de Elena Ionescu, valabil la 08-Apr-2010
Intrebare: Sunt modificari la decontarea delegatiilor atat in tara cay si pentru strainatate? Ma refer la diurna, cazare, cazare fara documente si altele. Exista un plafon pentru acestea? Sunt obligata poate sa plec saptamanal pana la client pentru diverse "materiale, mostre, reclamatii de calitate, retusuri: mai mai vorbesc de comenzi, inatalniri, targuri, iar cei de la finante sunt foarte ciudati. De ce atatea delegatii! Probabil iti incarci cheltuielile, te folosesti de aceasta solutie.
Raspuns: Actul normativ care reglementeaza deplasarea in strainatate este HG 518/1995 privind unele drepturi si obligatii ale personalului roman trimis in strainatate pentru indeplinirea unor misiuni cu caracter temporar, cu modificarile si completarile ulterioare.
Angajatii trimisi in strainatate pentru indeplinirea unor misiuni cu caracter temporar beneficiaza de:
- in strainatate:
- indemnizatie zilnica in valuta, denumita diurna, in vederea acoperirii cheltuielilor de hrana, a celor marunte, uzuale, precum si a costului transportului in interiorul localitatii in care isi desfasoara activitatea;
Abonament PortalContabilitate ro - abonament 12 luni
Bugete cash flow rentabilitate risc - ghid practic
Operare SAGA Exemple practice si recomandari
- o suma zilnica in valuta, in limita careia personalul trebuie sa-si acopere cheltuielile de cazare.
- in tara:
- salariul stabilit potrivit reglementarilor in vigoare, pe toata durata deplasarii, in cazul personalului care isi mentine calitatea de salariat;
- indemnizatie lunara in lei calculata in raport cu salariul de baza si sporul de vechime.
Delegarea sau detasarea salariatilor se dispune in scris de catre conducerea unitatii.
Salariatii trimisi in delegare sau detasare in tara sau in strainatate au dreptul sa primeasca un avans in numerar, stabilit in raport cu numarul zilelor de deplasare.
Acest avans nu poate fi mai mare decat totalul cheltuielilor de delegare sau de detasare pentru 30 de zile calendaristice.
Acordarea avansului si justificarea acestuia se fac in conditiile prevazute de reglementarile legale privind operatiunile de incasari si plati in numerar prin casieria unitatilor.
Justificarea sumelor acordate se face pe baza de documente, cu exceptia cheltuielilor pentru diurna, in termen de 3 zile de la inapoierea din delegatie.
In cazul cheltuielilor medicale efectuate in valuta este necesar si avizul policlinicii de specialitate.
In situatia in care, in unele tari, potrivit practicii existente pe plan local, nu se elibereaza documente sau acestea sunt retinute de catre autoritati, sumele cheltuite se justifica pe baza de declaratie data pe propria raspundere.
In tarile in care Romania are reprezentante, declaratia se confirma de catre aceste reprezentante, daca pentru obtinerea acestei confirmari nu sunt necesare cheltuieli de deplasare.
Sumele in valuta folosite in alte scopuri, pierdute, furate sau cheltuite fara respectarea conditiilor in care au fost acordate se recupereaza de la cei care nu pot face dovada cheltuirii lor, in conditiile legii.
Eventualele penalitati de intarziere se calculeaza in lei, pe baza cursului de schimb valutar la data depunerii sumei datorate.
In cazul deplasarilor efectuate in afara teritoriului Romaniei, salariatilor li se pot deconta si alte tipuri de cheltuieli considerate deductibile din punct de vedere fiscal:
- costul transportului;
- costul documentatiilor;
- costul mostrelor;
- costul altor materiale sau obiecte necesare pe durata deplasarii;
- cheltuielile medicale pentru vaccinuri specifice unor tari cu clima greu de suportat;
- cheltuielile cu decesul in strainatate si transportul in tara al celor decedati;
- cheltuielile pentru obtinerea vizelor de intrare in tarile respective;
- taxele de inscriere si/sau participare la congrese, conferinte, simpozioane, seminarii, colocvii, alte reuniuni, manifestari stiintifice, manifestari culturale, manifestari artistice, manifestari sportive, precum si alte asemenea manifestari, in conditiile stabilite de organizatori.
- cheltuielile de: transbordare, alte asemenea cheltuieli, asigurarea pentru raspunderea civila (cartea verde) in cazul deplasarilor efectuate cu mijloace auto;
- comisioanele platite pentru rezervarea: locurilor in camerele de hotel, locurilor in mijloacele de transport;
- taxele de aeroport;
- convorbiri telefonice, telex, comisioane de schimb, diferentele de tarif la cazare si altele asemenea, necesare indeplinirii misiunii, inclusiv cheltuielile de protocol.
Cheltuieli se pot deconta in limita unei sume de pana la 50% din totalul diurnei si al plafonului de cazare la care are dreptul personalul.
In ceea ce priveste indemnizatia de deplasare in valuta, aceasta se diferentiaza pe doua categorii de cheltuieli si se aco/ din 10 iulie 1995, actualizata, privind unele drepturi si obligatii ale personalului roman trimis in strainatate.
Hotararea mai sus mentionata prevede la cap. 2, art.2 ca: “Perioada pentru care se acorda diurna in valuta se determina in functie de mijlocul de transport folosit, avandu-se in vedere:
a) momentul decolarii avionului, la plecarea in strainatate, si momentul aterizarii avionului, la sosirea in tara, si de pe aeroporturile care constituie puncte de trecere a frontierei de stat a Romaniei:
b) momentul trecerii cu trenul sau cu mijloace auto prin punctele de trecere a frontierei sau de stat a Romaniei, atat la plecarea in strainatate, cat si la inapoierea in tara.”
Potrivit dispozitiilor HG 1860 din 21 decembrie 2006 privind drepturile si obligatiile personalului autoritatilor si institutiilor publice pe perioada delegarii si detasarii in alta localitate, precum si in cazul deplasarii, in cadrul localitatii, in interesul serviciului, salariatilor detasati sau delegati sa indeplineasca anumite sarcini de serviciu in localitati situate la distante mai mari de 5 km de localitatea in care isi au locul permanent de munca pe teritoriul Romaniei li se pot deconta cheltuielile de transport efectuate la ducere si la inapoiere.
Cheltuielile de aceasta natura sunt considerate deductibile din punct de vedere fiscal in baza documentelor justificative.
Calatoriile pot fi efectuate:
- cu avionul;
- pe calea ferata;
- pe caile de navigatie fluviala;
- cu mijloace de transport in comun auto;
- cu mijloace de transport auto ale unitatii - la nivelul consumului lunar de combustibil stabilit potrivit legii;
- cu autoturismul proprietate personala - la nivelul a 7,5 l benzina/100 km parcursi si numai cu aprobarea conducerii unitatii;
Se deduc si taxele de rezervare a locurilor - la nivelul tarifului.
Nu se admit la decontare urmatoarele tipuri de cheltuieli:
- taxe percepute suplimentar pentru bagaje personale;
- cheltuielile de transport ale persoanelor care au asigurat transportul gratuit de catre unitate;
- cheltuielile de transport pentru inapoiere in cazul in care salariatii, dupa terminarea delegarii sau detasarii, au ramas sa-si efectueze concediul de odihna sau datorita altor cauze de ordin personal.
Salariatii trimisi in strainatate pot sa calatoreasca cu trenul sau cu avionul. Cheltuielile de transport care mai sunt considerate deductibile din punct de vedere fiscal, in acest caz, sunt urmatoarele:
a) cheltuielile pentru transportul efectuat cu mijloacele de transport in comun la si de la aeroport, gara, autogara sau port, in cazul in care acestea sunt situate in alta localitate;
b) cheltuielile de transport efectuate in localitatea unde se executa delegarea sau detasarea, cu mijloacele de transport in comun, dus-intors, pe distanta dintre gara, aerogara, autogara sau port si locul delegarii sau detasarii ori locul de cazare;
c) cheltuielile de transport pe distanta dintre locul de cazare si locul delegarii sau detasarii;
d) taxele pentru trecerea podurilor;
e) taxele de traversare cu bacul;
f) taxele de aeroport, gara, autogara sau port;
g) alte taxe privind circulatia pe drumurile publice, prevazute de dispozitiile legale in vigoare.
Cheltuielile de transport se deconteaza si in urmatoarele cazuri:
a) persoana este chemata, inainte de terminarea misiunii, din localitatea unde se afla in delegare sau detasare;
b) persoana intrerupe delegarea sau detasarea si se inapoiaza in localitatea locului ei de munca obisnuit, din cauza incapacitatii temporare de munca, dovedita cu certificat medical.
Sumele deductibile sunt:
- in cazul transportului cu avionul, indiferent de nivelul tarifului;
- in cazul calatoriei cu trenul - la nivelul tarifului la vagon de dormit, un loc in cuseta de 2-4 locuri;
- in cazul transportului cu mijloace auto - se admite la deducere in situatia in care cheltuielile totale care trebuie suportate de catre unitate sunt inferioare
tarifelor practicate la calatoria cu avionul;
Pentru indeplinirea programului stabilit se pot inchiria, atat mijloace de transport in vederea deplasarii in grup, in interiorul tarii de destinatie, cat si diferite mijloace de comunicatii, cu acordul prealabil al conducatorului unitatii trimitatoare, decontarea cheltuielilor aferente urmand sa se faca, potrivit legii, pe baza de documente justificative.
In cazul personalului care se deplaseaza cu mijloace auto, inclusiv cu cele proprietate personala, unitatile trimitatoare avanseaza sumele necesare pentru plata carburantilor si a lubrifiantilor, tinand seama de consumul specific al acestora, precum si pentru plata taxelor rutiere, de transbordare sau a altor asemenea cheltuieli, inclusiv asigurarea pentru raspunderea civila, respectiv cartea verde.
Salariatilor trimisi in delegare in localitati situate la distante mai mari de 5 km de localitatea in care isi au locul permanent de munca, pe teritoriul Romaniei, si care nu se pot inapoia la sfarsitul zilei de lucru li se pot deconta cheltuielile de cazare efectuate, pe baza documentelor justificative.
Prin cheltuieli de cazare se intelege:
- tarifele sau chiria platita;
- eventualele taxe obligatorii pe plan local;
- costul micului dejun, atunci cand acesta nu este inclus in tarif.
Cheltuielile de cazare efectuate, pentru care exista documente justificative, sunt considerate deductibile din punct de vedere fiscal inclusiv taxele de rezervare a locurilor.
Plafoanele de cazare la care are dreptul personalul participant la diferite manifestari cu caracter international sau la alte actiuni se acorda la nivelul corespunzator tarifelor practicate de catre hotelurile in care au loc manifestarile respective, pe baza comunicarii primite din partea organizatorilor sau a reprezentantilor Romaniei din tarile respective.
In ceea ce priveste indemnizatia de deplasare a salariatilor pentru deplasari in Romania cat si in strainatate, aceasta este recunoscuta in limita a de 2,5 ori nivelul legal stabilit pentru institutiile publice, fara a mai exista conditionarea realizarii de profit contabil.
Indemnizatia zilnica de delegare sau detasare este stabilita la 13 lei pentru acea persoana aflata in delegare sau detasare intr-o localitate situata la o distanta mai mare de 5 km de localitatea in care isi are locul permanent de munca. Suma de 13 lei se acorda indiferent de functia pe care o indeplineste persoana aflata in delegare sau detasare si indiferent de autoritatea sau institutia publica in care isi are locul de munca. Numarul zilelor calendaristice in care acea persoana se afla in delegare sau detasare se socoteste de la data si ora plecarii pana la data si ora inapoierii mijlocului de transport din si in localitatea unde isi are locul permanent de munca, considerandu-se fiecare 24 ore cate o zi de delegare sau detasare.
Documente financiar-contabile utilizate:
- Decont de cheltuieli (pentru deplasari externe - Cod 14-5-5)
Documentul serveste ca:
- document pentru decontarea de catre titularul de avans a cheltuielilor efectuate (in valuta si in lei), cu ocazia deplasarii in strainatate;
- document pentru stabilirea diferentelor de primit sau de restituit de titularul de avans;
- document justificativ de inregistrare in registrul de casa (in valuta) si in contabilitate.
Se intocmeste intr-un exemplar de titularul de avans pentru cheltuielile efectuate pe intreaga durata a deplasarii.
Circula:
- la persoanele autorizate sa verifice legalitatea actelor justificative de cheltuieli, exactitatea calculelor privind sumele decontate la intoarcerea din deplasare si calculul eventualelor penalizari de intarziere, care semneaza de verificare;
- la persoanele autorizate sa exercite controlul financiar preventiv si sa aprobe plata diferentei in cazul in care, la decontarea sumelor primite pentru efectuarea deplasarii, suma cheltuielilor efective depaseste avansul primit;
- la casieria unitatii pentru plata diferentei, caz in care titularul de avans semneaza pentru primirea diferentei respective, fara a se mai intocmi document distinct.
- Chitanta pentru operatiuni in valuta (cod 14-4-1/a),
Serveste ca:
- document justificativ pentru incasarile si platile in valuta efectuate in numerar;
- document justificativ de inregistrare in registrul de casa in valuta si in contabilitate.
Se intocmeste la unitatile care efectueaza operatiuni in valuta, in doua exemplare, pentru fiecare suma in valuta, de catre casierul unitatii si se semneaza de acesta.
Circula la depunator/platitor, exemplarul 1, cu stampila unitatii. Exemplarul 2 este folosit ca document de verificare a operatiunilor inregistrate in registrul de casa in valuta.
Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil, dupa utilizarea completa a carnetului (exemplarul 2).
- Dispozitie de plata/incasare catre casierie (cod 14-4-4/a),
Serveste ca:
- dispozitie pentru casierie, in vederea achitarii in numerar a unor sume, potrivit dispozitiilor legale, inclusiv a avansurilor aprobate pentru cheltuieli de deplasare, precum si a diferentei de incasat de catre titularul de avans in cazul justificarii unor sume mai mari decat avansul primit, pentru procurare de materiale etc.;
- dispozitie pentru casierie, in vederea incasarii in numerar a unor sume care nu reprezinta venituri din activitatea de exploatare, potrivit dispozitiilor legale;
- document justificativ de inregistrare in registrul de casa si in contabilitate, in cazul platilor in numerar efectuate fara alt document justificativ.
Se intocmeste intr-un exemplar de compartimentul financiar-contabil:
- in cazul utilizarii ca dispozitie de plata, cand nu exista alte documente prin care se dispune plata (exemplu: stat de salarii sau lista de avans chenzinal etc.);
- in cazul utilizarii ca dispozitie de plata a avansurilor pentru cheltuielile de deplasare, procurare de materiale etc.;
- in cazul utilizarii ca dispozitie de incasare, cand nu exista alte documente prin care se dispune incasarea (avize de plata, somatii de plata etc.).
Se semneaza de intocmire la compartimentul financiar-contabil.
Circula:
- la persoana autorizata sa exercite controlul financiar preventiv, pentru viza in cazurile prevazute de lege;
- la persoanele autorizate sa aprobe incasarea sau plata sumelor respective;
- la casierie, pentru efectuarea operatiunii de incasare sau plata, dupa caz, si se semneaza de casier; in cazul platilor se semneaza si de persoana care a primit suma;
- la compartimentul financiar-contabil, anexa la registrul de casa, pentru efectuarea inregistrarilor in contabilitate.
Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil, anexa la registrul de casa.
Prin depunerea decontului de cheltuieli pentru deplasari externe, pe verso formularului sunt justijicate toate sumele cheltuite, inclusiv diurna.
Pentru deplasarile la intern se utilizeaza Ordinul de deplasare(delegatie) cod 14-5-4)
Acesta serveste ca:
- dispozitie catre persoana delegata sa efectueze deplasarea;
- document pentru decontarea de catre titularul de avans a cheltuielilor efectuate;
- document pentru stabilirea diferentelor de primit sau de restituit de titularul de avans;
- document justificativ de inregistrare in contabilitate.
Se intocmeste intr-un exemplar, pentru fiecare deplasare, de persoana care urmeaza sa efectueze deplasarea, precum si pentru justificarea avansurilor acordate in vederea procurarii de valori materiale in numerar.
Circula:
- la persoana imputernicita sa dispuna deplasarea, pentru semnare;
- la persoana care efectueaza deplasarea;
- la persoanele autorizate de la unitatea unde s-a efectuat deplasarea sa confirme sosirea si plecarea persoanei delegate;
- la compartimentul financiar-contabil pentru verificarea decontului, pe baza actelor justificative anexate la acesta de catre titular la intoarcerea din deplasare sau cu ocazia procurarii materialelor, stabilind diferenta de primit sau de restituit, avandu-se in vedere eventualele penalizari si semnand pentru verificare.
In cazul in care la decontarea avansului suma cheltuielilor efectuate este mai mare decat avansul primit, pentru diferenta de primit de titularul de avans se intocmeste Dispozitie de plata catre casierie cod 14-4-4.
In cazul in care, la decontare, sumele privind cheltuielile efective sunt mai mici decat avansul primit, diferenta de restituit de catre titularul de avans se depune la casierie pe baza de dispozitie de incasare cod 14-4-4.
Continutul minimal obligatoriu de informatii al formularului este urmatorul:
- denumirea unitatii;
- denumirea si numarul formularului;
- numele, prenumele si functia persoanei delegate; scopul, destinatia si durata deplasarii; stampila unitatii; semnatura conducatorului unitatii; data;
- data (ziua, luna, anul, ora) sosirii si plecarii in/din delegatie; stampila unitatii; semnatura conducatorului unitatii;
- ziua si ora plecarii; ziua si ora sosirii; data depunerii decontului; penalizari calculate; avans spre decontare;
- cheltuieli efectuate: felul actului si emitentul, numarul si data actului, suma;
- numarul si data chitantei pentru restituirea diferentei; diferenta de primit/restituit;
- semnaturi: conducatorul unitatii, controlul financiar preventiv, persoana care verifica decontul, seful de compartiment, titularul de avans.
De mentionat este faptul ca, formularele prezentate nu sunt tipizate, dar au rol de document justificativ pentru inregistrarea in evidenta contabila a cheltuielilor respective.
Prin intocmirea si inregistrarea lor sunt respectate si cerintele impuse de Legea 571/2003 privind Codul fiscal, cu modificarile si completarile ulterioare, Titlul II, art. 21, alin. (4), lit. f), potrivit careia dovada efectuarii unor operatiuni in contabilitate se face cu documente justificative.
Evidenta cheltuielilor de delegare(detasare) se tine cu ajutorul ct. 625 ”Cheltuieli cu deplasari, detasari si transferari”.
RSS Flux RSS 2.0
Sitemap XML
