TOT ce trebuie sa stii despre sistemul national privind factura electronica (OUG 120/2021)

In Monitorul Oficial nr. . 960 din 7 octombrie 2021 a aparut OUG 120/2021 privind administrarea, functionarea si implementarea sistemului national privind factura electronica RO e-Factura si factura electronica in Romania. 

 In termen de maximum 30 de zile de la data intrarii in vigoare a OUG 120/2021, Sistemul national privind factura electronica RO e-Factura devine operational. Totodata, procedura de utilizare si functionare a sistemului national privind factura electronica RO e-Factura se aproba prin ordin al ministrului finantelor in termen de 15 zile de la data publicarii ordonantei in Monitor. 

Pentru inceput, e-Factura va fi doar in relatia B2G (Business to Government).

OUG 120/2021 - sistemul national privind factura electronica: continutul actului normativ

Denumire completa: OUG 120/2021 privind administrarea, functionarea si implementarea sistemului national privind factura electronica RO e-Factura si factura electronica in Romania, precum si pentru completarea Ordonantei Guvernului nr. 78/2000 privind omologarea, eliberarea cartii de identitate a vehiculului si certificarea autenticitatii vehiculelor rutiere in vederea introducerii pe piata, punerii la dispozitie pe piata, inmatricularii sau inregistrarii in Romania, precum si supravegherea pietei pentru acestea

In temeiul art. 115 alin. (4) din Constitutia Romaniei, republicata,

Guvernul Romaniei adopta prezenta ordonanta de urgenta.

Capitolul I Administrarea, functionarea si implementarea sistemului national privind factura electronica RO e-Factura si factura electronica in Romania

Sectiunea 1 Dispozitii generale

Articolul 1

Dispozitiile prezentului capitol reglementeaza sistemul national privind factura electronica RO e-Factura, precum si factura electronica la nivel national.

Articolul 2

(1) In sensul prezentului capitol, termenii si expresiile de mai jos au urmatoarele semnificatii:

a) factura electronica - factura emisa, transmisa si primita intr-un format electronic structurat de tip XML, care permite prelucrarea sa electronica si automata;
b) operator economic - orice entitate care desfasoara o activitate economica constand in executarea de lucrari, livrarea de bunuri/produse si/sau prestarea de servicii;
c) emitent al facturii electronice - operatorul economic care emite factura electronica catre destinatar si o transmite in sistemul national privind factura electronica RO e-Factura;
d) destinatar al facturii electronice - operatorul economic, autoritatea contractanta, entitatea contractanta si orice alta entitate care primeste factura electronica insotita de semnatura electronica a Ministerului Finantelor in sistemul national privind factura electronica RO e-Factura;
e) elemente principale ale unei facturi electronice - un ansamblu de componente esentiale de informatii pe care trebuie sa le contina o factura electronica pentru a permite interoperabilitatea transfrontaliera, inclusiv informatiile necesare pentru a asigura conformitatea juridica;
f) model de date semantice - un set de termeni structurati si interconectati in mod logic, precum si semnificatiile acestora, care precizeaza elementele principale ale unei facturi electronice in conformitate cu standardul european privind factura electronica;
g) sintaxa - limbajul sau dialectul care poate fi citit automat, utilizat pentru reprezentarea elementelor de date incluse intr-o factura electronica, in conformitate cu standardul european privind factura electronica;
h) legaturi sintactice - orientari cu privire la modul in care un model de date semantice pentru o factura electronica ar putea fi reprezentat in diferitele sintaxe;
i) standard international privind factura electronica - un standard international astfel cum este definit la art. 2 alin. (1) lit. a) din Regulamentul (UE) nr. 1.025/2012 al Parlamentului European si al Consiliului din 25 octombrie 2012 privind standardizarea europeana, de modificare a Directivelor 89/686/CEE si 93/15/CEE ale Consiliului si a Directivelor 94/9/CE, 94/25/CE, 95/16/CE, 97/23/CE, 98/34/CE, 2004/22/CE, 2007/23/CE, 2009/23/CE si 2009/105/CE ale Parlamentului European si ale Consiliului si de abrogare a Deciziei 87/95/CEE a Consiliului si a Deciziei nr. 1.673/2006/CE a Parlamentului European si a Consiliului;
j) standard european privind factura electronica - standard european special pentru modelul de date semantice privind elementele esentiale ale unei facturi electronice, astfel cum este definit la art. 2 alin. (1) lit. b) din Regulamentul (UE) nr. 1.025/2012;
k) specificatiile nationale de utilizare a facturii electronice - RO_CIUS - specificatii tehnice de utilizare a elementelor de baza ale facturii electronice asa cum sunt prevazute in standardul european SR EN 16931-1, aplicabile la nivel national;
l) subcontractant/subantreprenor - operatorul economic definit la art. 3 alin. (1) lit. yy) din Legea nr. 98/2016 privind achizitiile publice, cu modificarile si completarile ulterioare, art. 3 alin. (1) lit. zz) din Legea nr. 99/2016 privind achizitiile sectoriale, cu modificarile si completarile ulterioare, respectiv art. 5 alin. (1) lit. gg) din Legea nr. 100/2016 privind concesiunile de lucrari si concesiunile de servicii, cu modificarile si completarile ulterioare, care si-a exprimat optiunea de a fi platit direct in conditiile art. 218 din Legea nr. 98/2016, cu modificarile si completarile ulterioare, respectiv ale art. 232 din Legea nr. 99/2016, cu modificarile si completarile ulterioare, si ale art. 97 din Legea nr. 100/2016, cu modificarile si completarile ulterioare;
m) relatia dintre un operator economic si autoritati contractante, respectiv entitati contractante - B2G - tranzactia dintre un operator economic care are calitatea de contractant sau subcontractant/subantreprenor in temeiul Legii nr. 98/2016, cu modificarile si completarile ulterioare, Legii nr. 99/2016, cu modificarile si completarile ulterioare, Legii nr. 100/2016, cu modificarile si completarile ulterioare, si al Ordonantei de urgenta a Guvernului nr. 114/2011 privind atribuirea anumitor contracte de achizitii publice in domeniile apararii si securitatii, aprobata cu modificari si completari prin Legea nr. 195/2012, cu modificarile si completarile ulterioare, si autoritati contractante sau entitati contractante care primesc si prelucreaza facturi electronice;
n) relatia comerciala dintre doi operatori economici - B2B - tranzactia avand ca obiect executia de lucrari, livrarea de bunuri/produse si/sau prestarea de servicii dintre doi operatori economici;
o) emitentul unei facturi electronice in relatia B2G - operatorul economic aflat intr-o relatie definita la lit. m) care emite, in baza unui angajament legal, factura electronica si o transmite in sistemul national privind factura electronica RO eFactura;
p) destinatarul unei facturi electronice emise in relatia B2G - autoritatea contractanta, entitatea contractanta sau unitatea de achizitii centralizate cu atributii in acest sens potrivit legii, care primeste factura electronica insotita de semnatura electronica a Ministerului Finantelor in sistemul national privind factura electronica RO e-Factura.

(2) Definitiile de la alin. (1) se completeaza cu cele existente in Legea nr. 98/2016, cu modificarile si completarile ulterioare, Legea nr. 99/2016, cu modificarile si completarile ulterioare, Legea nr. 100/2016, cu modificarile si completarile ulterioare, Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 114/2011, aprobata cu modificari si completari prin Legea nr. 195/2012, cu modificarile si completarile ulterioare.

Sectiunea a 2-a Sistemul national privind factura electronica RO e-Factura si factura electronica in Romania

Articolul 3
(1) Ministerul Finantelor, prin Centrul National pentru Informatii Financiare, creeaza, dezvolta si administreaza sistemul national privind factura electronica RO e-Factura.

(2) Sistemul national privind factura electronica RO e-Factura reprezinta ansamblul de principii, reguli si aplicatii informatice avand drept scop primirea facturii electronice de la emitent cu respectarea structurii facturii electronice prevazute la art. 4 alin. (1), stocarea prin mijloace electronice a facturilor si transmiterea catre destinatar.

(3) Sistemul national privind factura electronica RO e-Factura devine operational in termen de maximum 30 de zile de la data intrarii in vigoare a prezentei ordonante de urgenta.

(4) Procedura de utilizare si functionare a sistemului national privind factura electronica RO e-Factura se aproba prin ordin al ministrului finantelor in termen de 15 zile de la data publicarii prezentei ordonante de urgenta in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea I.

Articolul 4

(1) Structura facturii electronice respecta:

a) specificatiile tehnice si de utilizare a elementelor de baza ale facturii electronice asa cum sunt prevazute in standardul european SR EN 16931-1, care sunt aplicabile la nivel national;
b) specificatiile tehnice si de utilizare a elementelor de baza ale facturii electronice - RO_CIUS - si regulile operationale specifice aplicabile la nivel national;
c) continutul semantic asa cum este descris in standardul SR EN 16931-1, sintaxele identificate in CEN/TS 16931-2, in conformitate cu art. 2 alin. (1) lit. j), si corelarea adecvata definita in subpartea aplicabila a CEN/TS 16931-3.
(2) Elemente principale ale facturii electronice sunt:
a) identificatorii de proces si de factura;
b) data facturii;
c) informatii privind identificarea operatorului economic care a livrat bunurile/produsele, a prestat serviciile sau a executat lucrarile;
d) informatii privind destinatarul facturii electronice;
e) informatii privind beneficiarul platii;
f) informatii privind reprezentantul fiscal al emitentului;
g) identificarea tipului de bunuri/produse livrate, servicii prestate sau lucrari executate;
h) referirea la contractul de achizitii publice/sectoriale, de concesiune de lucrari si servicii, precum si, dupa caz, la contractul de achizitii publice in domeniile apararii si securitatii;
i) detalii privind executarea lucrarilor, livrarea bunurilor/ produselor sau prestarea serviciilor;
j) instructiuni de plata;
k) informatii privind creditari sau debitari;
l) informatii privind pozitiile de pe factura;
m) defalcarea TVA;
n) totalul facturii.

(3) Factura electronica se transmite de catre emitent in sistemul national privind factura electronica RO e-Factura.

(4) In situatia in care factura electronica transmisa respecta structura prevazuta la alin. (1), se aplica semnatura electronica a Ministerului Finantelor si se comunica de indata destinatarului. Aplicarea semnaturii electronice a Ministerului Finantelor atesta primirea acesteia in sistemul national privind factura electronica RO e-Factura.

(5) In situatia in care factura electronica transmisa nu respecta structura prevazuta la alin. (1), emitentul primeste mesaj cu erorile identificate. Dupa corectarea erorilor identificate, factura electronica se transmite in cadrul aceluiasi sistem national privind factura electronica RO e-Factura.

(6) Exemplarul original al facturii electronice se considera fisierul de tip XML insotit de semnatura electronica a Ministerului Finantelor.

(7) Data comunicarii facturii electronice catre destinatar se considera data la care factura electronica este disponibila acestuia pentru descarcare din sistemul national privind factura electronica RO e-Factura. Destinatarul este notificat cu privire la facturile electronice primite in sistemul national privind factura electronica RO e-Factura conform procedurii prevazute la art. 3 alin. (4). Data comunicarii este accesibila in sistem si emitentului facturii electronice.

(8) Factura electronica comunicata destinatarului nu se poate returna in sistemul national privind factura electronica RO eFactura.

(9) In situatia unei facturi electronice asupra careia destinatarul are obiectii, acesta instiinteaza emitentul facturii electronice, inclusiv in sistemul national privind factura electronica RO e-Factura, prin inscrierea unui mesaj in acest sens.

(10) Corectia facturii electronice comunicata destinatarului in sistemul RO e-Factura se efectueaza conform art. 330 din Legea nr. 227/2015 privind Codul fiscal, cu modificarile si completarile ulterioare. Factura electronica corectata se transmite in cadrul aceluiasi sistem national privind factura electronica RO e-Factura.

(11) Prin ordin al ministrului finantelor se reglementeaza specificatiile tehnice si de utilizare a elementelor de baza ale facturii electronice - RO_CIUS - si regulile operationale specifice aplicabile la nivel national in termen de 15 zile de la data publicarii prezentei ordonante de urgenta in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea I.

Sectiunea a 3-a Facturarea electronica in domeniul achizitiilor publice

Articolul 5
Facturarea electronica in domeniul achizitiilor publice se aplica in cazul existentei unei relatii B2G, definita conform art. 2 alin. (1) lit. m), in situatia in care operatorii economici opteaza pentru utilizarea sistemului national privind factura electronica RO e-Factura.

Articolul 6
Prevederile prezentului capitol nu se aplica facturilor electronice emise ca urmare a executarii contractelor clasificate potrivit legii sau in cazul in care atribuirea si executarea contractului de achizitie publica au necesitat impunerea, potrivit dispozitiilor legale, a unor masuri speciale de securitate pentru protejarea unor interese esentiale de securitate ale statului.

Articolul 7
(1) In situatia in care operatorul economic a optat pentru utilizarea sistemului national privind factura electronica RO e-Factura in conformitate cu prevederile art. 5, acesta are obligatia de a emite doar facturi electronice si de a utiliza acest sistem pentru transmiterea acestora catre toti destinatarii definiti la art. 2 alin. (1) lit. p), cu exceptia facturilor electronice prevazute la art. 6.

(2) In situatia in care operatorul economic transmite factura electronica in sistemul national privind factura electronica RO eFactura, destinatarul facturii electronice emise in relatia B2G are urmatoarele obligatii:

a) sa primeasca si sa descarce factura electronica prin intermediul sistemului national privind factura electronica RO eFactura;
b) sa prelucreze factura electronica;
c) sa verifice legalitatea, conformitatea si regularitatea facturii electronice, in conformitate cu prevederile legale in vigoare.

Articolul 8
(1) Prelucrarea facturii electronice se poate realiza exclusiv in format electronic utilizand aplicatiile informatice disponibile la nivelul destinatarilor facturilor electronice emise in relatia B2G. Prin prelucrarea facturii electronice se intelege inclusiv parcurgerea fazelor executiei bugetare.

(2) In situatia in care factura nu poate fi prelucrata in format electronic se poate utiliza un document obtinut prin conversia informatiilor din factura electronica care permite citirea si listarea. Aplicatia prin care se realizeaza conversia trebuie sa asigure integritatea continutului facturii electronice.

(3) Destinatarii facturilor electronice emise in relatia B2G care nu dispun de o aplicatie de conversie pot utiliza aplicatia informatica pusa la dispozitie de Ministerul Finantelor, prin Centrul National pentru Informatii Financiare, la momentul operationalizarii sistemului national privind factura electronica RO e-Factura.

(4) Factura electronica sau documentul prevazut la alin. (2) se utilizeaza in parcurgerea fazelor executiei bugetare a cheltuielilor prevazute de Legea nr. 500/2002, cu modificarile si completarile ulterioare, si Legea nr. 273/2006 privind finantele publice locale, cu modificarile si completarile ulterioare, precum si pentru inregistrarea in contabilitate a operatiunilor la nivelul autoritatilor contractante, entitatilor contractante sau unitatii de achizitii centralizate cu atributii in acest sens potrivit legii, dobandind calitatea de document justificativ.

Articolul 9
(1) Procedura de primire si descarcare a facturii electronice de catre destinatarii facturilor electronice emise in relatia B2G in sistemul national privind factura electronica RO eFactura se aproba prin ordinul ministrului finantelor prevazut la art. 3 alin. (4).
(2) Modalitatea de prelucrare si gestionare a facturii electronice se stabileste prin proceduri proprii ale autoritatilor contractante si entitatilor contractante.

Sectiunea a 4-a Facturarea electronica in relatia B2B

Articolul 10
(1) In relatia comerciala B2B emitentul facturii electronice poate opta pentru transmiterea acesteia catre destinatar utilizand sistemul national privind factura electronica RO e-Factura cu respectarea prevederilor art. 4 alin. (1).

(2) In situatia in care emitentul facturii electronice opteaza pentru transmiterea acesteia in sistemul national privind factura electronica RO e-Factura, acesta este obligat sa fie inregistrat in Registrul operatorilor care au optat pentru utilizarea sistemului national privind factura electronica RO e-Factura, denumit in continuare Registrul RO e-Factura.

(3) Operatorul economic care a optat pentru utilizarea sistemului national privind factura electronica RO e-Factura este inscris in Registrul RO e-Factura incepand cu data de 1 a lunii urmatoare exercitarii optiunii. De la momentul inscrierii in Registrul RO e-Factura, emitentul dobandeste si calitatea de destinatar.

(4) In vederea utilizarii sistemului national privind factura electronica RO e-Factura, emitentul si destinatarul trebuie sa fie inregistrati in Registrul RO e-Factura.

(5) Procedura privind organizarea si inscrierea in cadrul Registrului RO e-Factura se stabileste prin ordin al presedintelui Agentiei Nationale de Administrare Fiscala in termen de 15 zile de la data publicarii prezentei ordonante de urgenta in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea I. Registrul RO e-Factura este public si se afiseaza pe site-ul Agentiei Nationale de Administrare Fiscala.

Articolul 11
In cazul in care emitentul si destinatarul facturii electronice sunt inregistrati in Registrul RO e-Factura prevazut la art. 10, utilizarea facturii electronice este considerata acceptata la data comunicarii in sistemul national privind factura electronica RO e-Factura.

Articolul 12
Pentru facturile emise de catre operatorii economici inscrisi in Registrul RO e-Factura catre destinatari care nu sunt inscrisi in Registrul RO e-Factura se aplica prevederile art. 319 din Legea nr. 227/2015, cu modificarile si completarile ulterioare.

Sectiunea a 5-a Dispozitii finale

Articolul 13
Operatorii economici nerezidenti pot opta pentru utilizarea sistemului national privind factura electronica RO e-Factura in relatia comerciala B2B sau in relatia B2G, potrivit procedurii stabilite prin ordin al presedintelui Agentiei Nationale de Administrare Fiscala emis in termen de 15 zile de la data publicarii prezentei ordonante de urgenta in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea I.

Articolul 14
(1) Prevederile prezentului capitol nu aduc atingere legislatiei privind protectia datelor cu caracter personal.
(2) Datele cu caracter personal obtinute in scopul prelucrarii facturilor electronice pot fi folosite exclusiv in acest scop sau in scopuri compatibile cu acesta, cu respectarea legislatiei privind protectia datelor cu caracter personal.
(3) Modalitatile de publicare, in scopul asigurarii transparentei si a tragerii la raspundere, a datelor cu caracter personal care au fost colectate in cadrul sistemului national privind factura electronica RO e-Factura trebuie sa fie in concordanta cu scopul publicarii si protectiei sferei private.

Articolul 15
(1) Ministerul Finantelor si Agentia Nationala de Administrare Fiscala asigura managementul datelor si informatiilor existente in sistemul national privind factura electronica RO e-Factura, cu pastrarea secretului fiscal.

(2) Datele si informatiile din factura electronica sunt folosite exclusiv de catre Ministerul Finantelor si structurile subordonate, conform competentelor, pentru indeplinirea atributiilor specifice si cu respectarea prevederilor alin. (1).

Articolul 16
Sistemul national privind factura electronica RO eFactura asigura interoperabilitatea cu sistemele de facturare ale operatorilor economici.

Articolul 17
Fara a aduce atingere prevederilor art. 1-16, pentru facturile electronice transmise in sistemul national privind factura electronica RO e-Factura se aplica in mod corespunzator prevederile art. 319 din Legea nr. 227/2015, cu modificarile si completarile ulterioare, si ale Normelor metodologice de aplicare a Legii nr. 227/2015 privind Codul fiscal, aprobate prin Hotararea Guvernului nr. 1/2016, cu modificarile si completarile ulterioare.

Articolul 18
Ministerul Finantelor asigura resursele necesare si ia toate masurile pentru functionarea sistemului national privind factura electronica RO e-Factura.

Capitolul II Completarea si abrogarea unor acte normative

Articolul 19
Ordonanta Guvernului nr. 78/2000 privind omologarea, eliberarea cartii de identitate a vehiculului si certificarea autenticitatii vehiculelor rutiere in vederea introducerii pe piata, punerii la dispozitie pe piata, inmatricularii sau inregistrarii in Romania, precum si supravegherea pietei pentru acestea, publicata in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea I, nr. 412 din 30 august 2000, aprobata cu modificari si completari prin Legea nr. 230/2003, cu modificarile si completarile ulterioare, se completeaza dupa cum urmeaza:

1. La articolul 1, dupa alineatul (9) se introduce un nou alineat, alineatul (9^1), cu urmatorul cuprins:

(9^1) Pentru vehiculele rutiere provenite din tari membre UE, R.A.R. transmite catre Agentia Nationala de Administrare Fiscala, in format electronic, documentele prezentate de persoana care a efectuat achizitia intracomunitara, inclusiv documentele de provenienta, anterior eliberarii cartii de identitate a vehiculului. Procedura de aplicare a prezentului alineat se stabileste prin protocol incheiat intre cele doua institutii.

2. La articolul 1^1, dupa punctul 16 se introduce un nou punct, punctul 17, cu urmatorul cuprins:

17. persoana care a efectuat achizitia intracomunitara - persoana fizica sau juridica care a achizitionat vehiculul rutier dintr-o tara membra UE si care este mentionata pe documentele aferente vehiculului, respectiv pe documentele de provenienta.

3. La articolul 11 alineatul (1), dupa litera h) se introduce o noua litera, litera i), cu urmatorul cuprins:

i) in cazul in care vehiculul rutier provine din tari membre UE, solicitarea este realizata direct sau prin imputernicit, de catre persoana care a efectuat achizitia intracomunitara a vehiculului.

4. La articolul 11, dupa alineatul (1) se introduce un nou alineat, alineatul (1^1), cu urmatorul cuprins:

(1^1) Eliberarea cartii de identitate a vehiculelor rutiere poate fi suspendata pe o perioada de maximum 5 zile la solicitarea motivata a Agentiei Nationale de Administrare Fiscala. Procedura de eliberare a cartii de identitate a vehiculului va fi reluata din oficiu dupa expirarea acestui termen.

Articolul 20
La data intrarii in vigoare a prezentei ordonante de urgenta, Legea nr. 199/2020 privind facturarea electronica in domeniul achizitiilor publice, publicata in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea I, nr. 825 din 9 septembrie 2020, se abroga.

Prevederile cap. I transpun integral Directiva 2014/55/UE a Parlamentului European si a Consiliului din 16 aprilie 2014 privind facturarea electronica in domeniul achizitiilor publice, publicata in Jurnalul Oficial al Uniunii Europene, seria L, nr. 133 din data de 6 mai 2014 si reglementeaza mecanismul prin care se asigura primirea si prelucrarea facturilor electronice conforme cu standardul european privind facturarea electronica de catre autoritatile contractante si entitatile contractante.