Receptia bunurilor intrate in unitate - intocmirea NIR-ului

O societate are nevoie de actul normativ care prevede termenul maxim pentru efectuarea NIR de la data intrarii marfii in unitate. Vom vedea astfel ce sanctiuni sunt prevazute in caz de nerespectare a acestui termen.

Raspuns:

La art. 156 alin. (1) din Reglementarile contabile aprobate prin OMFP 3055/2009 se prevede:
"(1) Detinerea, cu orice titlu, de bunuri materiale, precum si efectuarea de operatiuni economice, fara sa fie inregistrate in contabilitate, sunt interzise."
In continuare, la alin. (2) litera a) se prezinta una dintre operatiunile care trebuie efectuate pentru aplicarea alin. (1), astfel:
"(2) In aplicarea alin. (1) este necesar sa se asigure:
a) receptionarea tuturor bunurilor materiale intrate in entitate si inregistrarea acestora la locurile de depozitare. Bunurile materiale primite pentru prelucrare, in custodie sau in consignatie se receptioneaza si inregistreaza distinct ca intrari in gestiune. In contabilitate, valoarea acestor bunuri se inregistreaza in conturi in afara bilantului;".
Deci, conform literei a) toate bunurile materiale intrate in unitate trebuie receptionate si inregistrate pe locuri de depozitare.
Ca urmare, fiecare gestionar (persoana responsabila cu evidenta / gestionarea bunurilor) trebuie sa efectueze receptia fizica a bunurilor intrate si sa consemneze rezultatele receptiei (atit in situatia in care apar diferente in plus sau minus intre cantitatile din documentul de intrare - factura / aviz - si cele efectiv primite, cit si in situatia in care nu exista diferente) intr-un documente justificativ - NIR.
Evident, aceasta receptie nu poate avea loc decit in momentul primirii bunurilor pe baza documentelor insotitoare si, recomandat, in prezenta delegatului furnizorului, care, in caz de diferente, va semna si el pe NIR-ul.
 
Pe de alta parte, in OMFP 3512/2008 privind formularele financiar-contabile, la normele privind instructiunile de intocmire si utilizare a Notei de receptie
si constatare diferente (cod 14-3-1A) se arata, intre altele:
" 1.a) Serveste ca:
- document pentru receptia bunurilor aprovizionate;
- document justificativ pentru incarcare in gestiune;
- document justificativ de inregistrare in contabilitate."
La punctul 2 se arata:
"2.Se intocmeste in doua exemplare, la locul de depozitare sau in unitatea cu amanuntul, dupa caz, pe masura efectuarii receptiei. In situatia in care la receptie se constata diferente, Nota de receptie si constatare de diferente se intocmeste in trei exemplare de catre comisia de receptie legal constituita."
 
Din aceasta reglementare rezulta, asadar, ca NIR-ul se intocmeste pe masura efectuarii receptiei bunurilor intrate in unitate, consemnindu-se diferentele constatate.
De asemenea, receptia trebuie efectuata in prezenta furnizorului (transportatorului), astfel incit, in caz de existenta a unor diferente, NIR-ul se intocmeste in trei exemplare, iar al treilea exemplar se inmineaza transportatorului, pentru comunicarea lipsurilor constatate - asa cum este prevazut la punctul 3.
Pe baza NIR-ului se face si inregistrarea in contabilitate a stocului efectiv constatat in urma receptiei.
Se observa ca pe formular apara doua coloane pentru cantitate: Cantitate conform documente si cantitate receptionata.
 
In concluzie, Nota de receptie si constatare de diferente se intocmeste in momentul receptionarii bunurilor intrate in unitate, fara a exista un decalaj de timp intre momentul intrarii bunurilor si momentul efectuarii receptiei si, deci, a intocmirii acestui document.
 
Conform art. 41 punctul 2 litera c) din Legea 82/1991 a contabilitatii - republicata - cu modificarile si completarile ulterioare, constituie contraventie urmatoarele fapte:
" 2.nerespectarea reglementarilor emise de Ministerul Finantelor Publice, respectiv de institutiile cu atributii de reglementare in domeniul contabilitatii prevazute la art. 4 alin. (3), cu privire la:
................
c)intocmirea si utilizarea documentelor justificative si contabile pentru toate operatiunile efectuate, inregistrarea in contabilitate a acestora in perioada la care se refera, pastrarea si arhivarea acestora, precum si reconstituirea documentelor pierdute, sustrase sau distruse;"

Sanctiunea care se aplica pentru aceasta contraventie este amenda cuprinsa intre 300 lei si 4000 lei, conform art. 42 alin. (1) a doua liniuta din aceeasi lege.