Aprovizionare cu materiale fara factura. Ce solutii avem pentru inregistrarea in contabilitate?

In concret, o societate se aprovizioneaza pentru executia unei lucrari de constructii. O anumita cantitate din aceste materii prime e dusa la locul constructiei, fara sa intre prin magazia unitatii si fara sa fie facturata.

Urmeaza ca factura sa fie intocmita impreuna cu serviciile executate, in urmatoarea luna calendaristica. Vom stabili care este monografia contabila in cazul prezentat.

Intelegem ca societatea respectiva executa, pentru nevoi proprii, o constructie, cu ajutorul unei firme de specialitate.
 
La punctul 156 alin. (1) din Reglementarile contabile aprobate prin OMFP 3055/2009 se mentioneaza, in mod imperativ, interdictia de a detine bunuri materiale si de a efectua operatiuni economice, fara a fi inregistrate in contabilitate.

Aceasta prevedere din reglementarile contabile este o reluare a aceleiasi interdictii prevazute la art. 11 din Legea 82/1991 a contabilitatii - republicata - cu modificarile si completarile ulterioare:

"Art. 11
Detinerea, cu orice titlu, de elemente de natura activelor si datoriilor, precum si efectuarea de operatiuni economico-financiare, fara sa fie inregistrate in contabilitate, sint interzise."
 
Tot in Reglementarile contabile aprobate prin OMFP 3055/2009, la acelasi punct 156, dar la alin. (2) litera b) prima liniuta se arata:

"(2) In aplicarea alin. (1) este necesar sa se asigure:
b) in situatia unor decalaje intre aprovizionarea si receptia bunurilor care se dovedesc a fi in mod cert in proprietatea entitatii, se procedeaza astfel:

- bunurile sosite fara factura se inregistreaza ca intrari in gestiune atit la locul de depozitare, cit si in contabilitate, pe baza receptiei si a documentelor insotitoare;".
 
In OMFP 3512/2008 privind documentele financiar-contabile, la PARTEA III: GRUPA a III-a - BUNURI DE NATURA STOCURILOR, punctul I privind instructiunile de completare si utilizare a Notei de receptie si constatare diferente, se arata ca aceasta

"a) Serveste ca:

- document pentru receptia bunurilor aprovizionate;
- document justificativ pentru incarcare in gestiune;
- document justificativ de inregistrare in contabilitate."
In continuare, la punctul 2 se arata ca nota de receptie se intocmeste in mod obligatoriu in cazul bunurilor materiale care sosesc neinsotite de documente de livrare.
 
In acelasi OMFP 3512/2008, la partea rezervata Avizului de insotire a marfii, se arata ca acesta serveste ca:

- document de insotire a marfii pe timpul transportului, dupa caz;
- document ce sta la baza intocmirii facturii, dupa caz.
La urmatorul alineat se arata ca avizul se intocmeste, in doua sau mai multe exemplare, de catre unitatile care nu au posibilitatea intocmirii facturii in momentul livrarii produselor, marfurilor sau altor valori materiale.
 
In codul fiscal, la art. 155 alin. (15) sementioneaza ca societatea furnizoare are obligatia de a intocmi factura cel tirziu pina in a 15-a zi a lunii urmatoare celei in care ia nastere faptul generator al TVA.
 
Asadar, din temeiurile legale prezentate, rezulta foarte clar ideea ca detinerea de bunuri (in cazul dvs, materiale necesare constructiei) fara documente de provenienta este interzisa.
In acest sens, furnizorul trebuia in mod obligatoriu sa emita Aviz de insotire a marfii (cod 14-3-6A) doar pentru materialele livrate catre dvs, ca document justificativ pe timpul transportului acestora din gestiunea sa catre locul constructiei, urmind ca factura s-o emita pina la data de 15 a lunii urmatoare celei in care v-a livrat bunurile.

In ceea ce priveste societatea beneficiara, chiar daca nu a primit nici un document de livrare din partea furnizorului, la locul receptiei materialelor trebuia sa intocmeasca nota de receptie si constatare diferente, prin numararea / cintarirea materialelor sosite, evaluate la un pret al pietei pentru produse similare, asa cum este mentionat la punctul 50 alin. (1) din reglementarile contabile aprobate prin OMFP 3055/2009.

Pe baza avizului de insotire, primit de la furnizior, sau pe baza notei de receptie intocmita de societatea-beneficiara - in lipsa vreunei alt document de provenienta a produselor -, aceasta din urma trebuie sa inregistreze materialele respective in contabilitatea sa, chiar daca este vorba de o evaluare la un pret de piata al materialelor si nu la pretul efectiv al furnizorului, urmind ca la primirea facturii sa se procedeze la regularizarea valorilor si / sau a cantitatilor de materiale.
 
Astfel, in contabilitate, societatea va inregistra materialele in felul urmator:

a) daca materialele sint primite pe baza de aviz de insotire emis de furnizor:
231 = 408 - cu valoarea materialelor din aviz

b) daca materialele nu sint insotite de nici un document emis de furnizor, dar societatea intocmeste nota de receptie, conform prevederilor legale deja mentionate:

231 = 408 - cu o valoare estimata a materialelor.

c) la primirea facturii, pina in a 15-a zi a lunii urmatoare, care contine materiale si servicii, se procedeaza la regularizarea intrarilor de produse:

c1) - daca materialele au intrat cu aviz:
408 = 404 - cu valoarea din factura a materialelor
231 = 408 - cu plus sau minus pentru eventuale diferente de valoare a materialelor, daca valoarea din factura este mai mare / mai mica decit cea din aviz
inregistrarea serviciilor:
231 = 404 - cu valoarea serviciilor din factura
si, concomitent, TVA deductibila evidentiata in factura furnizorului:
4426 = 404.

c2) - daca intrarea materialelor s-a facut pe baza de nota de receptie intocmita de societate:

408 = 404 - cu valoarea din factura a materialelor
231 = 408 - cu plus sau minus eventuale diferente de valoare a materialelor, daca valoarea din factura este mai mare / mai mica decit cea estimata in nota de receptie
231 = 404 - cu valoarea serviciilor din factura
si TVA deductibila
4426 = 404.

Raspuns oferit de specialistii www.portalcontabilitate.ro