Sume ridicate de administrator si evidentiate in contul 461. Cum tratam soldul contului?

Pentru situatia in care au fost ridicate sume de catre administrator, se va stabili cum se procedeaza cu soldul contuli 461 si daca exista o perioada de timp pentru sold.

In situatia in care sumele ridicate de administrator sunt cu titlu de imprumut trebuie tinut cont de prevederile art. 144^4 alin. 1 lit. a si alin. 3 lit. a din Legea societatilor nr. 31/1990, republicata, cu modificarile ulterioare, conform carora este interzisa acordarea de imprumuturi administratorilor, cu exceptia acelora a caror valoare exigibila cumulata este inferioara echivalentului in lei al sumei de 5.000 de euro. Aceste prevederi sunt aplicabile societatilor pe actiuni, cu mentiunea ca incalcarea lor constituie infractiunea prevazuta si pedepsita de art. 272 alin. 1 din Legea 31/1990, articol care nu face distinctie in ceea ce priveste categoriile de societati comerciale la care se aplica.

Daca administratorul nu este salariat, atunci in soldul contului 461 „Debitori diversi" se pot regasi sumele reprezentand avansuri de trezorerie (avansuri spre decontare) acordate de catre entitate persoanelor fizice, altele decat proprii salariati, nedecontate pana la data bilantului (prin corespondenta cu contul 542 „Avansuri de trezorerie"). Pentru entitatile private nu exista stabilit un termen legal pentru decontarea avansului, acesta fiind stabilit doar in cazul institutiilor publice la art. 29 din Regulamentul operatiilor de casa, aprobat prin Decretul 209/1976, in vigoare si in prezent (este vorba de 3 sau 4 zile lucratoare). De aceea, in cazul unei societati comerciale (entitate privata) termenul de decontare al unui avans de trezorerie, chiar si al unuia acordat administratorului, este stabilit in cadrul societatii, prin decizie interna, in cadrul procedurilor de control intern/politicilor contabile ale societatii, asa cum sunt ele descrise la pct. 309-317 din Reglementarile contabile conforme aprobate prin OMFP 3055/2009.

De mentionat este si faptul ca, in situatia in care administratorul este si salariatul societatii, iar sumele au fost ridicate cu titlu de avansuri spre decontare, sumele reprezentand avansuri nejustificate sau nedecontate pana la data bilantului se reflecta in soldul contului 428 „Alte datorii si creante in legatura cu personalul" (in locul contului 461).

In ipoteza in care administratorul este si asociat, iar societatea a inregistrat profit repartizat pentru dividende, se poate stinge debitul administratorului fata de societate din dividendele distribuite si neridicate (prin compensare). In caz contrar, societatea trebuie sa faca dovada ca a intreprins demersuri pentru recuperarea debitului de la administrator, iar in situatia in care nu reuseste sa recupereze debitul, sa procedeze la stingerea debitului la sfarsitul perioadei de prescriptie prin trecerea lui pe cheltuieli nedeductibile fiscal. Totusi, o asemenea abordare nu exclude ca la un eventual control organele fiscale sa procedeze la reincadrarea tranzactiei si sa trateze sumele ridicate de administrator ca venituri de natura salariala, cu impozitarea corespunzatoare.


Raspuns oferit de specialistii www.portalcontabilitate.ro