Sfatul expertului Robert Gearba: Tratamentul fiscal si contabil de final de an al concediilor neefectuate

Reglementarea efectuarii concediului de odihna este realizata prin articolele 144-152 din Legea nr. 53/2003 privind Codul Muncii.

In conformitate cu acestea, dreptul la concediu de odihna anual platit este garantat tuturor salariatilor. Durata sa mininima este de 20 de zile lucratoare, insa durata efectiva se stabileste in contractul individual de munca, cu respectarea legii si a contractelor colective aplicabile, si se acorda proportional cu activitatea prestata intr-un an calendaristic.

Concediul de odihna trebuie efectuat integral in fiecare an. In cazul in care salariatul, din motive justificate, nu poate efectua, integral sau partial, concediul de odihna anual la care avea dreptul în anul calendaristic respectiv, cu acordul persoanei în cauza, angajatorul este obligat sa acorde concediul de odihna neefectuat într-o perioada de 18 luni incepand cu anul urmator celui în care s-a nascut dreptul la concediul de odihna anual.

Compensarea in bani a concediului de odihna neefectuat este permisa numai in cazul incetarii contractului individual de munca, iar plata concediului de odihna neefectuat se va realiza la lichidarea ultimelor drepturi salariale.

Calculul zilelor de concediu neefectuat

Calculul zilelor de odihna la care un angajat mai are dreptul se face in functie de perioada lucrata de acesta intr-un an calendaristic.

Trebuie sa impartiti numarul de zile de concediu de odihna prevazut in contractul individual de munca la 12 luni si veti obtine numarul zilelor de concediu la care are dreptul pentru fiecare luna lucrata. De exemplu, un angajat care pana la data de 31 decembrie a lucrat 4 luni si are un concediu de odihna anual de 20 de zile, are dreptul la un concediu de (20/12) x 4 = 7 de zile de concediu neefectuat.

Prevederile legale

OMFP nr. 1802/2014 pentru aprobarea Reglementarilor contabile privind situatiile financiare anuale individuale si situatiile financiare anuale consolidate prevede la articolul 338 ca:

"Sumele datorate si neachitate personalului pana la sfarsitul exercitiului financiar (concediile de odihna si alte drepturi de personal), respectiv eventualele sume care urmeaza sa fie incasate de la acesta, aferente exercitiului in curs, dar care urmeaza a fi platite/incasate in exercitiul financiar urmator, se inregistreaza ca alte datorii si creante in legatura cu personalul.

Cartea verde a Contabilitatii varianta online

Vezi AICI detalii

Planul de conturi general Functiunea si corespondenta conturilor

Vezi AICI detalii

Marea Carte Verde a Monografiilor Contabile

Vezi AICI detalii

Concediile de odihna se inregistreaza pe seama datoriilor atunci cand suma lor este comensurata in baza statelor de salarii sau a altor documente care sa justifice suma respectiva. In lipsa acestora, sumele reprezentand concedii de odihna se recunosc pe seama provizioanelor”.

Ce trebuie facut atunci cand angajatorul detine un calcul exact al sumelor aferente concediilor de odihna neefectuate?

In cazul in care angajatorul detine un calcul exact al sumelor aferente concediilor de odihna neefectuate, insotit de documente justificative, cum ar fi statul de salarii, inregistrarea contabila este:
 
641 (Cheltuieli cu salariile personalului) = 428 (Alte datorii si creante in legatura cu personalul)

Cand intocmiti statul de plata pe luna in care angajatii isi iau efectiv concediu, inregistrati corespunzator:

428 (Alte datorii si creante in legatura cu personalul) =  421 (Personal – salarii datorate)

Concomitent, din perspectiva fiscala, aceasta estimare efectuata in legatura cu datoriile catre personalul va fi recunoscuta ca si o cheltuiala cu personalul si nu ca o cheltuiala cu provizioanele, si deci poate fi considerata deductibila la calcului impozitului pe profit.

Constituirea de provizioane pentru concediile neefectuate

In cazul in care angajatorul nu detine documente justificative privind sumele aferente concediilor de odihna neefectuate, acestea fiind calculate in baza unor estimari efectuate la data bilantului, va inregistra provizioanele aferente, inregistrarile contabile fiind urmatoarele:
 
- la data incheierii exercitiului financiar:

6812 (Cheltuieli de exploatare privind provizioanele) = 1518 (Alte provizioane)
 
- la data acordarii concediilor de odihna neefectuate:

641 (Cheltuieli cu salariile personalului) = 421 (Personal ‐ salarii datorate)
 si concomitent:
1518 (Alte provizioane) = 7812 (Venituri din provizioane)
 
Cheltuiala cu provizioanele pentru concediile de odihna neefectuate nu este deductibila la calculul  impozitului pe profit, conform prevederilor Legii nr. 227/2015 privind Codul Fiscal.

In schimb, sunt considerate venituri neimpozabile veniturile prin care se recupereaza cheltuielile pentru care nu s-a acordat deducere la momentul efectuarii lor, cum sunt veniturile din anularea unor provizioane care au fost considerate cheltuieli nedeductibile la data constituirii lor.