Termenul de pastrare pentru registrele de contabilitate obligatorii si documentele justificative

Update 25 mai 2023: In Monitorul Oficial nr. 453 a fost publicat Ordinul nr. 1.447/2023 pentru modificarea si completarea unor reglementari privind documentele financiar-contabile (ordinul poate fi consultat mai jos).

Pana la emiterea Legii nr. 195/2022 pentru completarea art. 25 din Legea contabilitatii nr. 82/1991, atat legea contabilitatii, cat si reglementarile emise in aplicarea acesteia prevedeau o durata de pastrare a documentelor financiar-contabile intre 5 si 50 de ani. Durata de 50 ani se referea la statele de salarii.

Prin Legea nr. 195/2022 prevederile referitoare la pastrarea statelor de salarii au fost completate in sensul ca „Incepand cu data de 1 ianuarie 2023, statele de salarii pentru care angajatorul are o declaratie informativa privind impozitul retinut la sursa, pe beneficiari de venit, conform prevederilor legale sau pentru care angajatorul are obligatia legala de a depune declaratia privind obligatiile de plata a contributiilor sociale, impozitului pe venit si evidenta nominala a persoanelor asigurate, la Agentia Nationala de Administrare Fiscala, se pastreaza timp de 5 ani”.

Ulterior, prin Legea nr. 36/2023 pentru modificarea Legii contabilitatii nr. 82/1991, precum si a Ordonantei de urgenta a Guvernului nr. 28/1999 privind obligatia operatorilor economici de a utiliza aparate de marcat electronice fiscal au fost reformulate integral prevederile referitoare la pastrarea tuturor documentelor financiar-contabile, nu doar a statelor de salarii.

Astfel, conform actualelor prevederi ale art. 25 din legea contabilitatii:
„Registrele de contabilitate obligatorii si documentele justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitatea financiara se pastreaza in arhiva persoanelor prevazute la art. 1 timp de 5 ani calculati de la data de 1 iulie a anului urmator celui incheierii exercitiului financiar in care au fost intocmite, inclusiv pentru statele de salarii.”

Ordinul nr. 1447/2023 pentru modificarea si completarea unor reglementari privind documentele financiar- contabile

Art. I. — Ordinul ministrului finantelor publice nr. 2.634/2015 privind documentele financiar-contabile, publicat in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea I, nr. 910 si 910 bis din 9 decembrie 2015, se modifica si se completeaza dupa cum urmeaza:
1. Articolul 7 se modifica si va avea urmatorul cuprins: „Art. 7. — Anexele nr. 1—3 fac parte integranta din prezentul ordin.”
2. In anexa nr. 1, dupa punctul 35 se introduce un nou punct, punctul 351, cu urmatorul cuprins:
„351. Reconstituirea prevazuta de prezentele norme este obligatorie pentru documentele financiar-contabile pierdute, sustrase sau distruse, care se afla in termenul de pastrare prevazut de legea contabilitatii.”

3. In anexa nr. 1, dupa punctul 37 se introduce un nou punct, punctul 371, cu urmatorul cuprins:
„371. Registrele de contabilitate obligatorii si documentele justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitatea financiara se pastreaza in arhiva persoanelor prevazute la art. 1 din legea contabilitatii timp de 5 ani calculati de la data de 1 iulie a anului urmator celui incheierii exercitiului financiar in care au fost intocmite, inclusiv pentru statele de salarii.”
4. Articolul 5, punctele 38 si 39 ale anexei nr. 1, precum si anexa nr. 4 se abroga.

Art. II. — Reglementarile contabile privind contabilitatea in partida simpla, aprobate prin Ordinul ministrului finantelor publice nr. 170/2015, publicat in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea I, nr. 139 din 24 februarie 2015, cu modificarile ulterioare, se modifica si se completeaza dupa cum urmeaza: 
1. La capitolul IV, dupa punctul 1 se introduce un nou punct, punctul 11, cu urmatorul cuprins:
„11. (1) Registrele de contabilitate obligatorii si documentele justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitatea financiara se pastreaza in arhiva persoanelor care conduc contabilitatea in partida simpla timp de 5 ani calculati de la data de 1 iulie a anului urmator celui incheierii exercitiului financiar in care au fost intocmite, inclusiv pentru statele de salarii.
(2) Documentele justificative care atesta provenienta unor bunuri cu durata de viata mai mare de 5 ani se pastreaza pe perioada corespunzatoare duratei de viata utila a acestora.”
2. La capitolul IV, punctele 2—4 se abroga.

Art. III. — Reglementarile contabile privind organizarea si conducerea contabilitatii in partida simpla de catre persoanele juridice fara scop patrimonial, aprobate prin Ordinul ministrului finantelor publice nr. 3.103/2017, publicat in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea I, nr. 984 din 12 decembrie 2017, cu modificarile si completarile ulterioare, se modifica si se completeaza dupa cum urmeaza:
1. La capitolul 2 litera B, dupa punctul 10 se introduce un nou punct, punctul 101, cu urmatorul cuprins:
„101. (1) Registrele de contabilitate obligatorii si documentele justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitatea financiara se pastreaza in arhiva persoanelor juridice fara scop patrimonial care conduc contabilitatea in partida simpla timp de 5 ani calculati de la data de 1 iulie a anului urmator celui incheierii exercitiului financiar in care au fost intocmite, inclusiv pentru statele de salarii.
(2) Documentele justificative care atesta provenienta unor bunuri cu durata de viata mai mare de 5 ani se pastreaza pe perioada corespunzatoare duratei de viata utila a acestora.”
2. La capitolul 2 litera B, punctele 11—13 se abroga.

Art. IV. — Prezentul ordin se publica in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea I.