Documentele fac parte din patrimoniul unei companii si trebuie depozitate si arhivate conform legislatiei in vigoare. Conform Legii Arhivelor Naționale, emitentii de documente au obligatia de a le pastra pe perioade diferite, reglementate in functie de tipologia si importanta lor.
Companiile au libertatea sa aleaga intre a-si amenaja spatii proprii unde sa pastreze documentele in conditiile prevazute de lege sau sa externalizeze managementul arhivelor catre un furnizor acreditat de servicii. Urmeaza in mod logic intrebarea; ce varianta sa aleg pentru firma mea?
Iata o serie de aspecte care trebuie luate in calcul atunci cand optati pentru arhivarea documentelor la sediul propriu:
-
Costurile generate de investitiile in infrastructura si cele operationale. Astfel, initial trebuie sa aveti in vedere: spatiul fizic dedicat depozitarii arhivei, sistemul de prevenire a incendiilor, sistemul antiefractie si de control al accesului precum si specializarea personalului, conform normelor în vigoare;
-
Gestionarea defectuoasa a arhivei poate duce la pierderea unor documente esentiale (financiar-contabile, resurse umane) si creeaza implicit necesitatea si costurile aferente refacerii. Procedura consuma timp și atrage cheltuieli majore neprevazute;
-
Deteriorarea in timp a documentelor tiparite pe hartie, cauzata de factori precum: praf, umiditate este un alt factor de risc. Este bine sa tineti cont ca arhivarea documentelor in spatii inadecvate poate accelera degradarea fizica;
-
Timpul pierdut cu identificarea si gasirea documentelor dorite. Se impune implementarea unui sistem bine pus la punct de organizare si indosariere pentru a evita prejudicierea imaginii companiei sau pierderile financiare nedorite.
Prin urmare, recomandarea specialistilor este sa reduceti riscurile si costurile aferente prin colaborarea cu o companie acreditata. SDA- Servicii de Depozitare si Arhivare ofera de 15 ani, servicii profesionale la un nivel ridicat de siguranta si confidentialitate unui numar mare de clienti din diverse domenii de activitate si companii de top din Romania.
Enumeram doar cateva din
Examenul de ACCES la STAGIUL CECCAR 2024 Totul despre documentele de contabilitate primara Solutii de organizare a gestiunilor Manualul Contabilului Incepator - stick USB 
- optimizarea utilizarii spatiului si a costurilor legate de depozitarea arhivei
- eficientizarea timpului de lucru al angajatilor
- siguranta fizica a documentelor si securitatea informatiei
- accesul facil și rapid la documente
- optimizarea logistică datorita depozitelor de arhiva localizate în centrul României: Bucuresti si Brasov
- consultanta pentru alegerea pachetului de servicii potrivit
De 15 ani, SDA- Servicii de Depozitare si Arhivare sprijina companiile sa realizeze un management performant al arhivei si sa-si reduca costurile prin solutii de arhivare si depozitare personalizate.
