Conform Ordonantei de urgenta nr. 120/2021, toate facturile electronice emise intre persoane impozabile stabilite in Romania trebuie sa fie transmise prin sistemul national RO E-Factura. Obligatia transmiterii include toate tipurile de facturi, inclusiv facturile initiale (cod 380), facturile storno (cod 381) si facturile finale reemise (cod 384), indiferent de cate ori sunt emise sau corectate. Daca primiti facturi multiple cu detalii diferite (de exemplu, suma cu plus sau minus), fiecare factura trebuie inregistrata conform reglementarilor. Mesajul de refuz se poate aplica doar daca aveti obiectii valide asupra facturii, conform art. 4 alin. (9) din Ordonanta.
RO e-Factura: studiu de caz pentru contabili
Intrebare: "Va rog sa ne ajutati in legatura cu urmatoarele nelamuriri privind E-factura:
1. Este obligatorie inregistrarea tuturor facturilor primite prin sistemul RO E-factura? De exemplu, primim facturi identice, cu ID incarcare diferite, primim facturi care sunt incarcate cu cod factura 380, suma fiind o data cu plus, o data cu minus (am avut cazuri cu facturi incarcata de 6 ori), primim facturi cu cod 384, desi este identic cu cel initial pe care deja am inregistrat. Daca este obligatoriu, care este reglementarea legala?
2. Avem cazuri in care am platit avans la un furnizor in anul 2023, iar furnizorul lunar storneaza avansul si inregistreaza din nou - intocmind facturi pe care incarca in sistemul Ro E-factura, dar efectiv nici nu am platit avans, nici nu am primit inapoi avans. Avem si 20 buc. astfel de facturi de la un singur furnizor, la care totalul este zero, trebuie sa inregistrez pe toate? Daca trimit mesaj de refuz pentru aceste facturi si nu inregistrez este de ajuns?
3. In cazul autofacturilor primite de la un client, pe care noi inregistram in evidenta noastra prin intocmirea unei facturi, daca din gresela am incarcat si noi in sistemul RO E-factura, nu este de ajuns ca clientul sa refuze acesta?
4. In cazul facturilor primite mai tarziu, de exemplu cu data facturii din anul 2023, cand nu era obligatorie incarcarea lor in sistemul RO E-factura, pot deduce TVA-ul?"
Raspuns:
1. Referitor la inregistrarea Facturilor in RO E-Factura
Este obligatoriu sa corelati facturarea cu fenomenul economic si comercial pentru a mentine acuratetea si conformitatea in raportarile fiscale si contabile. Asadar, este important sa intelegeti pe deplin natura si detaliile tranzactiilor cu fiecare partener, sa cunoasteti specificatiile contractuale, conditiile de livrare si orice ajustari sau returnari care au aparut in relatia comerciala, pentru a avea explicatiile stornarilor facturilor primite in RO e-TVA.
SAF-T Ghid de raportare corecta
Planul de conturi general Functiunea si corespondenta conturilor
Manual de politici contabile - Stick USB
In paralel cu cunoasterea fenomenului economic, se impune si o comunicare eficienta si transparenta cu partenerii, pentru a evita greselile de facturare si pentru a clarifica rapid orice neconcordante sau erori. De exemplu, in cazul facturilor storno sau a corectiilor de factura, este important sa discutati despre motivele ajustarilor si sa va asigurati ca ambele parti sunt de acord cu modificarile inainte de a fi procesate in sistem. Fiecare tranzactie poate avea particularitati unice. De exemplu, in cazul livrarilor partiale, returnarilor de produse sau al serviciilor prestate doar partial, facturarea trebuie sa reflecte aceste realitati printr-o documentatie adecvata si prin utilizarea codurilor corespunzatoare de factura.
Prin urmare, intelegerea profunda a tuturor aspectelor tranzactiilor comerciale si comunicarea eficienta cu partenerul commercial, sunt fundamentale pentru gestionarea eficace a procesului de facturare.
Dar, daca in relatia comerciala nu exista motive obiective pentru stornarea sau corectarea facturilor (cum ar fi returul de bunuri sau servicii necorespunzatoare), erorile de facturare pot sugera o problema de pregatire sau de atentie din partea persoanei care gestioneaza facturarea. In astfel de cazuri, examinati cu atentie detaliile fiecarei facturi primite, procedati la verificarea sumelor, descrierii bunurilor sau serviciilor, datelor, si a oricaror alte informatii. Luati legatura direct cu persoana sau departamentul responsabil pentru emiterea facturilor la partenerul dvs. Commercial si explicati clar problemele identificate si solicitati clarificari sau corectii acolo unde este necesar, fiind cat se poate de clar in descrierea erorilor pentru a facilita intelegerea si rezolvarea acestora. Daca dupa comunicarea cu emitentul nu se ajunge la o solutie satisfacatoare, aveti posibilitatea sa refuzati facturile in sistemul RO E-Factura. Conform art. 4) alin. 9 din OUG 41/2022, puteti inregistra un mesaj in sistem explicand motivele refuzului, un mesaj detaliat in care sa includeti toate argumentele pentru a justifica refuzul.
2. Referitor la stornarea si reincarcarea facturilor de avans
Daca furnizorul emite repetat facturi de avans care storneaza si reinregistreaza avansul fara ca tranzactiile efective sa reflecte aceste miscari, nu aveti obligatia sa inregistrati acele facturile emise fara temei legal. Si in aceasta situatie, aveti posibilitatea de a formula obiectii, prin instiintarea emitentul facturii electronice, inclusiv in RO e-Factura, prin inscrierea unui mesaj in acest sens.
O astfel de situatie in care facturarea repetitiva fara o baza economica clara si legala, complica inutil evidenta contabila si creaza confuzii. In cazul in care furnizorul emite facturi de avans care storneaza si reinregistreaza avansul fara ca acestea sa reflecte tranzactii reale, trebuie sa discutati direct cu furnizorul pentru a intelege motivul acestei practici si pentru a solicita o corectare a modului de facturare. Este posibil ca aceasta facturare sa fie o eroare de procesare sau o intelegere gresita a politicii de avansuri. Daca discutiile cu furnizorul nu duc la o rezolvare a situatiei, si continuati sa primiti facturi care nu sunt justificate de tranzactii reale, puteti refuza aceste facturi, prin formularea obiectiunii in sistem.
La finalul procesului de corectie, este important ca atat dvs. cat si furnizorul sa aveti inregistrate aceleasi facturi, care sa reflecte corect realitatea economica.
In concluzie, nu sunteti obligati sa inregistrati facturi care nu au temei legal sau economic. In cazul facturilor de avans stornate si reincarcate fara o baza reala a tranzactiilor, aveti dreptul de a formula obiectii prin sistemul RO E-Factura, explicand detaliat motivele refuzului. Comunicarea cu furnizorul pentru clarificarea si corectarea situatiei este cheia rezolvarii problemei.
3. Referitor la autofacturile incorect incarcate
Daca ati incarcat o autofactura prin greseala si clientul o refuza, acest refuz trebuie sa fie inregistrat in sistem. Pentru claritate si conformitate, corectati factura respectiva conform procedurilor de corectare a facturilor din sistem, asa cum sunt detaliate la art. 4) alin. 9 din OUG 41/2022 si la art. 330 din Codul fiscal, in functie de situatia concreta in care va regasiti, astfel:
a) in cazul in care factura nu a fost transmisa, se anuleaza;
b) in cazul in care factura a fost transmisa, emiteti o noua factura care trebuie sa cuprinda informatiile din factura initiala, numarul si data facturii corectate, valorile cu semnul minus sau, o mentiune din care sa rezulte ca valorile respective sunt negative, cu codul 381.
Prin urmare, daca o autofactura este incarcata gresit in sistemul RO E-Factura, nu este suficient ca partenerul sa o refuze; trebuie sa urmati procedurile de corectie astfel incat atat inregistrarile dvs., cat si cele ale clientului sunt corecte si actualizate.
4. Referitor la deducerea TVA pentru facturile primite tarziu
Daca ati primit facturi cu data din 2023, inainte de a fi obligatorie incarcarea lor in sistemul RO E-Factura, puteti deduce TVA aferenta conform conditiilor stabilite de Codul fiscal. Astfel, conform art. 297 alin. 1) si alin. 4) lit. a) din Codul fiscal, orice persoana impozabila are dreptul sa deduca taxa aferenta achizitiilor, daca acestea sunt destinate utilizarii in folosul operatiunilor taxabile.
Asadar, facturile primite trebuie sa indeplineasca toate cerintele formale stabilite de art. 319 alin. 20) din Codul fiscal pentru a fi considerate facturi valide, respectiv sa contina informatii cum ar fi detaliile furnizorului si beneficiarului, descrierea bunurilor sau serviciilor, baza de impozitare, cota TVA aplicabila si suma taxei deduse, etc. In plus, bunurile sau serviciile achizitionate trebuie sa fie destinate utilizarii in cadrul operatiunilor care sunt taxabile, in sensul ca achizitiile trebuie sa fie legate direct de activitatea economica a companiei si sa contribuie la realizarea de venituri taxabile. Daca toate aceste conditii sunt indeplinite, deducerea TVA se poate efectua fara probleme, chiar daca factura a fost emisa in anul 2023 si inregistrata acum, in anul 2024 (prin rectificarea D 394 si corectarea D 300 din luna in care au fost emise respectivele facturi).
Temei legal
NOMENCLATOR PENTRU TIPURILE DE FACTURI EMISE SI PRIMITE
Pentru completarea campului se va selecta una din cele sase coduri de mai jos:
- codul 380 - Factura initiala,
- codul 381 - Factura storno (factura cu semnul minus indiferent de motivul stornarii),
- codul 384 - Factura finala reemisa ca urmare a unei corectii a unei facturi initiale sau facturi storno,
- codul 389 - Autofactura (indiferent de situatia care a generat emiterea autofacturii)
- codul 751 - Factura - informatii in scopuri contabile
- codul 575 - Factura asiguratorului
Ordonanta de urgenta nr. 120/2021 privind administrarea, functionarea si implementarea sistemului national privind factura electronica RO e-Factura si factura electronica in Romania
Art. 4. (1) Structura facturii electronice respecta:
a) specificatiile tehnice si de utilizare a elementelor de baza ale facturii electronice asa cum sunt prevazute in standardul european SR EN 16931-1, care sunt aplicabile la nivel national;
b) specificatiile tehnice si de utilizare a elementelor de baza ale facturii electronice - RO_CIUS - si regulile operationale specifice aplicabile la nivel national;
c) continutul semantic asa cum este descris in standardul SR EN 16931-1, sintaxele identificate in CEN/TS 16931-2, in conformitate cu art. 2 alin. (1) lit. j), si corelarea adecvata definita in subpartea aplicabila a CEN/TS 16931-3.
(9) In situatia unei facturi electronice asupra careia destinatarul are obiectii, acesta instiinteaza emitentul facturii electronice, inclusiv in sistemul national privind factura electronica RO e-Factura, prin inscrierea unui mesaj in acest sens.
(10) Corectia facturii electronice comunicata destinatarului in sistemul RO e-Factura se efectueaza conform art. 330 din Legea nr. 227/2015 privind Codul fiscal, cu modificarile si completarile ulterioare. Factura electronica corectata se transmite in cadrul aceluiasi sistem national privind factura electronica RO e-Factura.
Art. 10. -
(1) In relatia comerciala B2B, intre persoane impozabile stabilite in Romania conform art. 266 alin. (2) din Legea nr. 227/2015, cu modificarile si completarile ulterioare, emitentul facturii electronice are obligatia de transmitere a acesteia catre destinatar utilizand sistemul national privind factura electronica RO e-Factura, cu respectarea prevederilor art. 4 alin. (1). Fac exceptie facturile simplificate emise conform art. 319 alin. (12) din Legea nr. 227/2015, cu modificarile si completarile ulterioare.
Codul fiscal
Art. 319. - Facturarea
(1) In intelesul prezentului titlu sunt considerate facturi documentele sau mesajele pe suport hartie ori in format electronic, daca acestea indeplinesc conditiile stabilite in prezentul articol.
(1indice 1) Prin exceptie de la prevederile alin. (1), pentru operatiunile realizate intre persoane impozabile stabilite in Romania conform art. 266 alin. (2), sunt considerate facturi numai facturile care indeplinesc conditiile prevazute de Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 120/2021 privind administrarea, functionarea si implementarea sistemului national privind factura electronica RO e-Factura ( ).
Art. 330. - Corectarea facturilor
(1) Corectarea informatiilor inscrise in facturi sau in alte documente care tin loc de factura se efectueaza astfel:
a) in cazul in care factura nu a fost transmisa catre beneficiar, aceasta se anuleaza si se emite o noua factura;
b) in cazul in care factura a fost transmisa beneficiarului, fie se emite o noua factura care trebuie sa cuprinda, pe de o parte, informatiile din factura initiala, numarul si data facturii corectate, valorile cu semnul minus sau, dupa caz, o mentiune din care sa rezulte ca valorile respective sunt negative, iar, pe de alta parte, informatiile si valorile corecte, fie se emite o noua factura continand informatiile si valorile corecte si concomitent se emite o factura cu valorile cu semnul minus sau, dupa caz, cu o mentiune din care sa rezulte ca valorile respective sunt negative, in care se inscriu numarul si data facturii corectate.
(2) In situatiile prevazute la art. 287 furnizorii de bunuri si/sau prestatorii de servicii trebuie sa emita facturi, cu valorile inscrise cu semnul minus sau, dupa caz, o mentiune din care sa rezulte ca valorile respective sunt negative cand baza de impozitare se reduce sau, dupa caz, fara semnul minus sau fara mentiunea din care sa rezulte ca valorile respective sunt negative, daca baza de impozitare se majoreaza, care se transmit si beneficiarului, cu exceptia situatiei prevazute la art. 287 lit. d).
Art. 297. - Sfera de aplicare a dreptului de deducere
(1) Dreptul de deducere ia nastere la momentul exigibilitatii taxei.
(4) Orice persoana impozabila are dreptul sa deduca taxa aferenta achizitiilor, daca acestea sunt destinate utilizarii in folosul urmatoarelor operatiuni:
a) operatiuni taxabile.
Raspuns oferit in luna august 2024 de catre specialistii site-ului PortalCodulFiscal.ro. Dati click AICI pentru a vedea toate noutatile contabile + consultanta si raspunsuri detaliate de la experti.
Foto: pexels.com
RSS Flux RSS 2.0
Sitemap XML
