Decontare transport salariati cu masina personala: Documente si inregistare contabila

Decontare transport salariatul cu masina personala

Copiaza Link-ul catre aceasta sectiune: Decontare transport salariatul cu masina personala

Pentru decontarea transportului salariatului respectiv cu masina personala de la - la locul de munca este necesar sa se specifice aceste aspect in contractul individual de munca sau in regulamentul intern, informeaza specialistii PortalCodulFiscal.ro.

Conform normelor metodologice la art. 298 din Codul Fiscal , la pct. 68-  Limitari speciale ale dreptului de deducere alin 3 si 4 prevad urmatoarele:
(3) In cazul vehiculelor utilizate pentru transportul angajatilor la si de la locul de munca se considera ca vehiculul este utilizat in scopul activitatii economice atunci cand exista dificultati evidente in folosirea altor mijloace de transport adecvate, cum ar fi lipsa mijloacelor de transport in comun, decalajul orarului mijloacelor de transport in comun fata de programul de lucru al persoanei impozabile. Reprezinta vehicule utilizate de angajator pentru transportul angajatilor la si de la locul de munca vehiculele utilizate pentru transportul angajatilor de la resedinta acestora/locul convenit de comun acord la locul de munca, precum si de la locul de munca la resedinta angajatilor/locul convenit de comun acord.
Prin angajati se intelege salariatii, administratorii societatilor, directorii care isi desfasoara activitatea in baza contractului de mandat, potrivit legii si persoanele fizice rezidente si/sau nerezidente detasate, potrivit legii, in situatia in care persoana impozabila suporta drepturile legale cuvenite acestora.
(4) Utilizarea unui vehicul in folosul propriu de catre angajatii unei persoane impozabile ori pentru a fi pus la dispozitie in vederea utilizarii in mod gratuit altor persoane, pentru alte scopuri decat desfasurarea activitatii sale economice, este denumita in continuare uz personal. Transportul la si de la locul de munca al angajatilor in alte conditii decat cele mentionate la alin. (3), este considerat uz personal al vehiculului. Se considera ca un vehicul nu este utilizat exclusiv in scopul activitatii economice, in sensul art. 298 alin. (1) din Codul fiscal, in situatia in care, pe langa utilizarea in scopul activitatii economice, vehiculul este utilizat ocazional sau de o maniera continua si pentru uz personal. Daca vehiculul este utilizat atat pentru activitatea economica, cat si pentru uz personal, se limiteaza la 50% dreptul de deducere a taxei aferente cumpararii, achizitiei intracomunitare, importului, inchirierii sau leasingului si a taxei aferente cheltuielilor legate de acesta. Persoana impozabila care aplica deducerea limitata de 50% nu trebuie sa faca dovada utilizarii vehiculului in scopul activitatii economice sau pentru uz personal cu ajutorul foii de parcurs prevazute la alin. (2). Prin limitarea la 50% a dreptului de deducere a taxei aferente cumpararii, achizitiei intracomunitare, importului, inchirierii sau leasingului de vehicule rutiere motorizate si a taxei aferente cheltuielilor legate de aceste vehicule, se intelege limitarea deducerii taxei care ar fi deductibila in conditiile prevazute la art. 297 si la art. 299 - 301 din Codul fiscal.

Asadar, persoana impozabila care aplica deducerea limitata de 50% nu trebuie sa faca dovada utilizarii vehiculului in scopul activitatii economice sau pentru uz personal cu ajutorul foii de parcurs.
​
Totodata, pentru salariatii care se deplaseaza la locul de munca cu masina personala, societatea trebuie sa intocmeasca un contract de comodat.
Este necesar intocmirea unui decont de catre salariat sau a unei foi de parcurs in functie de situatie. Se completeaza nr de km parcursi pe distanta dus - intors.

Deducerea corecta a cheltuielilor cu autovehiculele este, cu siguranta, una dintre cele mai sensibile sarcini cu care va confruntati in activitatea dvs. de zi cu zi. O mica eroare, o mica deducere incadrata gresit si va puteti trezi la primul control atat cu o amenda consistenta, cat si cu corectii retroactive ale impozitului pe profit, TVA-ului sau impozitului pe salarii! Scapati de riscul unor deduceri incorecte si de stresul sanctiunilor ANAF! Parcurgeti chiar acum lucrarea Autoturisme pe firma. Regimul fiscal-contabil! Contine informatii la zi, in conformitate cu legislatia din 2025!

Cum se calculeaza suma care se va deconta salariatului

Copiaza Link-ul catre aceasta sectiune: Cum se calculeaza suma care se va deconta salariatului

Suma care se va deconta salariatului va fi calculata in functie de nr de km pe distanta dus/intors si consumul normat de combustibil pentru autoturismul respectiv care se stabileste prin Regulamentul intern (se stabileste un consum normat de 7,5 l/100 km) conform art. 7 alin 1 din Hotararea Guvernului nr. 714/2018 privind drepturile si obligatiile personalului autoritatilor si institutiilor publice pe perioada delegarii si detasarii in alta localitate, precum si in cazul deplasarii in interesul serviciului

Daca se acorda o suma fixa aceasta intra in baza de calcul al impozitului pe venit si a contributiilor sociale.
Societatea poate decide cu privire la decontarea contravalorii transportului salariatului si la stabilirea mecanismului de stabilire al nivelului decontat, considerand contravaloarea drept venit neimpozabil la nivelul salariatului, in masura in care vizeaza transportul la si de la locul de munca si facilitatea este cuprinsa in contractul de munca sau in regulamentul intern.

Astfel, la nivelul persoanei fizice, contravaloarea transportului la si de la locul de munca al salariatului astfel cum este prevazut in contractul de munca sau in regulamentul intern va reprezenta venit neimpozabil, potrivit art. 76 alin. (4) lit. a) din Codul fiscal.

Portal Codul fiscal - acces 12 luni consultanta in scris si telefonica 30 intrebari

Vezi AICI detalii

Consilier Taxe si Impozite pentru Contabili 12 actualizari

Vezi AICI detalii

Agenda Fiscala a Contabilului 2025

Vezi AICI detalii

Asadar, in masura in care in contractul de munca aplicabil sau in regulamentul intern este prevazuta posibilitatea suportarii de catre angajator a contravalorii transportului la si de la locul de munca al salariatului cu vehiculul propriu, acest beneficiu va reprezenta venit neimpozabil la nivelul salariatului, neconcretizandu-se intr-un avantaj impozabil.

Inregistare contabila

Copiaza Link-ul catre aceasta sectiune: Inregistare contabila

Referitor la impozit pe profit, astfel de cheltuieli ocazionate de transportul salariatilor la /de la locul de munca, reprezinta cheltuieli sociale, deductibile in limita a 5% din cheltuielile cu salariile.

Conform art. 25 alin. (3) lit. b) din Codul fiscal, cheltuielile sociale sunt deductibile, in limita unei cote de pana la 5%, aplicata asupra valorii cheltuielilor cu salariile personalului, potrivit Codului muncii. Suma care se va deconta salariatului va fi calculata in functie de nr de km pe distanta dus/intors si consumul normat de combustibil pentru autoturismul respectiv care se stabileste prin Regulamentul intern (un consum normat de 7,5 l/100 km).

Precizam ca, in ceea ce priveste impozitul pe profit, potrivit art. 25 alin. (2) din Codul fiscal, cheltuielile cu salariile si cele asimilate salariilor astfel cum sunt definite potrivit Titlului IV sunt cheltuieli deductibile pentru determinarea rezultatului fiscal, cu exceptia celor cu deductibilitate limitata si a celor nedeductibile reglementate la alin. (3) si (4) al aceluiasi articol.

In aceasta ipoteza, costurilor aferente transportului la si de la locul de munca al salariatului cu autovehiculele personale reprezinta venituri neimpozabile astfel cum s-a prevazut in contractul de munca aplicabil sau in regulamentul intern, societatea putandu-le inregistra drept cheltuieli deductibile la calculul impozitului pe profit.

Pentru inregistrarea in contabilitate a cheltuielilor respective se utilizeaza contul 624 Cheltuieli cu transportul de bunuri si personal cu analitic distinct in vederea separarii acestor cheltuieli de alte cheltuieli de transport.

Astfel, la momentul prezentarii decontului lunar, va propunem inregistrarea contabila:

624 Cheltuieli cu transportul de bunuri si personal/analitic = 5311/5121 Casa in lei/Conturi la banci in lei.

Concluzie

Copiaza Link-ul catre aceasta sectiune: Concluzie

Asadar, pentru decontarea cheltuielilor de transport la si de la locul de munca, salariatul trebuie sa intocmeasca un decont din care sa rezulte numarul de km parcursi de acasa la locul de munca precum si numarul de zile in care s-a deplasat la locul de munca. Aceasta distanta ar trebui sa fie aceeasi in fiecare zi lucratoare.

In baza acestor documente se poate stabili suma ce se va deconta pentru transport numar de kilometri x consum mediu al vehicolului/100 km x pret/l combustibil.

In baza contractului de comodat incheiat cu salariatul societatii se pot deconta, pe baza decontului amintit anterior, aprobat de conducerea societatii, la care sunt atasate documentele de decontare precum bonuri fiscale, cheltuieli cu reparatii, cheltuieli de intretinere, cheltuieli cu piese de schimb, cheltuieli cu combustibilul, cheltuieli cu lubrifiantii si altele, strict legate de intretinerea autoturismului.