Organizare casierie. Derulare operatiuni de trezorerie. Cum procedam corect?

In analiza urmatoare, avem ca subiect o societate comerciala care are angajati agenti comerciali in diverse localitati din tara. Acestia incaseaza in numerar contravaloarea facturilor emise catre client insa predau banii la casierie odata la 2-3 zile. Inregistrarea in Registrul de casa se face pe baza borderoului de predare-primire, borderou care cuprinde chitante emise in mai multe zile. Vom vedea care este procedura corecta si ce documente trebuie intocmite in acest caz. De asemenea, stabilim cum se proceda in cazul in care agentii depun incasarile direct in banca. Exista cazuri in care incaseaza in numerar sume de pana la 5.000 lei de la acelasi client, dar in 2 zile distincte fara a fragmenta facturi insa chitantele apar pe acelasi borderou.

Procedura ideala este virarea de catre agenti in banca a incasarilor din fiecare zi si informarea Caseriei centrale despre chiatntele emise in fiecare zi si depunerile facute in banca.
 
Este corect si ca agentii sa va predea chitantele si banii periodic - conform procedurii interne stabilite pentru acest lucru.

Teoretic, Registrul de casa se completeaza in fiecare zi. Desigur, practic acest lucru este greu de realizat dar, conform legii , la inceputul zilei urmatoare dvs. trebuie sa aveti Registrul de casa completat pentru ziua precedenta.

Tot teoretic, agentii va vor informa la sfarsitul fiecarei zile despre totalul incasarilor numerar iar dvs. le veti inregistra in Registrul de casa , chiar daca fizic primiti rapoartele si banii dupa cateva zile.
 
La predarea numerarului si documentelor, se va intocmi un Borderou sau Proces verbal de predare – primire - acesta nu este un document care se inregistreaza in contabilitate, ci doar o asigurare pentru agent ca a predat intreg numerarul si documentele catre Caserie.
 
Pentru ca si Caseria poate fi supusa unui control, iar banii nu se afla acolo pana la sfarsitul saptamanii puteti inregistra:

- incasarile din zi : 581 = 4111 – avand la baza partea din Manualul de politici contabile a firmei in care este descris modul periodic de adunare a banilor si documentelor de la agenti
- cand banii ajung in caserie : 531 = 581 , pe baza Procesului verbal de predare-primire a documentelor si numerarului.

Declaratia Unica 2024 Impozit pe venit Contributii CAS si CASS

Vezi AICI detalii

Contabilitatea organizatiilor non-profit

Vezi AICI detalii

Planul de conturi general Functiunea si corespondenta conturilor

Vezi AICI detalii

In Manualul de politici contabile al firmei dvs. trebuie sa prevedeti situatiile ce pot aparea si descrie documentele ce se vor intocmi ( in principiu Procese-verbale si Dispozitii de incasare/plata) si circuitul lor. Procedurile interne prevazute in Manual (care, desigur, nu trebuie sa contravina prevederilor legale - de exemplu cele referitoare la plafonarea incasarilor si platilor - ) au valoare de norma pentru firma dvs. si nu pot fi disputate de organele de control.
 
Deci in caseria dvs. trebuie sa apara inregistrate toate chitantele la data emiterii lor, nu la data borderoului , deci situatia decrisa - sume de pana la 5.000 lei de la acelasi client dar in 2 zile distincte, fara a fragmenta facturi – nu incalca Legea 70/2015 in niciun fel.

Raspuns oferit pentru www.portalcontabilitate.ro de Anca Ivanov - Expert contabil