Decontare transport salariati cu masina personala: documente si monografie contabila

Trebuie facuta diferentierea intre transportul angajatilor cu autovehiculele firmei la si de la locul de munca in scopul activitatii economice si transportul pentru uzul personal la si de la locul de munca. Pentru a elimina neclaritatile si greselile de interpretare a legislatiei, vom stabili in randurile urmatoare ce documente contabile ar trebui intocmite si care este monografia contabila in cazul firmelor care deconteaza transportul salariatilor cu masina personala la si de la locul de munca.

Raspunsul specialistului: Este vorba despre un venit neimpozabil pentru salariat si nu se suporta contributii sociale cu conditia ca decontarea acestor servicii de transport sa fie mentionate in contractul individual de munca sau in regulamentul intern, dupa caz.

In acest sens trebuie sa se mentioneze care este modalitatea de decontare a transportului (mentionand efectiv modul de realizare al transportului,in cazul de fata, cu auto propriu apartinand salariatului).

Aceasta prevedere apare la art. 76 alin. (4) lit. a) si art. 142 lit. b) din Codul Fiscal, ajutoarele de inmormantare, ajutoarele pentru bolile grave si incurabile, ajutoarele pentru dispozitive medicale, ajutoarele pentru nastere, ajutoarele pentru pierderi produse in gospodariile proprii ca urmare a calamitatilor naturale, veniturile reprezentand cadouri in bani si/sau in natura, inclusiv tichete cadou, oferite salariatilor, cat si cele oferite pentru copiii minori ai acestora, contravaloarea transportului la si de la locul de munca al salariatului, contravaloarea serviciilor turistice si/sau de tratament, inclusiv transportul, pe perioada concediului, pentru salariatii proprii si membrii de familie ai acestora, acordate de angajator pentru salariatii proprii sau alte persoane, astfel cum este prevazut in contractul de munca.

Conform prevederilor pct. 68 alin. (3) din normele de aplicare ale art. 298 "Limitari speciale ale dreptului de deducere" alin. (1) din Codul fiscal: In cazul vehiculelor utilizate pentru transportul angajatilor la si de la locul de munca se considera ca vehiculul este utilizat in scopul activitatii economice atunci cand exista dificultati evidente in folosirea altor mijloace de transport adecvate, cum ar fi lipsa mijloacelor de transport in comun, decalajul orarului mijloacelor de transport in comun fata de programul de lucru al persoanei impozabile.

Reprezinta vehicule utilizate de angajator pentru transportul angajatilor la si de la locul de munca vehiculele utilizate pentru transportul angajatilor de la resedinta acestora/locul convenit de comun acord la locul de munca, precum si de la locul de munca la resedinta angajatilor/locul convenit de comun acord. Prin angajati se intelege salariatii, administratorii societatilor, directorii care isi desfasoara activitatea in baza contractului de mandat, potrivit legii, si persoanele fizice rezidente si/sau nerezidente detasate, potrivit legii, in situatia in care persoana impozabila suporta drepturile legale cuvenite acestora.

Doar in astfel de situatii consumul de combustibil utilizat pentru alimentarea autoturismului proprietate a salariatului se considera a fi efectuat in scopul activitatii economice.

Aceasta distanta trebuie sa fie egala in fiecare zi, conform unei rute prestabilite de la domiciliu la locul de munca si invers, fara a fi diferita de la o zi la alta. In acest caz, nu mai este necesara intocmirea foii de parcurs pentru numarul de km efectuati zilnic.

Pentru salariatii care se deplaseaza la locul de munca cu masina personala, societatea angajatoare trebuie sa intocmeasca un contract de comodat pentru folosirea autoturismului in scopuri legate de munca.

Este de asemenea necesar pentru aceasta bonul fiscal, o decizie a conducatorului unitatii care sa stabileasca conditiile in care se acorda salariatilor aceste sume, precum si cuantumul sumelor decontate, sa existe in Contractul individual de munca sau intr-un act aditional aceasta prevedere.

Salariatii trebuie sa justifice aceste cheltuieli fie prin intocmirea unor foi de parcurs sau a unui decont lunar al salariatului din care sa rezulte numarul de kilometri parcursi de acasa la locul de munca, precum si numarul de zile in care s-a deplasat la locul de munca.

Cartea verde a contabilitatii varianta tiparita

Vezi AICI detalii

Ghidul practic al contabilului din domeniul constructiilor

Vezi AICI detalii

Manual de politici contabile - Stick USB

Vezi AICI detalii

In baza acestor documente se poate stabili suma care se va deconta pentru transport (nr. de kilometri x consum mediu al autovehiculului/100 x pret /l de combustibil).

Daca nu se deconteaza efectiv costul transportului ci se va acorda o suma pe kilometru, aceasta suma nu poate fi considerata contravaloare transport la si de la locul de munca si astfel va intra in baza de calcul a impozitului pe venit si se vor calcula si contributii sociale obligatorii.

La sfarsitul lunii salariatii va aduc cate un Decont de cheltuieli cu suma agreata iar dvs. veti inregistra pe baza acestui Decont:
624 = 5311/5121.

Bonurile de combustibil anexate decontului sunt pentru a justifica suma de plata, ele nu reprezinta documente fiscale de inregistrat in contabilitate (nu veti deduce TVA de pe aceste bonuri si nici nu vor reprezenta documente justificative).

Din punct de vedere contabil, opinia mea este ca decontarea combustibilului nu reprezinta efectiv o achizitie de combustibil si puteti evidentia suma decontata in contul 624.

Daca autoturismul este fie in patrimoniul societatii, fie utilizat in baza unui contract de inchiriere/comodat si se intocmeste o decizie in baza careia se stabileste destinatia de utilizare (de exemplu pentru deplasari in interesul activitatii economice, dar si pentru transport dus-intors de la domiciliu), atunci este posibil sa inregistrati bonul fiscal pe societate (solicitand inscrierea pe bon a cui-ului firmei) si sa deduceti tva 50% sau 100%, in functie de regulile de la art. 298 din Codul fiscal.
 

Raspuns oferit in luna mai 2023 de catre specialistii site-ului PortalContabilitate.ro. Dati click AICI pentru a vedea toate noutatile contabile + consultanta si raspunsuri detaliate de la experti. 

Foto: unsplash.com