Formularul F4105 pentru casele de marcat: Cand se depune, ce sanctiuni riscati si situatii practice

Procedura de transmitere a notificarii F4105 si consecintele nerespectarii obligatiilor legale

Copiaza Link-ul catre aceasta sectiune: Procedura de transmitere a notificarii F4105 si consecintele nerespectarii obligatiilor legale

Utilizatorul transmite notificarea prin mijloace electronice de transmitere la distanta, in format PDF cu xml atasat, la care sunt atasate, dupa caz, documente probatoare.

Transmiterea notificarii se realizeaza prin incarcarea pdf-ului cu fisier XML atasat, ulterior autentificarii cu certificat digital calificat, pe platforma de depunere declaratii, prin portalul www.eguvernare.ro.

Recipisa poate fi consultata prin verificarea numarului de inregistrare alocat pe pagina de stare, disponibila AICI, dupa introducerea elementelor de siguranta cerute in interfata web (CIF si index de incarcare). 

Atentie! Aveti obligatia de a comunica organului fiscal competent modificarile privind locul de instalare a AMEF. Informatiile se transmit de catre utilizatorul aparatului prin formularul F4105. 

Nefurnizarea la termen de catre contribuabil/platitor a informatiilor periodice solicitate de organul fiscal potrivit art. 59 constituie contraventie si se sanctioneaza cu amenda de la 12.000 lei la 14.000 lei pentru persoanele juridice incadrate in categoria contribuabililor mijlocii si mari si cu amenda de la 2.000 lei la 3.500 lei, pentru celelalte persoane juridice, precum si pentru persoanele fizice.

In practica, cele mai multe dificultati nu apar cat timp casa de marcat functioneaza normal, ci atunci cand firma se inchide, se radiaza sau cand aparatul fiscal este pierdut.

Spetele prezentate in continuare ilustreaza situatii concrete intalnite frecvent in activitatea contribuabililor si evidentiaza pasii corecti de urmat atat in relatia cu Oficiul National al Registrului Comertului, cat si cu Agentia Nationala de Administrare Fiscala, precum si in raport cu unitatile de service autorizate.

Analiza acestora are rolul de a clarifica obligatiile procedurale, termenele legale si riscurile contraventionale asociate neconformarii, oferind totodata solutii practice pentru regularizarea situatiilor in care anumite formalitati (precum depunerea F4105) nu au fost indeplinite la timp.

Radiere PFA. Procedura de defiscalizare casa de marcat

Copiaza Link-ul catre aceasta sectiune: Radiere PFA. Procedura de defiscalizare casa de marcat

Intrebare:
"I.I., fara angajati, incheie activitatea la 31.12.2025. Care sunt pasii de urmat in ianuarie 2026, pentru a inchide I.I.? Casa de marcat se poate preda distribuitorului autorizat de la care am cumparat-o?"

Raspuns:
La incetarea activitatii, se depune la Oficiul National al Registrului Comertului (ONRC):
1. Cererea de inregistrare - formular, bifata in dreptul la pct. II radiere si la pct. 7.6. pentru motivul radierii;
2. Dupa caz, documentul care atesta motivul radierii;
3. Daca este cazul, dovada privind imputernicirea persoanei desemnate sa indeplineasca formalitatile legale (original);
4. Certificatul de inregistrare si certificatul constatator de autorizare (original).

Informatiile necesare radierii Intreprinderi individuale de la ONRC se gasesc accesand urmatorul link: https://www.onrc.ro/index.php/ro/dizolvari-lichidari-radieri/persoane-fizice/ghid-desfiintari-pfa-ii-if.

La ANAF, potrivit art. 90 alin. (2) din Legea nr. 207/2015 privind Codul de procedura fiscala, La incetarea calitatii de subiect de drept fiscal, persoanele sau entitatile inregistrate fiscal prin declaratie de inregistrare fiscala potrivit art. 81 si 82 trebuie sa solicite radierea inregistrarii fiscale, prin depunerea unei declaratii de radiere. Declaratia se depune in termen de 30 de zile de la incetarea calitatii de subiect de drept fiscal si trebuie insotita de certificatul de inregistrare fiscala in vederea anularii acestuia.

Astfel, in termen de 30 de zile de la incetarea activitatii, exista obligatia depunerii formularului 070 Declaratie de inregistrare fiscala/Declaratie de mentiuni/Declaratie de radiere pentru persoanele fizice care desfasoara activitati economice in mod independent sau exercita profesii libere , aprobat prin OMFP nr. 3725/2017, insotit de certificatul de inregistrare fiscala, in vederea anularii.

Din punct de vedere al Declaratiei unice, aceasta trebuie depusa pana la 25 mai 2026, cu ventiurile efectiv realizate in anul 2025 pana la radiere.

Manual de politici contabile - Stick USB

Vezi AICI detalii

Portal Codul fiscal - acces 12 luni consultanta in scris si telefonica 30 intrebari

Vezi AICI detalii

Examen Consultant Fiscal 2026

Vezi AICI detalii

Etapele pentru scoaterea definitiva a casei de marcat (AMEF) din folosinta sunt:
1. Scoaterea memoriei fiscale se realizeaza de catre unitatea service autorizata, care desigileaza aparatul, extrage memoria fiscala, intocmeste proces-verbal de interventie si raport fiscal de inchidere (raport Z final).

2. Depunerea formularului F4105 Notificare privind aparatele de marcat electronice fiscale se depune la ANAF pentru anuntarea scoaterii din uz a aparatului, transmiterea informatiilor din memoria fiscala (ultimul raport fiscal de inchidere, data incetarii utilizarii, seria aparatului etc.).

3. Defiscalizarea efectiva este etapa finala, in care aparatul este radiat din evidentele ANAF si numarul de ordine (alocat la fiscalizare) este anulat. Aceasta operatiune poate fi facuta exclusiv de o unitate service autorizata de ANAF, care:
intocmeste dosarul de defiscalizare, ce cuprinde cererea de defiscalizare, procesul-verbal de interventie (cu mentiunea defiscalizare ), copia facturii si a certificatului de conformitate, memoria fiscala extrasa si alte documente tehnice; depune documentatia la ANAF si obtine dovada anularii numarului de ordine.

4. Depunerea in continuare a formularului F4109 pana la momentul in care ANAF confirma oficial defiscalizarea (adica pana la anularea numarului de ordine), formularul F4109 (declaratia privind aparatele de marcat active) trebuie depus in continuare lunar, chiar daca aparatul nu mai este utilizat efectiv. Obligatia inceteaza doar dupa finalizarea defiscalizarii.

Referitor la predarea casei de marcat catre distribuitorul autorizat de la care a fost achizitionata, aceasta este posibila in principiu, insa numai daca distribuitorul accepta si poate indeplini toate formalitatile legale, respectiv inchiderea memoriei fiscale, intocmirea procesului-verbal de predare-primire si notificarea corespunzatoare catre ANAF.

Lichidare societate. F4105 - Studiu de caz

Copiaza Link-ul catre aceasta sectiune: Lichidare societate. F4105 - Studiu de caz

Intrebare: Cum procedez daca am depus bilantul de lichidare pentru o societate dar nu am depus in prealabil declaratia F4105?

Raspuns: In situatia in care ati depus bilantul de lichidare fara sa fi depus anterior declaratia F4105 privind situatia aparatului de marcat electronic fiscal, nu este anulata procedura de lichidare, insa exista o nerespectare a obligatiilor privind regimul caselor de marcat, care trebuie corectata cat mai rapid.

Primul pas este sa depuneti imediat formularul F4105, chiar si cu intarziere, selectand motivul corespunzator situatiei reale, respectiv sistarea activitatii, dizolvarea sau lichidarea societatii. In formular trebuie mentionata data efectiva a incetarii utilizarii aparatului de marcat si situatia acestuia, de exemplu predare catre unitatea de service, casare, furt sau depozitare in vederea radierii. Depunerea se face electronic prin SPV, cu semnatura digitala.

Al doilea pas este sa va asigurati ca aparatul fiscal este scos din uz din punct de vedere tehnic, prin interventia unitatii de service autorizate, care va genera documentele de inchidere fiscala, respectiv raportul de inchidere sau procesul-verbal de sigilare si, dupa caz, de citire a memoriei fiscale. Aceste documente trebuie pastrate la dosarul de lichidare.

Din punct de vedere contraventional, nedepunerea F4105 in termenul legal de cinci zile de la aparitia situatiei care impunea notificarea constituie contraventie si poate fi sanctionata cu amenda. In practica, daca formularul este depus din proprie initiativa, inainte de un control, exista sanse ridicate ca organul fiscal sa aplice doar avertisment sau sa nu initieze procedura sanctionatorie, insa acest lucru ramane la aprecierea organului de control.

Din punct de vedere al procedurii de lichidare, lipsa F4105 nu blocheaza in mod automat radierea societatii din Registrul Comertului, insa poate crea probleme ulterioare daca ANAF constata ca societatea figureaza inca avand aparat fiscal activ. In astfel de situatii, ANAF poate refuza inchiderea vectorului fiscal sau poate solicita clarificari suplimentare, ceea ce poate intarzia radierea.

In concluzie, solutia corecta este sa depuneti de urgenta F4105 cu motivul real al incetarii utilizarii casei de marcat, sa parcurgeti procedura de scoatere din uz prin service autorizat si sa pastrati documentele justificative la dosarul de lichidare. Aceasta regularizare ulterioara nu invalideaza bilantul de lichidare, dar este necesara pentru conformarea completa cu obligatiile fiscale privind aparatele de marcat.

Pierdere casa de marcat: Cum procedati?

Copiaza Link-ul catre aceasta sectiune: Pierdere casa de marcat: Cum procedati?

Intrebare: "In cazul pierderii unui AMEF fiscalizat, pentru care nu se mai poate realiza extragerea memoriei fiscale si nici desigilarea, care este procedura legala de scoatere din evidenta? Ce documente trebuie depuse la ANAF si care sunt pasii in relatia cu unitatea de service? Este necesara publicarea unui anunt de pierdere intr-un ziar de circulatie nationala?"

Raspuns:
In cazul pierderii unui aparat de marcat electronic fiscal fiscalizat, pentru care nu mai este posibila extragerea memoriei fiscale si nici desigilarea aparatului, scoaterea din evidenta fiscala se realizeaza printr-o procedura speciala, justificativa, diferita de procedura standard de defiscalizare prevazuta pentru aparatele existente fizic.

Conform OUG nr. 28/1999 si normelor de aplicare, obligatia predarii memoriei fiscale catre organul fiscal intervine numai in situatia in care citirea si extragerea acesteia sunt posibile din punct de vedere tehnic. In cazul pierderii aparatului, aceasta obligatie nu mai poate fi indeplinita, fiind necesara justificarea imposibilitatii obiective de predare a memoriei fiscale.

Societatea are obligatia de a notifica ANAF in termen de maximum 5 zile lucratoare de la data constatarii pierderii, prin depunerea formularului F4105, conform procedurii in vigoare. In sustinerea acestei notificari, administratorul societatii trebuie sa intocmeasca o declaratie pe propria raspundere, in care sa mentioneze circumstantele pierderii, data aproximativa a evenimentului, seria aparatului si numarul unic de identificare atribuit de ANAF.

Declaratia administratorului trebuie insotita de dovada declararii pierderii prin anunt public. De asemenea, este necesara obtinerea unei opinii scrise din partea unitatii de service autorizate cu care societatea are contract, din care sa rezulte in mod explicit imposibilitatea tehnica de extragere a memoriei fiscale si de desigilare a aparatului ca urmare a pierderii acestuia. Documentul emis de firma de service este esential pentru justificarea situatiei in relatia cu organul fiscal.

La ANAF se depune o cerere de scoatere din evidenta a aparatului de marcat, insotita de formularul F4105, declaratia pe propria raspundere a administratorului, dovada declararii pierderii la politie, opinia unitatii de service autorizate si, in masura in care sunt disponibile, documentele aferente aparatului, respectiv cartea de interventii, registrul special, declaratia de instalare si adresa de atribuire a numarului unic de identificare.

Intrucat memoria fiscala nu poate fi predata, nu se intocmeste proces-verbal de predare a acesteia. Pe baza documentatiei depuse, organul fiscal va dispune anularea numarului unic de identificare al aparatului de marcat si scoaterea acestuia din evidentele fiscale, consemnand imposibilitatea predarii memoriei fiscale.

Publicarea unui anunt de pierdere intr-un ziar de circulatie nationala nu este prevazuta ca obligatie legala de legislatia fiscala in vigoare. Aceasta poate fi solicitata doar in mod exceptional de catre organul fiscal, ca element suplimentar de proba, dar nu reprezinta o conditie generala pentru defiscalizarea unui aparat de marcat pierdut.