Normele pentru aplicarea Legii nr. 129/2019 privind prevenirea si combatarea spalarii banilor, in MONITOR

Prin Ordinul ONPCSB nr. 102/2020 au fost oficializate Normele pentru aplicarea Legii nr. 129/2019 privind prevenirea si combatarea spalarii banilor. Actul normativ a fost publicat in Monitorul Oficial  nr. 75. din 3 februarie 2020.
 

Mai exact, denumirea completa a documentului este Ordinul nr. 102/2019 privind aprobarea Normelor de aplicare a prevederilor Legii nr. 129/2019 pentru prevenirea si combaterea spalarii banilor si finantarii terorismului, precum si pentru modificarea si completarea unor acte normative pentru entitatile raportoare supravegheate si controlate de Oficiul National de Prevenire si Combatere a Spalarii Banilor.
 

Cum sa va protejati impotriva amenzilor uriase instituite de Legea nr. 129/2019! Consultati Ghidul complet cu obligatii, proceduri si sanctiuni noi privind prevenirea si combaterea spalarii banilor in 2020.
 

Ordinul ONPCSB nr. 102/2020: Normele pentru aplicarea Legii nr. 129/2019

In temeiul:
- prevederilor art. 40 alin. (2), art. 58 alin. (3) si art. 59 alin. (1) din Legea nr. 129/2019 pentru prevenirea si combaterea spalarii banilor si finantarii terorismului, precum si pentru modificarea si completarea unor acte normative, cu modificarile ulterioare;
- dispozitiilor art. 7 alin. (1) din Regulamentul de organizare si functionare a Oficiului National de Prevenire si Combatere a Spalarii Banilor, aprobat prin Hotararea Guvernului nr. 1.599/2008, cu modificarile ulterioare,

presedintele Oficiului National de Prevenire si Combatere a Spalarii Banilor emite prezentul ordin.

Art. 1. -

Se aproba Normele de aplicare a prevederilor Legii nr. 129/2019 pentru prevenirea si combaterea spalarii banilor si finantarii terorismului, precum si pentru modificarea si completarea unor acte normative pentru entitatile raportoare supravegheate si controlate de Oficiul National de Prevenire si Combatere a Spalarii Banilor, prevazute in anexa care face parte integranta din prezentul ordin.

Art. 2. -

Prezentul ordin se publica in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea I.

 

Presedintele Oficiului National de Prevenire si Combatere a Spalarii Banilor,
Daniel-Marius Staicu

Bucuresti, 22 ianuarie 2020.
Nr. 102.

Normele de aplicare a Legii nr. 129/2019 – Anexa

CAPITOLUL I
Dispozitii generale

Art. 1. -

Prezentele norme se aplica tuturor entitatilor raportoare supravegheate si controlate de catre Oficiul National de Prevenire si Combatere a Spalarii Banilor, denumit in continuare Oficiul, conform prevederilor art. 26 alin. (1) din Legea nr. 129/2019 pentru prevenirea si combaterea spalarii banilor si finantarii terorismului, precum si pentru modificarea si completarea altor acte normative, cu modificarile ulterioare, denumita in continuare Lege.
 

Art. 2. -

In sensul prezentelor norme, prin sintagma entitati reglementate se intelege entitatile raportoare supravegheate si controlate de catre Oficiu conform prevederilor art. 26 alin. (1) lit. d), respectiv cele prevazute la art. 5 din Lege care nu sunt supuse supravegherii Bancii Nationale a Romaniei si Autoritatii de Supraveghere Financiara conform prevederilor art. 27 alin. (1) si art. 28 alin. (1) din Lege, indiferent de forma de organizare a acestora.


CAPITOLUL II
Entitatile raportoare supravegheate si controlate de Oficiu

Art. 3. -

Entitatile reglementate includ cel putin urmatoarele:

a) institutiile financiare nebancare inscrise exclusiv in Registrul general al Bancii Nationale Romane si care nu au si statut de institutie de plata sau institutie emitenta de moneda electronica; institutiile financiare nebancare inscrise in Registrul de evidenta al Bancii Nationale Romane, respectiv casele de amanet, casele de ajutor reciproc si entitati fara scop patrimonial; furnizori specializati in servicii de informare cu privire la conturi; casele de schimb valutar autorizate de Ministerul Finantelor Publice; furnizorii de servicii postale autorizati de Autoritatea Nationala pentru Administrare si Reglementare in Comunicatii, care presteaza servicii de plata, in conformitate cu prevederile art. 5 alin. (1) lit. b) din Lege;

b) furnizorii de servicii de jocuri de noroc autorizati de Oficiul National pentru Jocuri de Noroc, in conformitate cu prevederile art. 5 alin. (1) lit. d) din Lege;

c) auditorii financiari, expertii contabili si contabilii autorizati, cenzorii, consultantii fiscali, precum si alte entitati ce desfasoara efectiv activitati conform codurilor CAEN 7022, in conformitate cu prevederile art. 5 alin. (1) lit. e) din Lege;

d) notarii publici, avocatii, executorii judecatoresti, practicienii in insolventa, precum si alte persoane care exercita profesii juridice liberale, conform codului CAEN 6910, in cazul in care acorda asistenta pentru intocmirea sau perfectarea de operatiuni pentru clientii lor privind cumpararea ori vanzarea de bunuri imobile, actiuni sau parti sociale ori elemente ale fondului de comert, administrarea instrumentelor financiare, valorilor mobiliare sau a altor bunuri ale clientilor, operatiuni sau tranzactii care implica o suma de bani sau un transfer de proprietate, constituirea sau administrarea de conturi bancare, de economii ori de instrumente financiare, organizarea procesului de subscriere a aporturilor necesare constituirii, functionarii sau administrarii unei societati; constituirea, administrarea ori conducerea unor astfel de societati, organismelor de plasament colectiv in valori mobiliare sau a altor structuri similare, precum si in cazul in care participa in numele sau pentru clientii lor in orice operatiune cu caracter financiar ori vizand bunuri imobile, in conformitate cu prevederile art. 5 alin. (1) lit. f) din Lege;

e) furnizorii de servicii pentru societati sau fiducii asa cum sunt definiti la art. 2 lit. l) din Lege, precum si entitati ce desfasoara activitati conform codurilor CAEN 6420, 6820, in conformitate cu prevederile art. 5 alin. (1) lit. g) din Lege;

f) agentii imobiliari, inclusiv persoanele juridice in cadrul carora isi desfasoara activitatea agentii imobiliari, conform codurilor CAEN 6831, in conformitate cu prevederile art. 5 alin. (1) lit. h) din Lege;

g) entitati care comercializeaza, in calitate de profesionisti, bunuri sau presteaza servicii, in masura in care efectueaza tranzactii in numerar a caror limita minima reprezinta echivalentul in lei a 10.000 euro, indiferent daca tranzactia se executa printr-o singura operatiune sau prin mai multe operatiuni care au o legatura intre ele, in conformitate cu prevederile art. 5 alin. (1) lit. i) din Lege.

Art. 4. -

Conform prevederilor art. 26 alin. (1) lit. e) din Lege, organismele de autoreglementare supravegheaza entitatile reglementate pe care le reprezinta si coordoneaza, conform atributiilor specifice, cel putin, prin:

a) organizarea, coordonarea, inregistrarea si/sau autorizarea desfasurarii activitatilor profesionale specifice cu respectarea prevederilor art. 31 alin. (2) si (3) din Lege;
b) dezvoltarea de cerinte si mecanisme aplicabile referitoare la informarea entitatilor reglementate pe care le reprezinta si coordoneaza, cu privire la vulnerabilitatile sistemelor de prevenire si combatere a spalarii banilor si a finantarii terorismului din alte tari, conform prevederilor art. 17 alin. (5) din Lege;
c) cooperarea cu Oficiul cu privire la modul de implementare a obligatiilor ce le revin membrilor sai in baza Legii si a legislatiei secundare in domeniu, conform prevederilor art. 39 alin. (3) lit. i) din Lege;
d) emiterea de reglementari sectoriale ale activitatii specifice desfasurate de membrii sai in vederea aplicarii dispozitiilor Legii, conform prevederilor art. 59 alin. (1) si (2) din Lege;
e) realizarea de evaluari ale riscului de producere a fenomenelor de spalare a banilor sau finantare a terorismului la nivelul sectorial specific activitatii desfasurate de membrii sai si, dupa caz, emiterea de reglementari sau instructiuni cu privire la factorii de risc si masurile de contracarare si diminuare a riscurilor identificate, conform prevederilor art. 1 alin. (4) din Lege;
f) informarea, de indata, a Oficiului conform prevederilor art. 26 alin. (2) din Lege.


CAPITOLUL III 
Obligatiile entitatilor reglementate

SECTIUNEA 1 Persoana desemnata/Ofiter de conformitate - in aplicarea prevederilor art. 23 din Lege

Art. 5. -

(1) In aplicarea art. 23 alin. (1) din Lege, entitatile reglementate comunica datele de identificare ale persoanei/lor desemnate, cu responsabilitati in aplicarea Legii, exclusiv electronic, prin accesarea site-ului Oficiului si inregistrarea in Sistemul electronic de transmisie date.

(2) In aplicarea art. 23 alin. (2) din Lege, institutiile financiare supravegheate si controlate de Oficiu vor numi un ofiter de conformitate dintre membrii conducerii de rang superior a entitatilor, care coordoneaza implementarea politicilor si procedurilor interne pentru aplicarea Legii.

(3) Persoanele desemnate si ofiterii de conformitate mentionati la alin. (1) si (2) se numesc de catre reprezentantii legali ai entitatii reglementate:

a) la data infiintarii entitatii reglementate sau, dupa caz, la data intrarii in vigoare a Legii, iar o noua numire/inlocuire poate fi facuta ori de cate ori situatiile faptice obiective o impun;
b) in urma unei testari interne care sa confirme ca sunt potriviti si adecvati pentru a indeplini atributiile respective, testare ce va fi reluata cel putin o data pe an.

(4) Entitatile reglementate vor preciza in mod distinct, pentru fiecare persoana desemnata si ofiter de conformitate, responsabilitatile incredintate pentru aplicarea dispozitiilor Legii, in cadrul intern.

(5) Datele privind desemnarea persoanelor cu responsabilitati in aplicarea Legii nu vor fi inregistrate in sistemul informatic al Oficiului daca nu respecta toate prevederile Legii si ale prezentelor norme, considerandu-se obligatia de desemnare/numire neindeplinita pana la remedierea situatiei.

(6) In procesul de selectie a persoanelor desemnate si a ofiterilor de conformitate, entitatile reglementate au in vedere persoane potrivite si competente, luand in considerare, cel putin:

a) abilitatile si cunostintele in domeniul prevenirii spalarii banilor si finantarii terorismului, atat inainte de a fi desemnate, cat si ulterior, in mod continuu;
b) reputatia profesionala, care poate avea la baza inclusiv cazierul judiciar si referinte ale angajatorilor anteriori.

(7) Entitatile reglementate au obligatia de a inregistra si pastra in evidentele proprii toate documentele in format letric cu semnaturile olografe ale reprezentantilor acestora sau in format electronic, inregistrate in cadrul entitatii, prin care sunt selectate si desemnate persoanele prevazute la alin. (1) si (2), pe care le pun la dispozitia autoritatilor cu atributii de control, la cererea acestora.

Art. 6. -

(1) In aplicarea art. 23 alin. (5) si (6) din Lege, persoanele desemnate, ofiterii de conformitate mentionati la art. 5 alin. (1) si (3), precum si angajatii sau persoanele aflate intr-o pozitie similara, in cadrul entitatilor reglementate, au dreptul, in nume propriu, de a semnala incalcari de orice natura ale Legii in cadrul entitatii reglementate, caz in care identitatea acestor persoane va fi protejata corespunzator de catre Oficiu.

(2) Aspectele semnalate conform alin. (1) nu constituie incalcari ale unei obligatii de confidentialitate sau secret profesional, inclusiv in cazul in care nu se confirma, si nu atrag raspunderea disciplinara in acest sens.

(3) Entitatile reglementate au obligatia de a detalia prin norme clare modul in care persoanele prevazute la alin. (1) din cadrul entitatilor reglementate sunt protejate corespunzator, privind raportarea incalcarilor, la nivel intern, conform prevederilor art. 37 alin. (2) si (3) din Lege.


Art. 7. -

Entitatile raportoare prevazute la art. 5 alin. (1) lit. i) din Lege, precum si persoanele fizice care au calitatea de entitate raportoare nu au obligatia de a desemna una sau mai multe persoane care au responsabilitati in aplicarea Legii.
 

SECTIUNEA a 2-a Proceduri interne - in aplicarea prevederilor art. 24 alin. (1)-(3) din Lege


Art. 8. -

(1) In aplicarea art. 24 alin. (1) din Lege, entitatile reglementate emit urmatoarele documente pentru a atenua si a gestiona cu eficacitate riscurile de spalare a banilor sau de finantare a terorismului, aprobate la nivelul conducerii de rang superior, astfel:

a) norme interne ce contin cel putin: masuri aplicabile in materie de cunoastere a clientelei; masuri aplicabile in materie de raportare si furnizare prompta a datelor la solicitarea autoritatilor competente; masuri de pastrare a evidentelor si a tuturor documentelor, conform cerintelor din Lege;
b) proceduri de administrare a riscurilor care contin cel putin masuri de identificare, evaluare si gestionare a riscurilor, precum si criteriile, aspectele, scenariile si intervalele de timp in functie de care se identifica tranzactiile legate intre ele;
c) proceduri care stabilesc mecanismele de control intern, de comunicare si management de conformitate;
d) proceduri care stabilesc mecanisme ce cuprind masuri aplicabile in materie de protectie a personalului propriu implicat in procesul de aplicare a acestor politici impotriva oricaror amenintari ori actiuni ostile sau discriminatorii;
e) politici de instruire si evaluare periodica a angajatilor.

(2) Entitatile reglementate au obligatia de a inregistra si pastra in evidentele proprii, in format letric sau in format electronic, documentele prevazute la alin. (1) si art. 24 alin. (1) - (3) din Lege, pe care le pun la dispozitia autoritatilor cu atributii de control, la cererea acestora.

(3) Entitatile reglementate au obligatia de a aproba si monitoriza aplicarea normelor, procedurilor, mecanismelor si politicilor prevazute la alin. (1), la nivelul conducerii de rang superior, si de a le revizui, cel putin o data pe an sau ori de cate ori se impune.
 

Art. 9. -

In aplicarea art. 24 alin. (2) din Lege, entitatile reglementate au obligatia de a asigura o functie de audit independent in scopul testarii normelor, procedurilor, mecanismelor si politicilor prevazute la art. 8 alin. (1), atunci cand, in ultimul exercitiu financiar incheiat, depasesc cel putin doua dintre urmatoarele criterii:

a) total active: 5.000.000 lei;
b) total cifra de afaceri neta: 10.000.000 lei;
c) numarul mediu de salariati: 30.


Art. 10. -

Entitatile reglementate prevazute la art. 5 alin. (1) lit. i) din Lege aplica prevederile art. 24 alin. (1) din Lege in momentul efectuarii tranzactiilor in numerar, a caror limita minima reprezinta echivalentul in lei a 10.000 EUR, indiferent daca tranzactia se executa printr-o singura operatiune sau mai multe operatiuni care au o legatura intre ele.


SECTIUNEA a 3-a Instruirea angajatilor - in aplicarea prevederilor art. 24 alin. (4)-(7) din Lege

Art. 11. -

(1) Normele, procedurile, mecanismele si politicile prevazute la art. 8 alin. (1) sunt aduse la cunostinta angajatilor si aplicate efectiv in activitatea desfasurata de entitatea reglementata.

(2) Entitatile reglementate asigura, cel putin o data pe an sau ori de cate ori se impune, instruirea corespunzatoare a angajatilor in baza politicilor interne emise in acest sens.

(3) Procesul de verificare si instruire corespunzatoare a angajatilor se realizeaza cel putin prin:

a) impunerea de standarde adecvate la angajarea persoanelor cu responsabilitati in aplicarea dispozitiilor prevazute de Lege;
b) includerea, dupa caz, in fisele de post ale angajatilor a atributiilor specifice si concrete ce le revin in ceea ce priveste aplicarea dispozitiilor prevazute de Lege;
c) evaluarea periodica a cunostintelor legale in materia prevenirii spalarii banilor si finantarii terorismului si a modului de aplicare concreta si corespunzatoare, in cadrul intern, a obligatiilor ce le revin conform atributiilor primite in baza dispozitiilor Legii. Nivelul evaluarii trebuie sa fie proportional cu rolul lor in cadrul entitatii reglementate si cu riscurile de spalare a banilor si de finantare a terorismului pe care le pot detecta in cadrul activitatii;
d) participarea la programe de instruire avand ca scop recunoasterea de catre angajati a operatiunilor care pot avea legatura cu spalarea banilor sau cu finantarea terorismului.
(4) Entitatile reglementate au obligatia de a inregistra si pastra in evidentele proprii toate documentele in format letric sau electronic, prin care sunt indeplinite prevederile alin. (1) - (3), precum si prevederile art. 24 alin. (4) - (7) din Lege, pe care le pun la dispozitia autoritatilor cu atributii de control, la cererea acestora.

Art. 12. -

(1) Institutiile financiare supravegheate si controlate de Oficiu au obligatia de a stabili standarde adecvate in procesul de recrutare a personalului cu responsabilitati in aplicarea Legii si sa asigure participarea acestuia la programe speciale de formare profesionala ori de cate ori este nevoie, insa nu mai tarziu de un interval de un an.

(2) Pentru stabilirea standardelor adecvate in procesul de recrutare a personalului cu responsabilitati in aplicarea Legii, entitatile reglementate vor aplica, cel putin, dispozitiile art. 5 alin. (6).

SECTIUNEA a 4-a Evaluarea riscurilor - in aplicarea prevederilor art. 11 alin. (6) si (7), art. 14, art. 16 alin. (2), art. 17 alin. (14) si art. 25 din Lege

Art. 13. -

(1) Evaluarea riscurilor se realizeaza de catre toate entitatile reglementate pentru protejarea eficienta a acestora si sta la baza elaborarii si aplicarii procedurilor de administrare a riscurilor de spalare a banilor si de finantare a terorismului, prevazute la art. 8 alin. (1).

(2) Scopul evaluarii riscurilor este de a permite entitatii reglementate sa determine, intr-o maniera motivata, setul de masuri obligatorii de cunoastere a clientelei, prevazute de Lege, care trebuie aplicate atat in timpul procedurii de identificare a unui client sau a unui beneficiar real, cat si in timpul relatiei de afaceri, atat pentru clientii noi, cat si pentru cei existenti.

(3) Responsabilitatea configurarii si actualizarii periodice a procedurilor de administrare a riscurilor de spalare a banilor si de finantare a terorismului revine persoanei din conducerea de rang superior din cadrul entitatii reglementate, cu atributii de control intern, de comunicare si management de conformitate.

Art. 14. -

Implementarea sistemului de evaluare a riscurilor de spalare a banilor si de finantare a terorismului se realizeaza prin procedurile de administrare a acestora, ce contin, cel putin, urmatoarele:

a) alocarea de responsabilitati personalului in cadrul procesului de evaluare pe baza de risc;
b) precizarea surselor de informatii utilizate in realizarea evaluarii;
c) identificarea si evaluarea factorilor de risc relevanti asociati clientilor, produselor si serviciilor oferite, precum si canalelor de distributie, tarilor si zonelor geografice, la nivelul tranzactiilor, precum si la nivelul intregii activitati desfasurate;

d) modul de determinare a ponderilor asociate factorilor de risc identificati in functie de importanta acestora, daca entitatea reglementata decide sa pondereze diferit factorii de risc identificati;
e) modul de luare in considerare a factorilor de risc identificati la determinarea gradului de risc asociat clientilor, produselor si serviciilor, canalelor de distributie a produselor si serviciilor si, dupa caz, activitatilor externalizate si activitatilor derulate prin sucursalele si filialele situate in alte state;
f) revizuirea riscurilor prin stabilirea si reevaluarea, periodica, in situatiile cand intervin elemente de natura sa modifice gradul de risc, a claselor de risc aferente clientilor, produselor si serviciilor oferite, precum si a canalelor de distributie, a tarilor si zonelor geografice, la nivelul tranzactiilor, in functie de gradul de risc asociat, precum si la nivelul intregii activitati desfasurate;
g) monitorizarea evolutiilor factorilor de risc de spalare a banilor sau de finantare a terorismului si pentru a identifica necesitatea actualizarii evaluarii de risc;
h) gestionarea si atenuarea riscurilor prin identificarea si aplicarea de masuri pentru diminuarea si indepartarea efectiva si eficienta a acestora.

Art. 15. -
(1) In cadrul procesului de analiza a riscurilor, entitatile reglementate iau in considerare toti factorii de risc relevanti prevazuti la art. 11 alin. (6), art. 16 alin. (2) si art. 17 alin. (14) din Lege.

(2) Entitatile reglementate folosesc factori de risc obiectivi si adecvati in functie de activitatea desfasurata, a caror evaluare poate fi, spre exemplificare: "scazut", "mediu", "mare", inregistrata, in general, in documentul de acceptare a clientului entitatii reglementate.

(3) La cererea autoritatilor cu atributii de control, entitatile reglementate au obligatia sa demonstreze ca tipul masurilor de cunoastere a clientelei aplicat acestora este adecvat riscului identificat.

(4) Entitatile reglementate au obligatia de a inregistra si pastra in evidentele proprii, in format letric sau in format electronic, toate documentele prin care sunt indeplinite prevederile art. 13, 14 si ale prezentului articol si ale art. 11 alin. (6), art. 16 alin. (2), art. 17 alin. (14) si art. 25 din Lege, pe care le pun la dispozitia autoritatilor cu atributii de control, la cererea acestora.


Art. 16. -

Entitatile reglementate prevazute la art. 5 alin. (1) lit. i) din Lege vor implementa sistemul de evaluare a riscurilor de spalare a banilor sau de finantare a terorismului numai pentru tranzactiile efectuate in numerar, a caror limita minima reprezinta echivalentul in lei a 10.000 EUR, indiferent daca tranzactia se executa printr-o singura operatiune sau mai multe operatiuni care au o legatura intre ele.
 

SECTIUNEA a 5-a Masuri de cunoastere a clientelei - in aplicarea prevederilor art. 10-20 din Lege

Art. 17. -

(1) Entitatile reglementate aplica masurile simplificate, standard si suplimentare de cunoastere a clientelei intr-un mod adecvat riscului aferent, in baza sistemului propriu de evaluare a riscurilor de spalare a banilor si de finantare a terorismului, conform normelor interne de cunoastere a clientelei.

(2) Entitatile reglementate verifica identitatea clientului si a beneficiarului real inainte de stabilirea unei relatii de afaceri sau de desfasurarea tranzactiei ocazionale.

(3) Entitatile reglementate prevazute la art. 5 alin. (1) lit. i) din Lege vor aplica masurile de cunoastere a clientelei conform Legii, numai pentru tranzactiile efectuate in numerar, a caror limita minima reprezinta echivalentul in lei a 10.000 EUR, indiferent daca tranzactia se executa printr-o singura operatiune sau mai multe operatiuni care au o legatura intre ele.


Art. 18. -

(1) Masurile standard de cunoastere a clientelei, pe care entitatile reglementate au obligatia sa le aplice, constau cel putin in masurile prevazute de art. 11 din Lege.

(2) Masurile simplificate de cunoastere a clientelei, pe care entitatile reglementate le pot aplica, in functie de risc, constau, cu titlu exemplificativ, in:

a) limitarea extinderii, tipului sau timpului alocat masurilor de cunoastere a clientelei;
b) obtinerea unui volum mai redus de informatii referitoare la identificarea clientului;
c) simplificarea verificarilor efectuate cu privire la identitatea clientilor;
d) reducerea frecventei actualizarilor informatiilor privind identificarea clientilor pe parcursul relatiei de afaceri;
e) reducerea intensitatii extinderii si gradului de monitorizare si verificare a tranzactiilor.

(3) Masurile suplimentare de cunoastere a clientelei, pe care entitatile reglementate le pot aplica, in functie de risc, constau, cu titlu exemplificativ, in:

a) obtinerea de informatii suplimentare cu privire la imputernicit, beneficiarul real, sediul, ocupatia, sursa de venit, volumul activelor etc. si alte informatii disponibile din baze de date publice;
b) efectuarea de cautari suplimentare, cum ar fi cautari pe internet folosind surse independente si deschise;
c) obtinerea de informatii suplimentare si, dupa caz, justificarea prin documente aferente cu privire la natura relatiei de afaceri si a sursei fondurilor/activelor clientului;
d) obtinerea de informatii despre motivele care stau la baza efectuarii tranzactiilor;
e) scaderea pragului de 25% prevazut la definitia beneficiarului real de la art. 4 alin. (2) lit. a) si d) din Lege;
f) efectuarea de monitorizari suplimentare a relatiei de afaceri, prin cresterea numarului si duratei verificarilor efectuate si selectarea modelelor de tranzactii care necesita verificari suplimentare;
g) cresterea gradului de constientizare, in cazul tranzactiilor si clientilor cu risc ridicat, in toate departamentele care au o relatie de afaceri cu clientul, inclusiv posibilitatea de informare suplimentara a personalului care raspunde de respectivul client.

Art. 19. -

Entitatile reglementate adopta norme interne de cunoastere a clientelei, inclusiv a beneficiarului real, care stabilesc toate masurile aplicabile in materie de cunoastere a clientelei, conform art. 8 alin. (1) lit. a), care contin cel putin urmatoarele elemente:

a) identificarea criteriilor de acceptare a clientilor si nivelul ierarhic de aprobare a acestora;
b) tipurile de produse si servicii care pot fi furnizate fiecarei categorii de clientela;
c) incadrarea clientilor in categoria de clientela corespunzatoare si modalitatea de trecere a acestora dintr-o categorie de clientela in alta;
d) frecventa actualizarii, pe baza de risc, a informatiilor si a documentatiei despre clienti;
e) continutul masurilor de cunoastere a clientelei pentru fiecare clasa de risc identificata conform art. 15 alin. (2), cu identificarea explicita a documentelor si informatiilor utilizate;
f) monitorizarea permanenta a operatiunilor derulate de clienti, indiferent de clasa de risc in care acestea sunt incadrate, in scopul detectarii tranzactiilor neobisnuite si tranzactiilor suspecte;
g) gestionarea situatiilor de incetare a relatiilor de afaceri si a celor in care apar dificultati in procesul de cunoastere a clientelei;
h) identificarea tranzactiilor sau relatiilor de afaceri cu persoanele expuse public sau cu clienti ai caror beneficiari reali sunt persoane expuse public sau detin calitatea de membru al familiei persoanei expuse public ori de persoana cunoscuta ca asociat apropiat al unei persoane expuse public, inclusiv pentru o perioada de cel putin 12 luni incepand cu data de la care respectiva persoana nu mai ocupa o functie publica importanta;
i) modul de punere in aplicare a sanctiunilor internationale, conform legislatiei in vigoare, inclusiv prin verificari realizate pe site-ul Oficiului, www.onpcsb.ro, sectiunea "sanctiuni internationale".


Art. 20. -

Entitatile reglementate pentru aplicarea masurilor de cunoastere a clientelei vor retine de la fiecare client, inclusiv pentru beneficiarul real, datele prevazute de urmatoarele documente:

a) pentru persoanele fizice se vor retine datele de identificare prevazute in cartile/buletinele de identitate, pasapoarte sau permise de sedere;
b) pentru persoanele juridice, precum si pentru beneficiarii reali ai acestora se vor retine datele de identificare cuprinse in:
1. actele de constituire a entitatilor reglementate, certificatele de inregistrare sau extrase ale acestora;
2. documente din care sa rezulte identitatea beneficiarului real, respectiv persoana fizica ce detine sau controleaza in cele din urma clientul si/sau persoana fizica in numele careia se realizeaza o tranzactie, o operatiune sau o activitate;
3. certificate de atestare fiscala si, dupa caz, certificate de rezidenta fiscala emise de autoritatile fiscale nationale/internationale;
c) in cazul in care un client persoana juridica este reprezentat de un imputernicit, se vor retine datele de identificare mentionate mai sus, inclusiv imputernicirea/documentul acestuia emise de reprezentantul legal al entitatii reglementate in numele careia actioneaza;
d) in cazul in care un client este parte a unui contract fiduciar sau altor constructii juridice similare, se vor retine de la acesta copii ale declaratiilor de inregistrare a contractelor de fiducie depuse la organele fiscale unde este inregistrat.

SECTIUNEA a 6-a Tipuri de raportari - in aplicarea prevederilor art. 6-7 din Lege

Art. 21. -

(1) Entitatile reglementate au obligatia sa transmita de indata Oficiului un raport de tranzactii suspecte, conform prevederilor art. 6 si in conditiile art. 8 si 9 din Lege, atunci cand, dupa aplicarea tuturor masurilor de cunoastere a clientelei si de evaluare a riscurilor, au identificat suspiciuni de spalare a banilor sau de finantare a terorismului.

(2) Entitatile reglementate vor lua toate masurile legale de identificare a tranzactiilor suspecte, in desfasurarea activitatii lor, indiferent de riscul identificat aferent clientelei, de pragul tranzactiilor sau de modalitatea de realizare a acestora.

(3) Modul de identificare prevazut la alin. (2) are in vedere inclusiv stabilirea unor parametri si a unor tipare ce delimiteaza tranzactiile obisnuite derulate, cum ar fi: limite valorice pe categorie de client, produs sau tranzactie, categorii de tranzactii derulate in relatie cu diferitele categorii de clientela si, in cazul persoanelor juridice si al altor entitati, si domeniul de activitate.

(4) Persoanele prevazute la art. 5 alin. (1) lit. e) si f) din Lege au obligatia de a transmite un raport de tranzactii suspecte numai in masura in care nu sunt avute in vedere informatiile pe care acestea le primesc de la unul dintre clientii lor sau le obtin in legatura cu acestia in cursul evaluarii situatiei juridice a clientului in cadrul unor proceduri judiciare sau al indeplinirii obligatiei de aparare sau de reprezentare a clientului in proceduri judiciare sau in legatura cu aceste proceduri, inclusiv de consiliere juridica privind initierea sau evitarea procedurilor, indiferent daca aceste informatii sunt primite sau obtinute inaintea procedurilor, in timpul acestora sau dupa acestea.

(5) Prevederile alin. (4) nu se aplica in cazurile in care persoanele prevazute la art. 5 alin. (1) lit. e) si f) din Lege cunosc faptul ca activitatea de consiliere juridica este furnizata in scopul spalarii banilor sau al finantarii terorismului sau atunci cand stiu ca un client doreste consiliere juridica in scopul spalarii banilor sau al finantarii terorismului.

Art. 22. -

(1) Entitatile reglementate au obligatia sa transmita Oficiului un raport privind tranzactiile cu sume in numerar, in lei sau in valuta, a caror limita minima reprezinta echivalentul in lei a 10.000 euro, in termen de 3 zile lucratoare de la momentul efectuarii tranzactiilor.

(2) In cazul in care entitatile reglementate efectueaza tranzactii cu sume in numerar a caror valoare este fragmentata in transe mai mici, conform prevederilor Legii, acestea transmit Oficiului un raport, cu respectarea conditiilor prevazute de art. 7 alin. (4) din Lege, inclusiv a termenelor specificate in normele interne prevazute la art. 24 alin. (1) din Lege, in termen de 3 zile lucratoare de la efectuarea ultimei operatiuni, prin care se atinge sau se depaseste limita minima de raportare.

(3) Entitatile reglementate transmit Oficiului un raport privind operatiunile cu numerar mentionate la alin. (1) si (2) efectuate conform activitatii desfasurate prin casieria proprie, indiferent de justificarile economice, sau, dupa caz, cand acestea rezulta din documentele intocmite in cazurile prevazute la art. 5 alin. (1) lit. f) din Lege.

Art. 23. -

Entitatile reglementate care desfasoara activitati de remitere de bani au obligatia sa transmita Oficiului un raport de transferuri de fonduri a caror limita minima reprezinta echivalentul in lei a 2.000 euro, in termen de 3 zile lucratoare de la momentul efectuarii tranzactiei.

Art. 24. -

(1) Rapoartele prevazute la art. 21-23 din prezentele norme se transmit Oficiului cu respectarea dispozitiilor art. 8 alin. (12) din Lege.

(2) In aplicarea prevederilor Legii, sumele in lei la care se face referire atat in prevederile legale, cat si in activitatea desfasurata de catre entitatea reglementata se calculeaza la cursul oficial al Bancii Nationale a Romaniei al valutei aferente, din ziua in care s-a realizat tranzactia.

(3) In cazul entitatilor raportoare prevazute la art. 5 alin. (1) lit. e) si f) din Lege, raportarile se fac catre Oficiu si se notifica structurile de conducere ale profesiilor liberale asupra transmiterii rapoartelor de tranzactii suspecte.


SECTIUNEA a 7-a Pastrarea documentelor - in aplicarea prevederilor art. 21-22 din Lege

Art. 25. -

(1) Entitatile reglementate stabilesc prin normele interne masuri de pastrare a evidentelor si a tuturor documentelor, precum si modul de acces la acestea.

(2) Documentele si informatiile obtinute de la clientii entitatilor reglementate sunt pastrate in scopul prevenirii, depistarii si investigarii cazurilor de spalare de bani sau de finantare a terorismului pe toata perioada desfasurarii relatiei de afaceri si ulterior pentru o perioada de 5 ani de la incetarea acestei relatii sau de la data tranzactiei ocazionale.

(3) La solicitarea scrisa a autoritatilor competente in domeniul prevenirii, depistarii si investigatiilor in cazurile de spalare a banilor si de finantare a terorismului, entitatile reglementate au obligatia sa extinda perioada de pastrare a documentelor, fara ca aceasta prelungire sa depaseasca 5 ani.


SECTIUNEA a 8-a Solicitarile de informatii, interzicerea divulgarii si alte obligatii - in aplicarea prevederilor art. 26 alin. (4) si (5), art. 33, art. 38 alin. (1) si (2) din Lege

Art. 26. -

(1) Entitatile reglementate sunt obligate sa comunice direct Oficiului datele si informatiile solicitate necesare indeplinirii atributiilor Oficiului, in conformitate cu prevederile art. 33 din Lege.

(2) Entitatile reglementate au obligatia de a pune la dispozitia reprezentantilor imputerniciti anume desemnati ai Oficiului, in vederea realizarii atributiilor specifice, datele si informatiile solicitate de catre acestia, in format letric sau electronic adecvat, inclusiv in fotocopie.

(3) Entitatile reglementate sunt obligate sa se asigure ca rezultatele controalelor realizate de Oficiu, inclusiv, dupa caz, deficientele identificate si recomandarile pentru diminuarea acestora, sunt analizate la nivelul organului de conducere si sunt implementate corespunzator, cu respectarea termenelor indicate in actul de control sau a altor documente emise in acest sens.

Art. 27. -

Constituie infractiune conform art. 47 alin. (1) din Lege, incalcarea de catre entitatile reglementate, directorii si angajatii, organele de conducere, de administrare si de control ale acestor entitati a obligatiilor prevazute la art. 38 alin (1) si (2) din Lege.

CAPITOLUL IV Activitatea de supraveghere si control realizata de catre Oficiu

SECTIUNEA 1 Dispozitii generale


Art. 28. -

Prezentul capitol stabileste cadrul de desfasurare a activitatilor de supraveghere si control al entitatilor reglementate, privind prevenirea si combaterea spalarii banilor si finantarii terorismului, precum si a modului de punere in aplicare a sanctiunilor internationale, realizate de catre Oficiu.


SECTIUNEA a 2-a Activitatea de supraveghere

Art. 29. -

(1) Conform prevederilor art. 26 alin. (1) lit. d) din Lege, Oficiul supravegheaza entitatile reglementate prevazute la art. 3 din prezentele norme.

(2) Activitatea de supraveghere se realizeaza la sediul Oficiului prin analizarea, procesarea si evaluarea informatiilor furnizate de bazele de date gestionate in cadrul Oficiului sau la care institutia are acces, precum si a altor informatii solicitate de Oficiu conform legii, avand ca scop identificarea gradului de risc la care este expusa fiecare entitate supravegheata de a fi folosita/implicata in activitati ilicite de spalare a banilor sau de finantare a terorismului, precum si cu privire la modul de punere in aplicare a sanctiunilor internationale.

(3) Supravegherea, intensitatea si frecventa actiunilor de control realizate de catre Oficiu in ceea ce priveste prevenirea si combaterea spalarii banilor si finantarii terorismului sunt stabilite, in mod proportional, pe baza identificarii si evaluarii unor indicatori de risc.

(4) Activitatea de supraveghere se organizeaza si se desfasoara in baza unor programe anuale sau trimestriale de activitate, pe domenii de activitate, aprobate de presedintele Oficiului.


SECTIUNEA a 3-a Activitatea de control

Art. 30. -

In conformitate cu prevederile art. 26 alin. (1) lit. d) si alin. (3) din Lege, Oficiul desfasoara activitati de control periodic, cu notificarea prealabila a entitatii, sau control inopinat, fara notificarea prealabila a entitatii, in vederea indeplinirii obiectului de activitate al Oficiului, astfel:

a) in vederea verificarii modului de aplicare a prevederilor legale in domeniul prevenirii spalarii banilor si finantarii terorismului, precum si a modului de punere in aplicare a sanctiunilor internationale de catre entitatile reglementate;
b) in vederea verificarii modului de aplicare a prevederilor art. 344 si 345 din Ordonanta Guvernului nr. 26/2000 cu privire la asociatii si fundatii, aprobata cu modificari si completari prin Legea nr. 246/2005, cu modificarile si completarile ulterioare;
c) cu privire la tranzactiile efectuate de persoane juridice si entitati fara personalitate juridica, altele decat cele aflate sub supravegherea Bancii Nationale a Romaniei si Autoritatii de Supraveghere Financiara, atunci cand din datele detinute de Oficiu exista suspiciuni de spalare a banilor sau de finantare a terorismului.

Art. 31. -

In cadrul Oficiului se organizeaza si se executa urmatoarele tipuri de control: control de conformitate si control tematic. Activitatea de control se realizeaza prin agentii constatatori ai Oficiului, in baza planului de control sau a notelor cu propuneri punctuale aprobate de presedintele Oficiului.

Art. 32. -

Activitatea de control se realizeaza la nivel national, in mod operativ, de catre agentii constatatori ai Oficiului, la sediul entitatii controlate, la sediul Oficiului sau la un sediu ales de comun acord de catre agentii constatatori cu reprezentantii entitatii controlate.

Art. 33. -

In cadrul activitatii de control, agentii constatatori ai Oficiului, in exercitarea atributiilor specifice, realizeaza cel putin urmatoarele:

a) prezinta reprezentantilor entitatilor controlate legitimatia si delegatia de control in care sunt mentionate temeiul legal al efectuarii controlului, perioada in care se desfasoara controlul, datele de identificare ale entitatii controlate si ale agentului/agentilor constatator/constatatori;
b) solicita documente, date si informatii pentru realizarea atributiilor specifice si pot retine copii ale documentelor verificate;
c) solicita, atunci cand este cazul, reprezentantilor legali si/sau angajatilor entitatii controlate note explicative pentru certificarea anumitor situatii sau imprejurari intalnite in cursul activitatii de control;
d) incheie note de constatare, constata contraventii si aplica sanctiuni conform Legii, intocmind, dupa caz, procese-verbale de constatare si sanctionare a contraventiilor.


Art. 34. -

(1) Nota de constatare si, dupa caz, procesul-verbal de constatare si sanctionare a contraventiilor se semneaza de catre agentii constatatori si de catre reprezentantii legali ai entitatii reglementate controlate.

(2) In cazul in care contravenientul nu este prezent sau, desi prezent, refuza sa semneze procesul-verbal, comunicarea notei de constatare si, dupa caz, a procesului-verbal de constatare si sanctionare a contraventiilor se face prin posta, cu aviz de primire, sau prin afisare la domiciliul sau la sediul contravenientului. Operatiunea de afisare se consemneaza intr-un proces-verbal, semnat de cel putin un martor, conform prevederilor legale in vigoare.


SECTIUNEA a 4-a Instruirea entitatilor raportoare

Art. 35. -

In cadrul actiunilor de control, agentii constatatori ai Oficiului emit indrumari si realizeaza instruiri in domeniul prevenirii si combaterii spalarii banilor, finantarii terorismului si cu privire la punerea in aplicare a sanctiunilor internationale, avand ca scop cunoasterea si intelegerea modului de aplicare efectiva a prevederilor legale, precum si cresterea gradului de constientizare a entitatilor reglementate cu privire la importanta respectarii prevederilor legale in domeniul prevenirii si combaterii spalarii banilor si finantarii terorismului, precum si a modului de aplicare a sanctiunilor internationale.


Art. 36. -

Oficiul realizeaza programe anuale dedicate instruirilor entitatilor raportoare, pe domenii de activitate, ale caror date concrete se regasesc pe site-ul institutiei www.onpcsb.ro, sectiunea "programe instruire".

Art. 37. -

Dispozitiile prezentelor norme reglementeaza modul de aplicare corespunzatoare a Legii de catre entitatile reglementate, iar nerespectarea acestora se sanctioneaza conform Legii.

 

Citeste si: Aplicarea Legii nr. 129/2019. Ce obligatii au SRL-urile?