Casa de marcat pentru comert cu amanuntul: anularea bonului fiscal, raportul Z si ce documente se intocmesc pentru retur

Inca mai sunt neclaritati legate de modul de utilizare a caselor de marcat (pentru comert cu amanuntul), motiv pentru care specialistul va oferi clarificari la intrebarile de mai jos:

Cum trebuie sa apara produsele pe bonul fiscal? Cum se pot incasa sumele? 
Cand se emite factura? Cum se poate incasa cu BF? 
Se poate emite chitanta catre PJ? Ce se face cand se greseste un BF sau cand nu functioneaza casa de marcat? 
Cum se pot face corectiile in contabilitate? Ce fel de erori pot sa apara (ex. factura pe care nu se specifica ca se incaseaza cu BF)? 
Ce verificari se fac lunar in contabilitate (folosind raportul Z)? Ce corelatii exista? 
Ce declaratii se depun pentru casa de marcat? 
Ce documente se intocmesc pentru retur si cum se contabilizeaza? 

Casa de marcat pentru comert cu amanuntul: tot ce trebuie sa stiti

Iata raspunsurile la intrebarile referitoare la lucrul cu casa de marcat in contextul comertului cu amanuntul:

1. Produsele trebuie sa apara pe bonul fiscal in mod detaliat, inclusiv denumirea, cantitatea, pretul unitar si valoarea totala pentru fiecare produs sau serviciu vandut.

Art. 4. OUG 28/1999:
(1) Bonul fiscal este documentul emis de aparatul de marcat electronic fiscal, care trebuie sa cuprinda cel putin: denumirea si codul fiscal ale agentului economic emitent; adresa de la locul de instalare a aparatului de marcat electronic fiscal; logotipul si seria fiscala ale aparatului; numarul de ordine; data si ora emiterii; denumirea fiecarui bun livrat sau serviciu prestat; pretul sau tariful unitar; cantitatea; valoarea pe fiecare operatiune, inclusiv taxa pe valoarea adaugata, cu indicarea cotei de taxa; valoarea totala a bonului, inclusiv taxa pe valoarea adaugata; valoarea totala a taxei pe valoarea adaugata pe cote de taxa, cu indicarea nivelului de cota; valoarea totala a operatiunilor scutite de taxa pe valoarea adaugata, precum si valoarea altor taxe care nu se cuprind in baza de impozitare a taxei pe valoarea adaugata, daca este cazul.

Bugete cash flow rentabilitate risc - ghid practic

Vezi AICI detalii

Cartea verde a Contabilitatii varianta online

Vezi AICI detalii

Manualul Contabilului Incepator - stick USB

Vezi AICI detalii

Operare SAGA Exemple practice si recomandari

Vezi AICI detalii

2. Suma inregistrata pe bonul fiscal poate fi incasata in numerar sau prin alte modalitati de plata acceptate in magazin, cum ar fi cardul de credit/debit sau transfer bancar.

3. Emiterea facturii este necesara in cazul in care clientii solicita acest lucru, de exemplu, pentru achizitii de produse destinate unei companii. Factura poate fi emisa separat de bonul fiscal si poate fi platita fie in numerar, fie prin transfer bancar. In general, nu se emite o chitanta separata pentru incasarea unei facturi in cazul in care s-a achitat cu bon fiscal.

Pentru incasari de la persoane juridice se emite fie bon fiscal fie chitanta.

4. In cazul in care exista o eroare in bonul fiscal sau casa de marcat nu functioneaza corect, ar trebui sa contactati furnizorul de servicii pentru a remedia problema sau pentru a inlocui casa de marcat defecta.

Erori comune care pot aparea includ facturi emise fara mentionarea faptului ca se incaseaza cu bon fiscal sau omisiuni in inregistrarile de vanzari. Pentru a evita aceste erori, asigurati-va ca personalul este instruit corect cu privire la procedurile utilizarii casei de marcat si ca respecta toate regulile fiscale si de raportare.

Operatiunile privind bonul fiscal sunt reglementate de Ordonanta de urgenta 28/1999 privind obligatia operatorilor economici de a utiliza aparate de marcat electronice fiscale (r2) cu modificari ulterioare, completate de Hotararea 479/2003 privind aprobarea Normelor metodologice pentru aplicarea Ordonantei de urgenta a Guvernului nr. 28/1999 privind obligatia agentilor economici de a utiliza aparate de marcat electronice fiscale (r1) cu modificari ulterioare.

La nivel de societate va trebui intocmit un dosar pentru anularea bonului fiscal, conform normelor regasite la art. 36 din HG 479/2003:

Art. 36. Pentru corectarea sau anularea inregistrarii unei operatiuni dupa emiterea bonului fiscal utilizatorul intocmeste un dosar care va cuprinde:
a) sesizarea scrisa a persoanei care a efectuat gresit operatiunea, cu precizarea motivatiei de corectare sau de anulare a acesteia, precum si a numarului de ordine al bonului fiscal de corectat, a orei si minutului emiterii acestuia;
b) decizia scrisa de aprobare a corectarii operatiunii gresit efectuate, emisa de directorul financiar-contabil, contabilul-sef sau de alta persoana care raspunde de gestionarea patrimoniului unitatii;
c) copie de pe nota sau notele de receptie si constatare de diferente, intocmite de la ultima inventariere pana la zi, prin care a fost stabilit pretul cu amanuntul al produsului sau produselor inregistrate gresit in aparatul de marcat electronic fiscal;
d) nota de contabilitate care reflecta operatiunea efectuata.

Documentele mai sus amintite nu au un format standard prevazut de lege, ele pot fi emise la nivel de societate, cu respectarea informatiilor minime obligatorii.

Un posibil model de utilizat vom prezenta in cele ce urmeaza:

a) sesizarea scrisa a persoanei care a efectuat gresit operatiunea

Sesizare nr .. din data

Subsemnatul/(a) angajat/a a S.C , CUI ..,cu sediul in ..avand functia de . . .. aduc la cunostinta departamentului financiar contabil urmatoarele:

in data de ., la ora minutul .., am emis pentru vanzarea de . bonul fiscal nr in valoare de . de lei;

in data de ., la ora minutul .., am emis pentru vanzarea acelorasi bunuri .si bonul fiscal nr ..in valoare de . de lei;

Au fost emise, din eroare, 2 bonuri fiscale de aceeasi valoare, pentru aceeasi operatiune de vanzare, desi corect era sa fie emis un singur bon fiscal. A fost incasata in numerar doar contravaloarea primului bon fiscal emis, nr din data ..

Data Semnatura

b) decizia scrisa de aprobare a corectarii operatiunii gresit efectuate

Decizie nr .. din data

Subsemnatul/(a) angajat/a a S.C , CUI ..,cu sediul in ..avand functia de director financiar-contabil/ contabil-sef /alta persoana care raspunde de gestionarea patrimoniului unitatii, ca urmare a sesizarii nr. din data . am verificat situatia descrisa in respectiva sesizare si decid:

se anuleaza bonul fiscal nr. ..,emis eronat in data de .la ora .minutul in valoare de .. lei.

Data Semnatura si stampila

c) copie de pe nota sau notele de receptie si constatare de diferente

d) nota de contabilitate care reflecta operatiunea efectuata:
4111 Clienti = 707 Venituri din vanzarea marfurilor cu valoarea bazei impozabile corectate
4111 Clienti = 4427 TVA colectata cu valoarea tva corectata

5. Raportul Z este un raport zilnic emis de casa de marcat, care inregistreaza totalurile zilnice ale vanzarilor si alte informatii relevante. Verificarile lunare in contabilitate pot include reconcilierea rapoartelor Z cu inregistrarile de vanzari din contabilitate, pentru a asigura coerenta si exactitatea datelor.

Raportul Z este un document care se emite la finalul zilei de lucru, de pe casa de marcat si care contine date cu privire la cuantumul vanzarilor efectuate in acea zi, numarul de client , etc. Comanda de inchidere zilnica este unica si obligatorie.

Raportul fiscal de inchidere zilnica este documentul emis cu aparatul de marcat electronic fiscal care contine date de sinteza cu caracter fiscal: denumirea si codul de identificare fiscala ale operatorului economic emitent; adresa de la locul de instalare a aparatului de marcat electronic fiscal; logotipul si seria fiscala ale aparatului; numarul de ordine numerotat progresiv; data si ora emiterii; numarul bonurilor emise in ziua respectiva; valoarea totala a operatiunilor efectuate si totalul taxei pe valoarea adaugata, cu precizarea nivelului cotei, valoarea totala a operatiunilor scutite de taxa pe valoarea adaugata, precum si valoarea taxelor care nu se cuprind in baza de impozitare a taxei pe valoarea adaugata.

Raportul fiscal de inchidere zilnica emis de aparatul de marcat electronic fiscal trebuie sa contina pe langa datele definite anterior si urmatoarele date: numarul de bonuri fiscale care au inscris codul de inregistrare in scopuri de TVA al beneficiarului, valoarea totala a acestora, total taxa pe valoarea adaugata aferenta, identificatorul jurnalului electronic, numarul si valoarea reducerilor, anularilor, sume de serviciu, precum si sumele rezultate pentru fiecare mijloc de plata utilizat. Sumele de serviciu reprezinta sumele de bani utilizate pentru plata restului catre client, puse la dispozitia operatorului aparatului de marcat electronic fiscal la inceputul fiecarei zile de lucru.

Acestea se regasesc in soldul contului de casa si, de asemenea, in soldul de la sfarsitul zilei de lucru.

6. Declaratiile fiscale specifice pentru casa de marcat .

Operatorii economici care au aparate fiscale vor observa ca dupa emiterea fiecarui raport Z de inchidere zilnica , aparatul fiscal va transmite automat informatiile catre serverul ANAF, fara a mai fi necesare alte operatii din partea utilizatorului. Dupa fiecare transmitere, va fi tiparit un bon nefiscal. Acest bon contine informatii legate de transmiterea datelor catre serverul ANAF.

Pentru lunile in care nu se emit bonuri fiscal se transmite in SPV formularul F4109.

7. Pentru retururile de produse, se pot intocmi documente precum nota de retur sau aviz de retur, in functie de procedurile specifice ale magazinului si legislatia in vigoare. Aceste documente trebuie inregistrate si contabilizate corespunzator pentru a reflecta in mod adecvat operatiunile de retur.

Pentru banii care se restituie in numerar clientului se intocmeste Dispozitie de plata.De asemeena se intocmeste NIR pentru produsele care reintra in gestiunea magazinului.

Citeste si: Este obligatorie pornirea casei de marcat chiar daca nu avem vanzari?

Raspuns oferit in luna iulie 2023 de catre specialistii site-ului PortalContabilitate.ro. Dati click AICI pentru a vedea toate noutatile contabile + consultanta si raspunsuri detaliate de la experti. 

Foto: pixabay.com