Inscrierea CNP-ului pe facturi. Ce spune regulamentul GDPR?

Incepand cu data de 25 mai 2018, a intrat in vigoare in toate statele membre ale Uniunii Europene regulamentul GDPR. Acesta aduce multe schimbari in ceea ce priveste prelucrarea datelor cu caracter personal. Din categoria acestora face parte si CNP-ul (codul numeric personal), astfel ca exista nelamuriri referitoare la inscrierea acestuia pe facturi.

Pentru a lamuri aceasta problema, luam drept exemplu cazul unei firme (societate cooperativa) cu 15 angajati (cooperatori cu conventie individuala de munca si angajatii cu carte de munca). Firma este platitoare de TVA (si TVA la incasare), platitori de impozit pe profit. Domeniul principal al activitatii este: 6820 - Inchirieri de spatii comerciale proprii.

Chiria si utilitatile sunt facturate lunar pentru clienti (agenti economici si persoane fizice). La incheierea contractului de inchiriere, firma solicita clientilor date personale care se folosesc si pe factura, cum ar fi si CNP-ul. Vom afla de la specialist cum se procedeaza astfel incat sa nu se comita greseli, conform noilor reguli GDPR.

Inscrierea CNP-ului pe facturi: raspunsul specialistului

Datele de identificare ale reprezentantilor persoanelor juridice reprezinta date cu caracter personal si intra sub incidenta regimului de protectie instituit de GDPR.

Potrivit Codului Fiscal, CNP-ul nu este un element obligatoriu necesar a fi inscris in cuprinsul facturii, fiind oportun in contextul noii reglementari europene ca datele cu caracter personal inscrise pe facturi sa se limiteze la nume, prenume si eventual adresa de domiciliu completa (in plus, asa cum se mentioneaza in OMFP nr. 2264/2016 completarea CNP/NIF este obligatorie in situatia in care persoana impozabila il colecteaza de la persoana fizica din facturi, contracte (de prestari servicii, de furnizare utilitati, vanzari de bunuri mobile si imobile etc.); in lipsa acestuia, se vor declara numele, prenumele si adresa persoanei fizice.).

Numele si prenumele sunt si ele date cu caracter personal, totusi CNP-ul se distinge de celelalte date, deoarece este o data mult prea sensibila, in sensul in care in proiectul de lege pentru aplicarea GDPR este specificat ca societatile care colecteaza CNP-uri vor trebui sa aiba angajat/desemnat un specialist care sa fie responsabil cu protectia datelor cu caracter personal (DPO).

Astfel, codul numeric personal nu ar trebui sa fie folosit decat in cazul in care chiar este nevoie de el sau in cazul in care este cerut de autoritati, deoarece persoanele vizate pot fi identificate in baza lui in foarte multe situatii. In calitate de operator de date cu caracter personal aveti obligatia, potrivit GDPR, sa instituiti masuri tehnice si organizatorice pentru protectia datelor cu caracter personal (proceduri interne pentru protectia datelor, instruirea angajatilor cu privire la GDPR, tinerea unei evidente a activitatilor de prelucrare a datelor cu caracter personal, informarea persoanelor vizate cu privire la drepturile lor instituite prin GDPR, respectarea drepturilor persoanelor vizate etc.).

Balanta de verificare de la A la Z Analize corelatii studii de caz

Vezi AICI detalii

Cartea verde a Contabilitatii varianta online

Vezi AICI detalii

Cartea Verde a Contabilitatii

Vezi AICI detalii