Organizarea contabilitatii de gestiune

In primul rand, din punct de vedere fiscal, in situatia in care aveti mai mult de 5 salariati la fiecare punct de lucru dispersat teritorial fata de sediul social, in conformitate cu prevederile legii finantelor publice locale aveti obligatia sa va inregistrati la organul fiscal teritorial de care apartine punctul de lucru in vederea platii impozitului pe venituri din salarii.

In al doilea rind, din punct de vedere contabil trebuie avute in vedere activitatile desfasurate de firma pe care o reprezentati, astfel incat sa utilizati in contabilitatea financiara si de gestiune conturi analitice pentru a delimita rezultatul economic pe fiecare tip de activitate, si anume:

• exploatare pietris din albia raului;
• fabricare betoane;
• lucrari de constructii
• atelier de reparatii (in situatia in care reparatiile se efectueaza si pentru alte firme).

Deoarece intrebarile formulate de dvs. sunt multe si complexe, fapt ce ar necesita timp pentru elaborarea unei monografii contabile pentru fiecare tip de activitate desfasurata de firma dvs., in redactarea raspunsului vom prezenta atat actele normative in vigoare pentru evidenta contabila si fiscala, cat si numai inregistrarile contabile uzuale in contabilitatea financiara si de gestiune, concomitent cu liniile generale ce trebuie urmarite in contabilitatea de gestiune.

Din punct de vedere fiscal :

Avand in vedere faptul ca pentru obtinerea pietrisului exploatati albia unui rau, in conformitate cu prevederile Legii nr. 85 din 18 martie 2003, Legii minelor publicata in M.Of. nr. 197 din 27 martie 2003 si a normelor de aplicare aprobate prin H.G. nr. 1208 din 14 octombrie 2003 publicate in M.Of. nr. 772 din 4 noiembrie 2003, aveti si obligatia de evidentia, declara si vira taxa anuala de explorare si taxa trimestriala de exploatare.

In actul normativ mentionat sunt definiti urmatorii termeni care va ajuta sa respectati legislatia contabila si fiscala in cadrul firmei dvs. :

• exploatare: ansamblul de lucrari executate in subteran si/sau la suprafata pentru extragerea resurselor minerale, prelucrarea si livrarea acestora in forme specifice;
• explorare : ansamblul de studii si activitati pentru identificarea zacamintelor, evaluarea cantitativa si calitativa a acestora, precum si determinarea conditiilor tehnice si economice de valorificare;
• produs minier: produsul rezultat din activitatea de exploatare a unui zacamant, livrat ca atare sau sub forma de sorturi rezultate in urma unui proces tehnologic de prelucrare/preparare pentru a fi utilizat ca produs finit sau ca materie prima la fabricarea unui alt produs;
• produs rezidual minier : produsul remanent depus in halde si iazuri de decantare, rezultat din activitati miniere.

Pentru calculul redeventei miniere trebuie sa tineti evidenta extracontabila a productiei lunare de pietris, pentru care va propunem urmatorul cap de tabel:

Acest tabel poate reprezenta si documentul justificativ pentru inregistrarea in evidenta contabila a obligatiei de plata prin formula contabila 635= 446 analitic distinct.

Datele referitoare la cantitatea produsa si valoarea efectiva a productiei obtinute le obtineti din contabilitatea de gestiune.

Declararea obligatiei de plata se face trimestrial pe baza inregistrarii din contabilitatea financiara cu ajutorul formularului ,,Declaratie cod 100”.

Fata de bugetul de general consolidat, mai aveti obligatia platii anuale a unei taxe de explorare si exploatare in baza licentei obtinute inregistrata tot prin formula contabila 635= 446 analitic distinct.

Declararea obligatiei de plata se face anual, pe baza aceluiasi formular cod 100.

Din punct de vedere contabil:

Contabilitatea financiara

Inregistrarile contabile din contabilitatea financiara sunt cele uzuale, adaptate la cerintele firmei dvs. Pentru exemplificare va prezentam urmatoarele inregistrari contabile :

• aprovizionarea cu materii prime :

% = 401 119.000.000

301 100.000.000

4426 19.000.000

• aprovizionarea cu materiale consumabile :

% = 401 47.600.000

302 40.000.000

4426 7.600.000

• achizitia unui utilaj de productie:

% = 404 238.000.000

213 200.000.000

4426 38.000.000

• cheltuieli energie electrica:

% = 401 8.330.000

605 7.000.000

4426 1.330.000

• cheltuieli telefon:

% = 401 5.950.000

626 5.000.000

4426 950.000

• cheltuieli servicii terti:

% = 401 7.140.000

62825 6.000.000

1.140.000

• cheltuieli materii prime din gestiune:

601 = 301 8.000.000

• cheltuieli materiale consumabile din gestiune:

602 = 302 3.000.000

• cheltuieli cu salariile muncitorilor direct productivi:

6411 = 421 28.000.000

• retineri din salarii muncitori:

421 = % 4.760.000

4312 2.660.000

4372 280.000

4314 1.820.000

4441 450.000

• cheltuieli cu protectia sociala:

64511 = 4311 6.160.000

64551 = 4315 140.000

64531 = 4371 840.000

64531 = 4313 1.960.000

• cheltuieli comision Camera de Munca:

62821 = 40103 210.000

• cheltuieli cu salariile TESA:

6411 = 421 8.000.000

• retineri din salarii TESA:

421 = % 1.360.000

4312 760.000

4372 80.000

4314 520.000

4441 7.200

• cheltuieli cu protectia sociala:

64512 = 4311 1.760.000

64552 = 4315 40.000

64532 = 4371 240.000

64532 = 4313 560.000

• cheltuieli comision Camera de Munca:

62822 = 40103 60.000

• cheltuieli cu salariile personalului de conducere:

6413 = 421 12.000.000

• retineri din salarii TESA:

421 = % 2.050.200

4312 1.140.000

4372 120.000

4314 780.000

4441 10.200

• cheltuieli cu protectia sociala:

64513 = 4311 2.640.000

64553 = 4315 60.000

64533 = 4371 360.000

64533 = 4313 840.000

• cheltuieli comision Camera de Munca:

62822 = 40103 90.000

• cheltuieli amortizare mijloace fixe conform graficului:

681 = 2813 4.000.000

Contabilitatea de gestiune

Pentru organizarea contabilitatii de gestiune trebuie sa aveti in vedere prevederile O.M.F.P. nr. 1826 din 22 decembrie 2003 pentru aprobarea Precizarilor privind unele masuri referitoare la organizarea si conducerea contabilitatii de gestiune.

Organizarea contabilitatii de gestiune este flexibila, in sensul ca procedeele si tehnicile utilizate de fiecare firma se stabilesc in functie de particularitatile activitatii desfasurate. Pentru fiecare tip de activitate desfasurata trebuie sa organizati contabilitatea de gestiune, astfel incat sa preluati in contabilitatea financiara costurilor unitare ale produselor obtinute, ale lucrarilor si serviciilor efectuate. Pe baza contabilitatii de gestiune aveti controlul asupra preturile de vanzare negociate prin contractele economice incheiate cu clientii.

Prin contabilitatea de gestiune se asigura:

• inregistrarea operatiilor privind colectarea si repartizarea cheltuielilor pe destinatii, pe activitati si faze de fabricatie;
• calculul costului de achizitie, de productie, de prelucrare a bunurilor intrate/obtinute, lucrarilor executate, serviciilor prestate si a productiei in curs de executie;

• cheltuielile de administratie;
• cheltuielile de desfacere;
• regia fixa nealocata costului;
• cheltuielile financiare;
• cheltuielile extraordinare etc., nu se includ in costul acestora.

2. principiul delimitarii cheltuielilor in timp care impune includerea cheltuielilor in costuri in perioada de gestiune careia ii apartin cheltuielile in cauza.

3. principiul delimitarii cheltuielilor in spatiu care impune delimitarea cheltuielilor efectuate intr-o anumita perioada de gestiune pe principalele procese (in cadrul sectorului productie pe sectii, ateliere, linii de fabricatie) sau locuri care le-a generat (aprovizionare, productie, administratie, desfacere)

4. principiul delimitarii cheltuielilor productive creatoare de valoare, de cele cu caracter neproductiv ;

5. delimitarea cheltuielilor privind productia finita de cheltuielile aferente productiei in curs de executie .

Lista conturilor de gestiune este adaptata in functie de scopurile urmarite, respectiv:

- calculatia costurilor bunurilor/lucrarilor/serviciilor (organizata in functie de tipul si modul de organizare a productiei, tehnologiei de fabricatie);

- evidentierea fluxului costurilor;

- determinarea costurilor aferente stocurilor;

- determinarea veniturilor si a rezultatelor economice.

La determinarea costurilor trebuie sa aveti in vedere structura acestora in functie de natura activitatii:

• pentru activitatea de productie (exploatare materie prima, obtinere de agregate si balast) costurile sunt reprezentate de cheltuielile directe aferente productiei:
• materiale directe;
• energie consumata in scopuri tehnologice;
• manopera directa si cheltuielile cu protectia sociala aferente acesteia;
• cota cheltuielilor indirecte de productie repartizata.

Pentru activitatea prestari servicii (lucrari de constructii, reparatii utilaje la terti) costurile sunt reprezentate de cheltuielile directe aferente:

• manopera directa si cheltuielile de protectie sociala aferente atat muncitorilor cat si sefilor de echipa ai acestora;
• cota cheltuielilor indirecte.

Costul complet al materiei prime sau al produsului finit obtinut cuprinde costul de productie la care se adauga cheltuielile generale de administratie si cheltuielile de desfacere repartizate asupra acestora pe criterii determinate de fiecare firma in parte.

Costurile aferente obtinerii productiei sau efectuarii de prestari servicii reflectate in contabilitatea de gestiune au la baza urmatoarele cheltuieli inregistrate in contabilitatea financiara :

a) cheltuieli directe: acele cheltuieli care se identifica pe un anumit obiect de calculatie (produs, serviciu, lucrare, comanda, faza, activitate) inca din momentul efectuarii lor si cuprind:

• costul de achizitie al materiilor prime si materialelor directe consumate;
• energia electrica consumata in scopuri tehnologice;
• manopera directa (salarii, asigurari si protectia sociala etc.);
• alte cheltuieli directe.

b) cheltuieli indirecte: acele cheltuieli care nu se pot identifica si atribui direct pe un anumit obiect de calculatie, ci privesc intreaga productie a unei sectii sau a persoanei juridice in ansamblul ei si cuprind:

• regia fixa de productie = cheltuieli indirecte de productie care raman relativ constante indiferent de volumul productiei (amortizarea utilajelor si echipamentelor, intretinerea sectiilor si utilajelor, cheltuielile cu conducerea si administrarea sectiilor);
• regia variabila de productie = cheltuieli indirecte de productie, care variaza in raport cu volumul productiei (cheltuielile indirecte cu consumul de materiale si forta de munca).

c) cheltuieli de desfacere;

d) cheltuieli generale de administratie.

In costul materiilor prime obtinute, a productiei de betoane si a lucrarilor de constructii nu trebuie incluse urmatoarele cheltuieli:

• pierderile de materiale, manopera sau alte costuri de productie inregistrate peste limitele normal admise;
• cheltuielile de depozitare, cu exceptia cazurilor in care astfel de costuri sunt necesare in procesul de productie, anterior trecerii intr-o noua faza de fabricatie;
• regiile generale de administratie care nu participa la procesul de productie;
• costurile de desfacere;
• regia fixa nealocata costului.

Indiferent de natura activitatii desfasurate se utilizeaza urmatoarele conturi de gestiune, dezvoltate in functie de necesitati, pe conturi analitice:

Pentru exemplificare, va prezentam urmatoarele inregistrari contabile efectuate in baza raportului lunar de productie pentru fiecare tip de activitate:

• colectarea cheltuielilor cu materiile prime si materialele:

921 = 9011 83.000.000

• colectarea cheltuielilor cu servicii diverse prestate de terti:

921 = 9012 6.000.000

• colectarea cheltuielilor cu salariile muncitorilor si contributiile aferente:

921 = 9013 37.310.000

• colectarea cheltuielilor cu salariile TESA si contributiile aferente:

923 = 9014 10.660.000

• colectarea cheltuielilor cu amortizarea:

923 = 9015 4.000.000

• colectarea cheltuielilor cu energia electrica:

923 = 9016 7.000.000

• colectarea cheltuielilor cu telefoanele:

923 = 9017 5.000.000

• colectarea cheltuielilor cu salariile personalului de conducere si a contributiilor aferente:

924 = 9018 15.990.000

• decontarea cheltuielilor directe:

902 = 921 126.310.000

• decontarea cheltuielilor indirecte:

902 = 923 26.660.000

• decontarea cheltuielilor generale:

902 = 924 15.990.000

• determinarea costului aferent produselor finite obtinute in cadrul unei luni (88,8% din total cheltuieli):

% = 931 150.036.480 total general, din care:

9011 73.704.000 materii prime si materiale

9012 5.328.000 servicii diverse prestate de terti

9013 33.131.280 salarii si contributii muncitori

9014 9.466.080 salarii si contributii TESA

9015 3.552.000 amortizarea mijlacelor fixe

9016 6.216.000 energie electrica

9017 4.440.000 telefoane

9018 14.199.120 salarii si contributii conducere

obtinerea produselor finite in cursul unei luni, conform raportului de productie:

in contabilitatea financiara:

- produsele finite obtinute:

345 = 711 150.036.480

in contabilitatea de gestiune:

- costul produselor finite obtinute:

931 = 902 150.036.480

determinarea costului aferent productiei neterminate la sfarsitul lunii de referinta (11,2 % din total cheltuieli):

% = 933 18.923.520 total general, din care:

9011 9.296.000 materii prime si materiale

9012 672.000 servicii diverse prestate de terti

9013 4.178.720 salarii si contributii muncitori

9014 1.193.920 salarii si contributii TESA

9015 448.000 amortizarea mijlacelor fixe

9016 784.000 energie electrica

9017 560.000 telefoane

9018 1.790.880 salarii si contributii conducere

evidentierea productiei neterminate la sfarsitul lunii:

in contabilitatea financiara:

- productia neterminata:

331 = 711 18.923.520

in contabilitatea de gestiune:

- costul productiei neterminate:

933 = 902 18.923.520

Inchiderea conturilor in contabilitatea financiara la sfarsitul lunii de referinta

inchiderea conturilor de T.V.A.:

4427 = 4426 31.350.000

4424 = 4426 36.670.000

inchiderea contului de cheltuieli:

121 = % 168.960.000

601 80.000.000

602 3.000.000

605 7.000.000

626 5.000.000

681 4.000.000

62821 210.000

62822 60.000

62823 90.000

62825 6.000.000

6411 28.000.000

6412 8.000.000

6413 12.000.000

64511 6.160.000

64512 1.760.000

64513 2.640.000

64521 840.000

64522 240.000

64523 360.000

64531 1.960.000

64532 560.000

64533 840.000

64551 140.000

64552 40.000

64553 60.000

inchiderea contului de venituri:

% = 121 205.960.000

701 165.000.000

711 40.960.000

Model de antecalculatie de pret:

Antecalculatia de pret pentru un produs finit se face urmarind toate elementele pretului de cost asa cum au fost mentionate si detaliate in exemplul dat pentru monografia contabilitatii financiare si de gestiune. In antecalculatia de pret trebuie sa includeti atat cheltuielile directe, cat si cheltuielile indirecte. Antecalculatia de pret este doar cu caracter orientativ fiind importanta doar pentru structura pretului de cost care trebuie sa se regaseasca in contabilitatea de gestiune.

Din exemplul dat la punctul 1 se poate consta faptul ca nu s-a lucrat cu diferente de pret favorabile sau nefavorabile fata de un pret de cost antecalculat, pretul produsului finit sau al productiei neterminat fiind reprezentat doar de costul efectiv. Avand in vedere faptul ca productia firmei dvs. nu are un ciclu lung de fabricatei, va recomandam si dvs. sa ocoliti modalitatea de lucru cu diferente de pret.

Pentru lucrarile de constructii, in loc de antecalculatie de pret se face un deviz care trebuie sa cuprinda enumerarea lucrarilor de efectuat cu detalierea costurile materiale pe fiecare, la care se adauga cheltuieli directe si indirecte, plus beneficiul societatii.

Produse finite:

Pot fi considerate produse finite agregatele care sunt vandute ca atare beneficiarilor. Agregatele care sunt utilizate la obtinerea betoanelor se considera materii prime obtinute din productia proprie, pretul de cost al acestora fiind format doar din manopera directa, cheltuielile directe si indirecte de productie, fara a cuprinde un beneficiu.

Betoanele pot fi considerate produse finite daca sunt vandute ca atare, dar se considera materii prime obtinute din productia proprie daca sunt utilizate de firma dvs. la executarea lucrarilor de constructii pentru diversi beneficiari.

Din punct de vedere contabil, inregistrarile pentru acelasi produs care poate fi atat materie prima pentru alt produs finit, cat si produs finite destinat comercializarii ca atare, sunt urmatoarele:

productia de agregate ca materii prime si produse finite:

345 = 711 100.000.000 lei

(analitic distinct agregate)

inregistrarea agregatelor ca materii prime la obtinerea betoanelor :

301 = 345 40.000.000

si concomitent

711 = 345 40.000.000

601 = 301 40.000.000 ………… urmeaza inregistrarile din contabilitatea financiara si de gestiune prezentate anterior pentru productia de betoane

In locul contului 345 aveti posibilitaea de a utiliza si contul 341 „semifabricate”

vanzarea agregatelor ca produse finite:

711 = 345 60.000.000

411 = % 71.400.000

701 60.000.000

4427 11.400.000

Inregistrarile contabile din contabilitatea financiara pentru lucrarile de constructii sunt urmatoarele:

de exemplu, la data de 31.05.2005:

- inregistrarea valorii la cost de productie a lucrarilor si serviciilor in curs de executie:

332 = 711 1.000.000.000

Soldul contului reprezinta valoarea la cost de productie a lucrarilor si serviciilor in curs de executie la sfarsitul perioadei si se inchide prin contul 121 pentru a se echilibra cu conturile de cheltuieli aferente (materii prime, alte cheltuieli directe si indirecte)

in cursul lunii iunie se mai efectueaza lucrari de 500.000.000 lei, dar se finalizeaza si se receptioneaza lucrari de 300.000.000 lei la cost efectiv de productie:

332 = 711 500.000.000 lucrari efectuate

711 = 332 300.000.000 lucrari finalizate, receptionate, facturate beneficiarului

411 = % 416.000.000

704 350.000.000

4427 66.500.000

de exemplu, la data de 30.06.2005:

711 = 332 1.200.000.000

de exemplu, la data de 01.07.2005:

332 = 711 1.200.000.000

Contabilitatea de gestiune a lucrarilor de constructii este identica cu contabilitatea produselor finite pe care am prezentat-o initial.