Viza de control financiar preventiv. Conditii

Analizam cazul unei societati care acorda avansuri de decontare in lei si valuta salariatilor sai si adminstratorului sau care are si calitatea de salariat si de asociat. Vom vedea astfel care este plafonul zilnic al avansurilor in valuta acordate unui salariat si daca se aplica prevederile art 5 alin 2 din OG15/1996.

De asemenea, vom stabili daca se aplica plafonul prevazut la art 5 alin. (2) din OG 15/1996 pentru un avans in lei acordat pentru cheltuieli de deplasare sau cheltuieli de protocol ocazionate de organizarea unor conferinte, precum si daca exista un plafon pentru suma avansurilor in lei sau valuta acordate unui salariat si nedecontate.

In plus, se va vedea daca se aplica prevederile Decretului 209/1976 privind termenele de decontare a avansurilor de trezorerie in unitatile socialiste, in cadrul societatilor comerciale si din ce motive  se considera un avans nedecontat acordat unui asociat, ca similar acordarii de dividende si se calculeaza impozitul aferent, daca nu se aplica.

Raspuns:

1) Potrivit prevederilor art. 179 din Reglementarile contabile aprobate prin OMFP 3055/2009 , operatiunile financiare in lei sau in valuta se efectueaza cu respectarea regulamentelor emise de Banca Nationala a Romaniei si a reglementarilor emise in acest scop.
Astfel, efectuarea de operatiuni valutare trebuie sa fie in concordanta cu Regulamentul emis de BNR 4/2005.

Operatiunie de incasari si plati in valuta in numerar nu sunt plafonate, nu intra sub incidenta prevederilor OG 15/1996 privind intarirea disciplinei financiar-valutare conform punctului 13 din Normele Metodologice din 2004 pentru aplicarea prevederilor art. 5 si 6 din OG 15/1996.
Apreciez insa ca la acordarea avansului spre decontare sa aveti in  vedere prevederile HG 1860/2006 respectiv HG 518/1995 ,  iar suma acordata sa fie estimata in functie de numarul de zile de deplasare.

2) Potrivit prevederilor de la pct 3 din Normele metodologice din 2004, de la prevederile art. 5 alin. 2 lit. c) din ordonanta sunt exceptate urmatoarele operatiuni:

a) depunerile de numerar facute de persoane juridice in conturile furnizorilor de bunuri si servicii, in baza documentelor justificative legal intocmite;
b) cheltuielile de deplasare in interes de serviciu, in limita sumelor cuvenite pentru plata transportului, a diurnei, a indemnizatiei si a cazarii pe timpul deplasarii, precum si a cheltuielilor neprevazute efectuate in acest sens de catre salariatii aflati in deplasare;
c) cheltuielile de protocol ocazionate de organizarea de conferinte, simpozioane si de alte asemenea actiuni, in conditiile baremurilor stabilite de normele legale in vigoare.

Platile enumerate la lit. a)-c) nu intra in plafonul zilnic maxim de plati.

3) Exista plafon pentru avansurile in lei acordate propriilor salariati pentru aprovizionari diverse . Astfel, la punctul 7 din Normele metodologice din 2004 pentru aplicarea art. 5 si 6 din OG 15/1996 se arata:  "Sumele acordate de persoanele juridice angajatilor proprii cu titlu de avansuri pentru aprovizionari diverse vor avea regimul platilor catre persoane juridice si se vor incadra in limita plafonului de 100.000.000 lei, prevazut la art. 5 alin. 2 lit. c) din ordonanta.

La data platii avansurilor spre decontare, sumele aferente intra in calculul plafonului zilnic maxim."
4) Regulamentul operatiunilor de casa aprobat prin Decretul Consiliului de Stat 209/1976, ce stabileste un termen de justificare a avansurilor este aplicabil doar institutiilor publice, nu si agentilor economici. Agentii economici pot prelua prevederile din acest decret, sa le adapteze in regulamentul intern, regulament care trebuie respectat.

Potrivit prevederilor pct. 176 alin (3) din Reglementarile contabile aprobate prin OMFP 3055/2009 ,
sumele reprezentand avansuri de trezorerie, acordate potrivit legii si nedecontate pana la data bilantului, se evidentiaza in contul de debitori diversi (461 "Debitori diversi") sau creante in legatura cu personalul (4282 "Alte creante in legatura cu personalul"), in functie de natura creantei. Astfel, acestea sume devin creante de incasat de la salariati, respectiv asociat/administrator.

Potrivit prevederilor legii societatilor comerciale 31/1990, este interzis acordarea de imprumuturi si altor avantaje financiare administratorilor. Se pedepseste cu inchisoare de la 1 la 3 ani fondatorul, administratorul, directorul sau reprezentantul legal al societatii care se imprumuta sub orice forma, direct sau printr-o persoana interpusa, de la societatea pe care o administreaza, suma imprumutata fiind superioara echivalentului in lei al sumei de 5.000 de euro, dupa cum se prevede la art 272 pct. 3 din acelasi act normativ.  

Din punct de verede fiscal, la art. 7 pct. 12 din Codul fiscal   se defineste dividendul ca fiind "o distribuire in bani sau in natura, efectuata de o persoana juridica unui participant la persoana juridica, drept consecinta a detinerii unor titluri de participare la acea persoana juridica...".
Asadar, avansurile spre decontare care au fost ridicate de administratorul care are si calitatea de asociat si care nu au fost justificate cu documente din care sa reiasa cheltuirea acestora in scopul desfasurarii activitatii societatii sunt, de fapt, sume ridicate in favoarea sa. Acestea sunt asimilate dividendelor, potrivit art. 7 alin.(1) pct.12 din Codul fiscal , deoarece asociatul a ridicat aceste sume fara sa aduca in schimb cheltuieli justificative, aferente activitatii economice a societatii.