Procedura interna privind utilizarea documentelor financiar-contabile. Explicatiile specialistului

Structura unei proceduri contabile ceruta de lege este una complexa si de aceea elaborarea ei presupune un efort serios chiar si pentru un contabil experimentat care, in plus, trebuie sa tina cont si de modificarile legislative ale Codului fiscal, OMFP nr. 1.802/2014 si Legii contabilitatii nr. 82/1991. 

Prezentam in continuare principalele informatii referitoare la procedura interna privind utilizarea documentelor financiar-contabile. 
Asadar, daca ai nelamuriri legate de intocmirea registrul numerelor de inventar, fisa mijlocului fix, procesul verbal de receptie si altele la fel de importante, citeste ghidul explicativ de mai jos. 

Procedura interna privind utilizarea documentelor financiar-contabile

Circuitul documentelor privind mijloacele fixe 

•  Registrul numerelor de inventar 

Se intocmeste de catre compartimentul financiar-contabil, cate un registru pentru fiecare grupa de mijloace fixe. 
Fiecarui mijloc fix i se atribuie un numar de inventar in momentul intrarii in unitate prin achizitionare, construire, confectionare, transfer etc. 
Numerotarea mijloacelor fixe se face in ordinea succesiva a numerelor. 
Nu circula, se pastreaza la compartimentul financiar-contabil. 

•  Fisa mijlocului fix 

Se intocmeste de catre compartimentul Financiar-contabil. 

Se intocmeste intr-un exemplar pentru fiecare mijloc fix 
Sau 
Se intocmeste intr-un exemplar pentru mai multe mijloace fixe de acelasi fel si de aceeasi valoare, care au aceleasi cote de amortizare si sunt puse in functiune in aceeasi luna. 
Se completeaza pe baza documentelor justificative privind miscarea mijloacelor fixe sau modificarea valorii de inventar a acestora. 
Se pastreaza pe grupe de mijloace fixe, in ordinea codurilor din clasificarea imobilizarilor corporale si conform locurilor de utilizare. 
Fisele mijloacelor fixe scoase din functiune sau transferate se evidentiaza separat. 

• Bonul de miscare a mijloacelor fixe 

Se intocmeste in unul/doua exemplare de catre persoana care dispune miscarea mijloacelor fixe. 
Circuit: 
Este intocmit de persoana care aproba miscarea mijlocului fix. 
Este semnat la sectia predatoare de catre responsabilul cu mijloacele fixe. 

Se inregistreaza la sectia primitoare pentru inregistrarea in evidenta la locul de folosinta. 
La compartimentul Financiar-contabil se inregistreaza miscarea mijlocului fix. 

Se arhiveaza: 
- un exemplar la compartimentul Financiar-contabil, 
- la sectia predatoare, daca se intocmesc doua exemplare. 

• Proces-verbal de scoatere din functiune a mijloacelor fixe/de declasare a unor bunuri materiale 

Se intocmeste in unul/doua exemplare. 

Circuit: 
Se emite de catre compartimentul care detine bunurile ce urmeaza a fi scoase din functiune; 
- administrator sau persoana autorizata sa aprobe scoaterea din functiune a mijloacelor fixe, scoaterea din uz a materialelor de natura obiectelor de inventar sau declasarea bunurilor materiale pentru semnare; 
- sectia, subunitatea care detine mijloacele fixe pentru inregistrarea mijloacelor fixe scoase din functiune; 
- magazia/depozitul de materiale, pentru descarcarea gestiunii, respectiv inregistrarea in evidenta a bunurilor materiale declasate; 
- magazia primitoare, pentru semnare de catre gestionar a primirii in gestiune a ansamblelor, subansamblelor, pieselor componente si materialelor rezultate din scoaterea efectiva din functiune a mijloacelor fixe si materialelor recuperabile si refolosibile, 
- compartimentul Financiar-contabil, pentru inregistrarea operatiunilor privind scoaterea din functiune a mijloacelor fixe/obiectelor de inventar si pentru arhivare. 

• Proces-verbal de receptie 

Se intocmeste in doua/trei exemplare, la data punerii in functiune a mijlocului fix, de catre comisia de receptie. 

Circuit: 
Se semneaza de catre membrii comisiei, toate exemplarele. 
Se preda si se inregistreaza la compartimentul Financiar-contabil. 
Se arhiveaza la compartimentul Financiar-contabil. 
Un exemplar se preda furnizorului. 

Circuitul documentelor privind bunurile de natura stocurilor 

• Nota de receptie si constatare de diferente 

Se intocmeste in doua exemplare, la locul de depozitare sau in unitatea cu amanuntul, pe masura efectuarii receptiei. 
In cazul in care bunurile materiale sosesc in transe, se intocmeste cate un formular pentru fiecare transa, care se anexeaza apoi la factura sau la avizul de insotire a marfii. 

Circuit: 
Se intocmeste si se semneaza de catre gestionar. 
Se preda la compartimentul Financiar-contabil, pentru intocmirea formelor privind reglementarea diferentelor constatate si pentru inregistrarea in contabilitate. 
Un exemplar se preda furnizorului pentru comunicarea lipsurilor stabilite. 
Se arhiveaza la compartimentul Financiar-contabil. 

• Bon de predare, transfer, restituire 

Circuit: 

Se intocmeste pe masura predarii la magazie a produselor, de catre sectia producatoare/sectia care dispune predarea/persoana care dispune transferul, care semneaza de predare. 
Se semneaza de catre gestionar la magazia de produse/materiale refolosibile/magazia predatoare pentru primire in gestiune. 
Se preda la compartimentul Financiar-contabil pentru efectuarea inregistrarilor in contabilitate si pentru arhivare. 
Se arhiveaza: 
- la compartimentul Financiar-contabil sau de catre persoana care conduce evidenta. 

• Bon de consum 

Circuit: 

Se intocmeste intr-un exemplar pe masura eliberarii materialelor din magazie pentru consum, de catre compartimentul care solicita materiale pentru a fi consumate. 
Se semneaza de predare de catre gestionar la magazia de materiale, pentru eliberarea cantitatilor prevazute. 
Se depune la compartimentul Financiar-contabil, pentru efectuarea inregistrarilor in contabilitate. 
Se arhiveaza la compartimentul Financiar-contabil. 

Citeste continuarea in lucrarea Proceduri obligatorii in contabilitate 2022 - 35 modele editabile.