

Documentele care stau la baza inregistrarilor in contabilitate pot dobandi calitatea de document justificativ numai in conditiile in care furnizeaza toate informatiile prevazute de normele legale in vigoare.

De asemenea, in cuprinsul oricarui document emis de catre o societate comerciala trebuie sa se mentioneze si elementele prevazute de legislatia din domeniu, respectiv forma juridica, codul unic de inregistrare si capitalul social, dupa caz.

Documentele justificative provenite din tranzactii/operatiuni de cumparare a unor bunuri de la persoane fizice, pe baza de borderouri de achizitii, pot fi inregistrate in  contabilitate numai in cazul in care se face dovada intrarii in gestiune a bunurilor respective.

Daca aceste documente se refera la cheltuieli pentru prestari de servicii efectuate de persoane fizice impuse pe baza de norme de venit, pentru a fi inregistrate in contabilitate, acestea trebuie sa aiba la baza contracte sau conventii civile, incheiate in acest scop, si documentul prin care se face dovada platii, respectiv dispozitia de plata/incasare. Se pot stabili norme proprii de intocmire si utilizare a formularelor financiar-contabile, cu conditia ca acestea sa nu contravina reglementarilor legale in vigoare.

Neintocmirea, intocmirea eronata si/sau neutilizarea documentelor justificative si financiar-contabile, conform prevederilor OMEF 3512/2008, se sanctioneaza potrivit dispozitiilor legale.