Sfatul saptamanii cu Adrian Benta: Urmati procedura corecta de inchidere a conturilor de avansuri de trezorerie

Abordam acest subiect nu datorita faptului ca identificam dificultati deosebite in aplicarea reglementarii, ci datorita faptului ca orice entitate aflata in sfera reglementarilor contabile trebuie sa urmareasca procedura de acordare si decontare a avansurilor de trezorerie.

In anul 2015 contabilizarea avansurilor de trezorerie s-a reflectat in evidenta contabila pe seama contului 542 "Avansuri de trezorerie", cont de activ ce prezinta fie sold debitor fie este soldat.

Ce obligatii exista cu privire la soldul contului, de avansuri de trezorerie cand intocmim situatiile financiare anuale?

Raspunsul este dat de prevederea de la art. 306 alin. (3) din OMFP nr. 1802/2014 privind contabilitatea ce stabilesc: "Sumele reprezentand avansuri de trezorerie, acordate potrivit legii si nedecontate pana la data bilantului, se evidentiaza in contul de debitori diversi (461 "Debitori diversi") sau creante in legatura cu personalul (4282 "Alte creante in legatura cu personalul"), in functie de natura creantei."

In acest sens se vor efectua urmatoarele inregistrari contabile, cu ocazia intocmirii situatiilor anuale:
a) 4282 "Alte creante in legatura cu personalul" = 542 "Avansuri de trezorerie", pentru sumele nedecontate de persoanele ce au calitate de salariat pentru entitate,

b) 461 "Debitori diversi" = 542 "Avansuri de trezorerie" pentru sumele nedecontate de persoanele ce nu au calitate de salariat pentru entitate.

Ce tendinta urmarim pentru anul 2016, din perspectiva avansurilor de trezorerie? La o analiza mai atenta a reglementarilor contabile, observam ca procedura de contabilizare a avansurilor de trezorerie se face in functie de persoana ce ridica sumele din entitate, fie ca este un salariat fie ca este un tert al societatii.

Sa urmarim prevederile  de pct. 306 alin. (1) din OMFP nr. 1802/2014 privind contabilitatea, dupa cum urmeaza:

Manualul Contabilului Incepator - stick USB

Vezi AICI detalii

Marea Carte Verde a Monografiilor Contabile

Vezi AICI detalii

Registrul de Evidenta Fiscala PFA

Vezi AICI detalii

Practic, nu ar trebui sa se foloseasca contul 542 "Avansuri de trezorerie" decat pentru sumele ridicate de salariatii ai entitatii. De exemplu pentru acordarea unor avansuri din casierie, ridicate de salariati sau terti, articolele contabile sunt:
461 "Debitori diversi" = 5311 "Casieria in lei” pentru sumele ridicate de terti,
542 "Avansuri de trezorerie" =  5311 "Casieria in lei” pentru sumele ridicate de salariatii.

Foarte important: In cazul platilor in valuta suportate din avansuri de trezorerie, cheltuielile se recunosc in contabilitate la cursul din data efectuarii operatiunilor sau la cursul din data decontarii avansului.

Cu stima,
Consultant fiscal,
Auditor financiar,
Adrian Benta