Procedura de inrolare precum si modalitatile de acces in PatrimVen a fost aprobata prin Ordinul 109/2022 (Monitorul Oficial nr. 136 din 10 februarie 2022).
In prezent, Codul de procedura fiscala prevede ca, de la 1 martie 2022, institutiile publice sunt obligate sa se inroleze in sistemul informatic PatrimVen, dupa cum s-a stabilit prin OG 11/2021.
Ori de cate ori o institutie sau autoritate publica trebuie sa solutioneze o cerere a unei persoane fizice sau juridice, iar pentru solutionarea cererii legislatia prevede prezentarea unui certificat de atestare fiscala, de venit sau a unui alt document cu privire la situatia fiscala a persoanei in cauza, institutia sau autoritatea publica are obligatia sa solicite certificatul de atestare fiscala, adeverinta de venit sau documentul respectiv de la organ competent, caz in care, persoana fizica sau juridica nu mai are obligatia depunerii certificatului, adeverintei sau documentului.
De asemenea, Codul de procedura fiscala prevede la art. 68 alin. (1) ca autoritatile publice, institutiile publice si de interes public, centrale si locale, precum si serviciile deconcentrate ale autoritatilor publice centrale au obligatia sa furnizeze informatii si acte organului fiscal, la cererea acestuia.
Furnizarea de informatii se realizeaza prin PatrimVen, sistem care este functional si care este un depozit de date in care sunt colectate Ministerul Finantelor/A.N.A.F, in conditiile legii, de la autoritatile publice si de interes public, din administratia publica centrala si locala ori de la contribuabili/platitori, si care sunt puse la dispozitia autoritatilor publice, institutiilor publice si de interes public din administratia publica centrala si locala precum si altor persoane juridice de drept privat:
• veniturile impozabile ale persoanelor fizice in Romania;
• informatii despre conturile detinute de persoanele fizice si juridice in institutiile bancare din Romania;
Ghidul practic al contabilitatii Legislatie explicata - Exemple detaliate - Monografii contabile complete
Registrul de Evidenta Fiscala PFA
PFA II IF Taxe Impozite Deduceri Contributii
• informatii despre situatia fiscala a contribuabililor;
• bunurile impozabile detinute de persoanele fizice si juridice in Romania;
Prin OUG 153/2020 s-a reglementat la nivelul Codului de procedura fiscala posibilitatea utilizarii sistemului informatic al Ministerului
Finantelor/Agentiei Nationale de Administrare Fiscala denumit PatrimVen, astfel incat se se elimine birocratia.
La solicitarea autoritatilor judiciare ori in situatia in care, din motive tehnice, informatiile sau documentele nu pot fi furnizate prin PatrimVen, acestea se pot transmite in format letric sau pe dispozitive/suporturi de stocare a datelor. Astfel, Ministerul Finantelor ofera gratuit accesul la serviciile si informatiile accesibile prin sistemul informatic PatrimVen si colecteaza date de la institutii si autoritati publice prin sistemul informatic PatrimVen.
De asemenea, in cazul persoanelor juridice de drept privat, furnizarea de informatii urmeaza sa se realizeze prin sisteme informatice dedicate.
Procedura de inrolare precum si modalitatile de acces in PatrimVen se aproba prin ordin al ministrului finantelor publice, motiv pentru care institutia a publicat documentul.
Formularul Protocolului de aderarela serviciile sistemului informatic PatrimVen, care include lista serviciilor disponibile din cadrul acestui sistem, se publica pe portalul Ministerului Finantelor, respectiv al ANAF, impreuna cu instructiunile de completare.
Lista serviciilor disponibile autoritatilor publice, institutiilor publice si de interes public din administratia publica centrala si locala, din cadrul sistemului informatic PatrimVen se completeaza de catre Ministerul Finantelor, din proprie initiativa sau la solicitarea ANAF, pe masura ce rezulta necesitatea, in baza prevederilor legale, de acces al acestora sau pentru realizarea furnizarii de informatii.
De asemenea este propusa spre reglementare procedura privind aprobarea accesului la serviciile disponibile in cadrul sistemului informatic PatrimVen precum si modelul Cererii de numire sau revocare administrator de interoperabilitate pentru gestionarea drepturilor de acces ale utilizatorilor din partea autoritatii publice, institutiei publice sau de interes public din administratia publica centrala si locala.
PROCEDURA de inrolare precum si modalitatile de acces in PatrimVen
1. Principii
1.1. Dreptul de acces la serviciile sistemului informatic PatrimVen se acorda autoritatilor publice, institutiilor publice si institutiilorde interes public din administratia publica centrala si locala, denumite in continuare AP/IP/IIP, dupa indeplinirea conditiilor prevazute la punctul 3.5 din Anexa nr. 2 la ordin.
1.2. Dreptul de acces al AP/IP/IIP se exercita de catre personalul desemnat in acest scop de catre AP/IP/IIPdintre angajatii proprii.
1.3. Dreptul de acces se solicita si se inregistreaza prin organele fiscale la care AP/IP/IIPare conturi deschise, conform prezentei proceduri.
1.4. Identificarea persoanelor se face cu certificate calificate, emise de autoritati de certificare acreditate.
1.5. Identificarea persoanelor se va putea face si cu alte mijloace de identificare, in functie de evolutia tehnologica si de nivelul de securitate necesar.
1.6. Persoanelor li se atribuie drepturi de acces, denumite roluri, in functie de atributiile de serviciu stabilite de catre AP/IP/IIP.
1.7. Procesul prin care unei persoane i se atribuie un rol se numeste inrolare.
1.8. Unul dintre rolurile atribuite cel putin unei persoane dintr-o AP/IP/IIP este acela de "administrator al drepturilor de acces ale utilizatorilor", pe scurt "administrator de interoperabilitate".
1.9. Pentru fiecare AP/IP/IIP pot fi acordate maximumdoua roluri "administrator de interoperabilitate".
1.10. Procedurile de inregistrare a administratorilor de interoperabilitate sau a altor categorii de utilizatori sunt diferite.
1.11. Pentru a putea inrola alte categorii de utilizatori este obligatoriu ca AP/IP/IIPsa aiba cel putin un administrator de interoperabilitate inrolat.
1.12. Pentru a putea inrola alte categorii de utilizatori, de catre administratorul de interoperabilitate, nu este necesara prezenta fizica a persoanei sau prezentarea de documente pe hartie.
1.13. AP/IP/IIPasigura mijloacele de verificare a accesului la sistemul informatic si inscrie motivul accesarii datelor din sistemul informatic, astfel incat din analiza acestora sa rezulte daca datele au fost accesate in conformitate cu legislatia in vigoare si pentru indeplinirea sarcinilor de serviciu sau in alte scopuri.
2. Inrolarea si revocarea administratorului de interoperabilitate
2.1. In vederea inrolarii administratorului de interoperabilitate, AP/IP/IIPprezinta si depune, dupa caz, prin persoana numitaca administrator de interoperabilitate la organul fiscal prevazut la pct.1.3, urmatoarele documente/fisiere:
a) prezinta cartea de identitate a persoanei in original;
b) depune pe suport electronic fisierul de export al certificatului calificat detinut de persoana;
c) depune pe suport hartie Cererea de numire sau revocare administrator de interoperabilitate, pentru gestionarea drepturilor de acces ale utilizatorilor din partea AP/IP/IIP, semnata de reprezentantul legal al acesteia, conform modelului prevazut in anexa care face parte integranta din prezenta procedura.
2.2.Inregistrarea persoanelor cu rol de administrator de interoperabilitate se face de catre MF prin unitatile teritoriale in termen de maximum 3 zile lucratoare de la depunerea documentelor.
2.3. Organul fiscal prevazut la pct.1.3verifica identitatea persoanei, copiaza si stocheaza documentul de identitate, verifica corectitudinea datelor inscrise si stocheaza documentele depuse pe suport hartie si specimenul de semnatura al ordonatorului de credite/reprezentantului legal al AP/IP/IIP. Dupa verificarea documentelor depuse pe suport hartie, cererile se avizeaza de catre seful organului fiscal competent, definit potrivit art. 30 din Codul de procedura fiscala, pentru conformitatea datelor verificate si se introduc in sistem, in baza de date a drepturilor de acces, prin aplicatia informatica disponibila in acest scop.
2.4. Se vor inregistra maximum doua persoane cu drept de administrator de interoperabilitate pentru o AP/IP/IIP.
2.5. Revocarea dreptului de administrator de interoperabilitate se face de catre AP/IP/IIPin oricare dintre urmatoarele situatii:
a) persoana cu drept de administrator de interoperabilitate nu mai este angajat al AP/IP/IIP;
b) certificatul calificat utilizat la autentificare de administrator de interoperabilitate a fost pierdut, furat, distrus etc.;
c) AP/IP/IIPdecide sa revoce unei persoane dreptul de administrator de interoperabilitate.
2.6. AP/IP/IIPare obligatia de a anunta de indata revocarea dreptului de administrator de interoperabilitate prin:
a) administratorul de interoperabilitate care nu are revocat dreptul de administrator, folosind sistemul informatic; sau
b) prin prezentarea pe suport hartie si depunerea la organul fiscal competent a Cererii de numire sau revocare administrator de interoperabilitate, pentru gestionarea drepturilor de acces ale utilizatorilor din partea AP/IP/IIP, semnata de reprezentantul legal al acesteia, conform modelului prevazut in anexa la prezenta procedura.
2.7. In situatia in care a expirat perioada de valabilitate a instrumentului de autentificare detinut de persoana cu drept de administrator de interoperabilitate, reinnoirea certificatului se face prin:
a) introducerea datelor noului certificat, folosind sistemul informatic, de catre administratorul de interoperabilitate care nu are revocat dreptul de administrator; sau
b) prin prezentarea pe suport electronic si depunerea la organul fiscalcompetent a fisierului de export al noului certificat.
3. Obligatiile administratorului de interoperabilitate
3.1. Se prezinta personal la organul fiscal prevazut la pct. 1.3impreuna cu documentele necesare pentru inrolare.
3.2. Semneaza si transmite formularul electronic Protocol de aderare la serviciile sistemului informatic PatrimVen, denumit in continuare PASS, impreuna cu documentul din care rezulta atributiile stabilite de normele juridice care reglementeaza activitatea AP/IP/IIP.
3.3. Verifica si certifica realitatea datelor de identificare ale persoanelor pe care le inroleaza, precum si a celorlalte date necesare inrolarii.
3.4. Inroleaza persoane cu rol de utilizator al sistemului informatic, conform deciziei reprezentantului legal al AP/IP/IIP.
3.5. Modifica sau revoca, dupa caz, drepturile de acces ale utilizatorilor, conform deciziei reprezentantului legal al AP/IP/IIP.
3.6. Notifica revocarea drepturilor de acces ale administratorului de interoperabilitate, daca:
a) persoana cu drept de administrator de interoperabilitate nu mai este angajat al AP/IP/IIP;
b) certificatul calificat utilizat la autentificare a fost pierdut, furat, distrus etc.;
c) reprezentantul legal AP/IP/IIPia o decizie in acest sens.
3.7. Verifica jurnalul de acces al utilizatorilor la sistemul informatic.
3.8. Asigura salvarea si pastrarea pe termen de minimum 5 ani a jurnalului de acces al utilizatorilor la sistemul informatic.
4. Gestiunea drepturilor administratorului de interoperabilitate
4.1. Dreptul de administrator de interoperabilitate se aloca automat, dupa verificarea de catre organul fiscal competent a documentelor necesare inrolarii si dupa confirmarea corectitudinii datelor primite de la autoritatea de certificare emitenta a certificatului calificat.
4.2. Revocarea dreptului de administrator de interoperabilitate se decide de catre reprezentantul legal al AP/IP/IIPsi se opereaza prin sistemul informatic PatrimVen sau de catre organul fiscal competent unde au fost prezentate documentele necesare.
5. Inrolarea si revocarea utilizatorilor
5.1. Inrolarea utilizatorilor din cadrul AP/IP/IIPse face in scopul accesului la unul sau mai multe dintre serviciile disponibile prin sistemul informatic, necesare indeplinirii atributiilor AP/IP/IIP.
5.2. Inrolarea si revocarea utilizatorilor din cadrul AP/IP/IIPse fac de catre administratorul de interoperabilitate, prin aplicatia pusa la dispozitie in acest scop in sistemul informatic, prin completarea informatiilor despre persoane si instrumentele de autentificare detinute de acestea.
5.3. MF verifica datele furnizate de administratorul de interoperabilitate in procesul de inrolare si revocare a utilizatorilor.
5.4. Datele rezultate din verificari sunt inregistrate si retinute in sistemul informatic.
5.5. Inregistrarea persoanelor cu rol de utilizator se face in termen de maximum o zi lucratoare de la solicitare.
5.6. Finalizarea procesului de inrolare va fi comunicata prin posta electronica.
5.7. In cazul in care persoana cu drept de utilizator nu mai este angajat al AP/IP/IIPsau in cazul pierderii, furtului sau distrugerii certificatului calificat utilizat la autentificare sau ori de cate ori AP/IP/IIPdecide astfel, AP/IP/IIPare obligatia de a lua de indata, prin administratorul de interoperabilitate, masurile necesare in vederea retragerii imediate a dreptului de utilizator persoanei care nu mai indeplineste conditiile pentru acest rol.
6. Gestiunea drepturilor utilizatorilor - actualizarea datelor in urma procesului de reinnoire a instrumentului de autentificare
6.1. In cazul reinnoirii de catre o persoana cu drept de utilizator a instrumentului de autentificare, administratorul de interoperabilitate va trimite datele noului instrument de autentificare, asociat titularului, prin intermediul sistemului informatic.
6.2. MF verifica datele furnizate de administrator de interoperabilitate in procesul de actualizare.
6.3. Datele rezultate din verificari sunt inregistrate si retinute in sistemul informatic.
6.4. Finalizarea procesului de actualizare a datelor in urma reinnoirii instrumentului de autentificare va fi comunicata prin posta electronica.
7. Drepturile si responsabilitatile utilizatorilor
7.1. Utilizatorul poate accesa serviciile oferite de sistemul informatic conform drepturilor stabilite de administrator de interoperabilitate.
7.2. Utilizatorul raspunde de respectarea regulilor de acces la sistemul informatic in conformitate cu drepturile conferite in sistemul informatic si atributiile de serviciu.
7.3 Utilizatorul AP/IP/IIP acceseaza datele cu carater personal al persoanelor fizice numai in contextul atributiilor/responsabilitatilor de serviciu.
7.4 Atributiile/Responsabilitatile de serviciu prevazute la pct. 7.3 trebuie mentionate in fisa postului.
